neue Datenschutzverordnung

Hier hinein gehören alle Themen rund um Büroorganisation, Büroverwaltung, Kanzleiorganisation etc.
Schmiedi1309
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 92
Registriert: 28.05.2014, 14:21
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: ReNoStar

#11

15.05.2018, 09:12

Hallöchen an alle,

also ich war jetzt vor kurzem auf dem Seminar in Magdeburg und irgendwie bin ich immer noch nicht richtig schlauer.
Gut, dass mit den Erklärungen bzw. Unterschriften zur Zustimmung der Mandanten zur Speicherung der Daten, das verstehe ich....

Aber womit ich richtig verwirrt bin ist das führen des Verfahrensverzeichnisses und Auftragsverarbeitungsverzeichnis.
Kann mir jemand sagen, wie ihr das macht in der Kanzlei.
Bisher haben wir nämlich nur die Akten angelegt und überhaupt kein Verzeichnis geführt.
Mit den Vordrucken, die die Rechtsanwaltskammer zur Verfügung stellt, komme ich überhaupt nicht klar. Mir viel zu groß und unübersichtlich.
Wir sind nur eine kleine Kanzlei mit 4 Arbeitsplätzen....
Ich bin am verzweifeln, weil ich noch nicht so richtig weis, wie ich das anstellen muss.
Muss dann das Verzeichnis in jede Akte gepackt werden oder gesondert abgeheftet werden?? Auf was muss dort geachtet werden???
*völlig ratlos* Hoffe, dass ihr mir helfen könnt...

LG Sandra
Pitt
Foreno-Inventar
Beiträge: 2614
Registriert: 12.07.2012, 10:15
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: Phantasy (DATEV)

#12

15.05.2018, 10:54

Also mein Kenntnisstand sieht so aus:
Du benötigst ein Verarbeitungsverzeichnis, das nicht zu jeder einzelnen Akte genommen wird, sondern das für die Kanzlei insgesamt einen Überblick gibt, wer aus welchen Gründen Zugriff auf personenbezogene Daten hat und durch welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (z. B. verschlüsselter E-Mail-Versand, Alarmanlage, tägliche Datensicherung, regelmäßige Schulung der Mitarbeiter im Bereich Datenschutz) sichergestellt wird, dass dies DSGVO-konform geschieht. Das Excel-Muster vom Deutschen Anwalt Verein ist sehr umfangreich, aber ich sag mal, man kann leichter nicht Benötigtes rauslöschen, als sich den Kopf zu zerbrechen, ob man nicht doch noch was vergessen hat. Dann muss geprüft werden, ob die mit Dritten geschlossenen Verträgen, die auf Daten der Kanzlei Zugriff haben (könnten), nachgebessert werden müssen. Hierzu gehören z. B. Firmen für Aktenvernichtung, EDV-Dienstleister, Scan-Dienste, Reinigungskräfte etc.
suzette
Daueraktenbearbeiter(in)
Beiträge: 307
Registriert: 24.02.2011, 19:48
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: RA-Micro

#13

15.05.2018, 12:18

Ich war auch am 09.05.2018 in Magdeburg auf dem RAK-Seminar :wink1

Zur Orientierung finde ich die "Handreichungen für kleine Unternehmen und Vereine" vom Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht sehr gut. Ich halte mich hier an das Muster für Steuerberater:

https://www.lda.bayern.de/media/muster_ ... erater.pdf
Schmiedi1309
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 92
Registriert: 28.05.2014, 14:21
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: ReNoStar

#14

15.05.2018, 12:30

Also vielen Dank für eure schnelle Antwort. Tja dann muss sich wohl einer aus der Kanzlei hinsetzen und etwas zusammenbasteln was auf unsere Kanzlei zutrifft.
Hat denn jemand eine Ahnung, was genau in das Verfahrensverzeichnis alles rein muss? Das soll man ja auch auf jeden Fall führen und nicht nur das Verarbeitungsverzeichnis. Also Bezeichnung der Akte und so ist klar, aber eben was noch genau in die Liste muss.

LG Sandra
Pitt
Foreno-Inventar
Beiträge: 2614
Registriert: 12.07.2012, 10:15
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: Phantasy (DATEV)

#15

15.05.2018, 12:41

Guck mal hier, das letzte Muster, das rechts zum Download angeboten wird (Excel-Tabelle)
https://anwaltverein.de/de/praxis/datenschutz
Dort findest Du ein umfangreiches Muster, wie ein Verarbeitungsverzeichnis (alte Bezeichnung: Verfahrensverzeichnis) auszusehen hat.
Schmiedi1309
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 92
Registriert: 28.05.2014, 14:21
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: ReNoStar

#16

15.05.2018, 13:30

Hallo Pitt,

ja das hatte ich auch schon gesehen und bin völlig schockiert... das ist sehr umfangreich... naja wir werden wohl nicht drum rum kommen zu schauen was davon von uns zu nehmen ist und was nicht.
Wie ich bzw. wir das bis 25.5. hinbekommen wollen, weis ich nicht... Kollegin hat nächste Woche Urlaub.....

