Aktenführung, "unwichtige" Korrespondenz mit Mdt. etc.

[Kikki]

Hallo,

hat jemand einen Rat für mich, welche Korrespondenz mit dem Mandanten nicht unbedingt aufzubewahren ist? Zum Beispiel, wenn man sich für die Übersendung von Unterlagen schriftlich bedankt oder einen Gesprächstermin vereinbart hat...kann man solche Schreiben bedenkenlos vernichten, damit die Akten nicht überfüllt sind?

Danke vorab!

[icerose]

meiner Meinung nach ja, kann entsorgt werden. Ich hefte so ganz banale Sachen (die reinen "zur-Kenntnis-Übersender") gar nicht erst ab.

[paralegal6]

Also ich hab das oft genug dass Mandanten sagen sie haben etwas nicht bekommen, ich hefte eigentlich alles ab oder mache ansonsten einen Vermerk

[skugga]

Also ich hab das oft genug dass Mandanten sagen sie haben etwas nicht bekommen, ich hefte eigentlich alles ab oder mache ansonsten einen Vermerk

Dito. Ansonsten gibts genügend Mandanten, die, wenns mal krumm läuft, plötzlich felsenfest davon überzeugt sind, davon hätten sie ja niiie nich was gehört...

Wer schreibt, der bleibt. Und wenns im Notfall nur zur E-Akte gespeichert ist.

[Lämmchen]

Einfache Übersendungsschreiben oder Terminvereinbarungen werden lediglich gespeichert. Das gleiche gilt für Übersendungsschreiben von Rechnungen. Die hefte ich nicht mehr ab, kann sie im System aber jederzeit aufrufen.

[Coco Lores]

Also ich hab das oft genug dass Mandanten sagen sie haben etwas nicht bekommen, ich hefte eigentlich alles ab oder mache ansonsten einen Vermerk

Oh ja das kenne ich auch zur Genüge und deshalb vermerken wir auf allen Schreiben, die in Kopie an den Mandanten rausgingen auf dem Original, dass die Durchschrift an den Mandanten rausging mit Datum. Außerdem haben wir ein Postausgangsbuch in dem alles nochmal aufgeschrieben wird. Ist zwar mühselig aber das hat schon ganz oft als Beweis hergehalten und ist daher nicht zu unterschätzen!

Ansonsten sehe ich das auch so, dass bloße Kenntnisnahme-Nachrichten ohne besonderen Inhalt hier nicht wichtig sind, wenn man irgendwie anderweitig einen Nachweis führt, dass der Mandant diese Unterlagen zur Kenntnis bekommen hat. Aufbewahren, wenn die Angelegenheit wirklich abgeschlossen ist, muss man die dann aber wirklich nicht.

[icerose]

Also ich hab das oft genug dass Mandanten sagen sie haben etwas nicht bekommen, ich hefte eigentlich alles ab oder mache ansonsten einen Vermerk

von denen hab ich nicht sonderlich viele, eher wenige, dennoch können wir jede auch noch so kleine "Bewegung" elektronisch nachvollziehen. Das hängt auch mit den E-Akten zusammen - wir wollen ja irgendwann doch mal vom Papier weg.

[Kikki]

Herzlichen Dank für die vielen Antworten! Das Vorgehen, auf den Original-Schreiben einen Vermerk zu hinterlassen, dass der Mandant eine Kopie davon erhalten hat, finde ich sehr gut!