Akten(inhalt)organisation

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Mileena
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#1

11.10.2017, 13:49

ups sorry, falscher Bereich, wenn ein Admin so nett wäre, den Thread in den Orga-Bereich zu verschieben? :oops:
Hallo zusammen :wink1 ,

mein Chef und ich überlegen uns, wie wir unsere Handakten zukünftig besser organisieren können. Damit ist gemeint, dass wir eine Übersicht davon haben, was in dieser Akte wichtig sein könnte zu beachten. Wie z.B. :
- Anzahl der Mandanten für die Abrechnung später (wobei das im Programm schon berücksichtigt wird)
- Beratungshilfeschein vorhanden
- gefertigte Kopien
usw.

In diesem Zusammenhang wäre es auch hilfreich, eine Art Kostensystem zu haben, aus dem ersichtlich wird, wie umfangreich, schwierig etc. die Angelegenheit ist, damit dies später bei der Abrechnung berücksichtigt werden kann, ohne dass man sich den ganzen Inhalt noch mal anschauen muss.

Irgendwie klingt das alles wirr :kopfkratz , ich hoffe jemand versteht worauf ich hinaus will und hat Tipps... vielen Dank schonmal :mrgreen:
:katze2
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Anahid
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#2

11.10.2017, 14:16

Dafür wäre erst einmal interessant, ob Ihr mit Papierakte arbeitet oder mit elektronischer Akte?
:katze2 Jeder Tag ist ein Geschenk ... aber manche sind einfach grottenschlecht verpackt. :katze1
Pitt
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#3

11.10.2017, 14:34

Du arbeitest ja auch mit DATEV Anwalt Pro (vormals Phantasy). Dort werden die Kopien zur Akte angezeigt, wenn sie in der Aufwandserfassung notiert worden sind. Die sind dann unter dem Modul Rechnungen/steuerpflichtige Auslagen im Einzelnen aufgeführt. Ein "Kostensystem" lässt sich meiner Meinung nach in Anwalt Pro pauschal nicht festlegen, da sich Umfang/Schwierigkeit der Akte durchaus im Laufe der Bearbeitung ändern können und noch andere Komponente dazu führen können, dass ein höherer oder niedrigerer Gebührensatz anzusetzen ist. Es gibt ja in Anwalt Pro die Möglichkeit, den Gebührensatz bei der Abrechnung manuell anzupassen. Man könnte allenfalls in Akten mit Abrechnung nach Zeitaufwand bereits zu Beginn des Mandats einen entsprechend höheren Stundensatz hinterlegen. Beratungshilfeschein könntest Du z. B. in der Notiz auf dem Deckblatt zur Anwalt Pro Akte notieren oder in der Notiz zu den Mandantendaten.
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Mileena
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#4

12.10.2017, 10:26

Moin,
wir arbeiten elektronisch und mit Handakte, wobei die elektronischen Akten vollständiger sind. In den Handakten landen nur die per Post reinkommenden Unterlagen.

@Pitt
Meinst du unter dem Reiter Aktenkonto/nicht abgerechnete Aufwände u. steuerfreie Auslagen? Also dass ich sie unter Aufwandserfassung eintragen kann weiß ich, nur hier muss man dann dran denken, die Auslagen beim Abrechnen mit einzufügen, Datev erinnert einen leider nicht daran, dass dort was eingetragen ist. Und da ich sowas gerne mal vergesse :pfeif , hätte ich gerne eine generelle Übersicht, auf die ich (in der Handakte z.B.) zwingend draufschaue, sobald ich sie öffne. Viele Kanzleien haben ja ein Aktendeckblatt, wo gewisse Angaben drauf notiert werden können... sowas haben wir leider nicht, ich weiß auch gar nicht wo man so etwas herkriegt oder ob die Kanzleien bisher das alles selbst erstellt haben :kopfkratz
:katze2
Pitt
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#5

12.10.2017, 10:37

Du meinst einen Handaktenbogen, die gibt es z. B. bei Soldan oder Dreske & Krüger, viele Kanzleien erstellen die auch selbst.
Zu den steuerfreien Auslagen: Ich meine nicht das Aktenkonto, sondern die Oberfläche, die Dir angezeigt wird, wenn Du eine Rechnung neu erstellst. Dort werden unten Register (Offene Aufwände, Hinweise, Historische Werte) angezeigt, die offenen Aufwände aufgeteilt nach Zeitaufwand, steuerfreie Auslagen, steuerpflichtige Auslagen und unter den jeweiligen Auslagen/Aufwänden kann man auch auswählen, ob man sich z. B. nur die offenen Auslagen/Zeitaufwände für eine bestimmte Akte oder für alle auf den Mandanten laufende Akten anzeigen lassen möchte.
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Mileena
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#6

17.10.2017, 09:14

Hi Pitt,

ich habe mal ein Bildschirmfoto von dem gemacht, was du glaube ich meinst. Nur scheinen bei mir einige Register zu fehlen, oder ich seh den Wald vor lauter Bäumen nicht :lol:
Dateianhänge
Rechnung.jpg
:katze2
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#7

17.10.2017, 10:40

Nein, das meinte ich nicht. Das ist die allgemeine Rechnungsliste in der Akte. Wenn Du eine Rechnung neu anlegst, dann bekommst Du dort alle zur Akte/zum Mandanten erfassten Aufwände angezeigt. Hier mal ein Link für den kostenlosen Download der DATEV-Arbeitsunterlage zur Rechnungserstellung:
https://www.datev.de/web/de/datev-shop/ ... assic-pro/
Dort findest Du z. B. auf Seite 75 einen Screenshot, in dem die Stelle im Programm gezeigt wird, die ich meine. Dort finden sich im unteren Register alle Auslagen und Zeitaufwände.
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Mileena
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#8

17.10.2017, 11:43

Jetzt habe ich es gefunden, das ist mir bisher nie aufgefallen :oops:

Danke, das ist auf jeden Fall übersichtlicher und die PDF habe ich mir auch gleich gespeichert 8)
:katze2
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