LG Sandra
suzette
Daueraktenbearbeiter(in)
Beiträge: 307
Registriert: 24.02.2011, 19:48
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: RA-Micro

#17

15.05.2018, 16:37

Bis 25.05. werden auch wir das definitiv nicht schaffen. Leider kamen die Infos hierzu auch sehr kurzfristig.

Wer sich schon vorher mit Datenschutz beschäftigte, hat von den kommenden Änderungen sicher rechtzeitig erfahren.

Aber alle anderen eben nicht... die RAK hat sich Mitte April gemeldet, unsere IT-Firma erst auf Nachfrage. Von RA-MICRO hätte ich eigentlich auch irgendwas erwartet... Soldan hat jetzt schnell noch was zurechtgezimmert, dazu erhielten wir heute eine E-Mail.

Die Anwälte sagen nur: machen Sie mal!

Ich fühle mich reichlich alleingelassen :heul
Benutzeravatar
Soenny
Administratorin
Administratorin
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 10422
Registriert: 21.02.2007, 11:07
Beruf: Bürovorsteherin
Software: RA-Micro

#18

16.05.2018, 07:25

suzette hat geschrieben:Bis 25.05. werden auch wir das definitiv nicht schaffen. Leider kamen die Infos hierzu auch sehr kurzfristig.
Diese Verordnung ist seit 2016 in Kraft, lediglich die Übergangsfrist läuft am 25.5.2018 ab! Sollen sich doch deine Chefs kümmern ;)
Satzzeichen sind keine Rudeltiere! (Autor: unbekannt)

Bei manchen Menschen ist es interessant zu sehen, wie das Alter den Verstand überholt hat! (Autor: A.G.)


Bild Bild

Ich bin bekennender WhatsApp Verweigerer!
Benutzeravatar
Anahid
Hexe vom Dienst
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 12590
Registriert: 22.02.2011, 10:41
Beruf: Rechtsfachwirtin
Software: RA-Micro

#19

16.05.2018, 09:13

Wenn ich das hier lese.....wir werden das nicht schaffen......komm ich mir vor wie "huch....schon wieder Weihnachten. :lolaway

Das ist seit über einem Jahr klar, dass das kommt und trotzdem sind wieder alle komplett überrascht. Und warum? Weil die Anwälte es mal wieder nicht für nötig erachtet haben, sich darum zu kümmern....wie es mit allem so ist.....und wenn der Baum brennt die Angestellten rumjagen.

Wenn mein Chef jetzt anfangen würde hier auszutitschen, würde ich den mal fragen, warum sich nicht früher gekümmert wurde, eben weil die Verordnung nicht erst seit gestern in Kraft ist. Sagt ihm, dass Ihr das alleine nicht schafft und er sich da jetzt mit kümmern muss. Schließlich muss ja auch er das Ganze umsetzen und nicht nur Ihr. Bringt ja nix, wenn Ihr Euch kümmert, datenschutzgerecht zu arbeiten und er z.B. weiter fleißig ungesicherte E-Mails durch die Gegend verschickt. Er muss ja auch wissen, wie seine Kanzlei organisiert ist und was, wie abläuft. Was, wenn Ihr mal ausfallt? Muss ja nicht wegen Kündigung sein....z.B. durch Krankheit? Macht der seinen Laden dann zu, weil er keine Ahnung von nix hat?
Jeder Tag ist ein Geschenk ... aber manche sind einfach grottenschlecht verpackt.
karibikblume
Forenfachkraft
Beiträge: 182
Registriert: 21.10.2010, 16:18
Beruf: Rechtsanwaltsfachangestellte
Software: RA-Micro

#20

18.05.2018, 07:54

Ich hol mal das Thema hoch, da ich diesbezüglich noch eine Frage habe.
Mein Chef meinte zu mir, ich muss jeden Anrufer darauf hinweisen, dass seine Telefonnummer in unserem System gespeichert wird und ihn aufklären bez. der neuen Datenschutzverordnung. Wir handhabt ihr das? Einfach ein kurzer Hinweis und die Einwilligung?
Antworten