Fristsachen im Diktat

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tweety79
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#1

09.05.2017, 09:24

Hallo ihr Lieben,

wie handhabt ihr eigentlich in euren Büros Fristsachen, die sich im Diktat befinden? Ich kenne das aus meiner alten Kanzlei so, dass die Frist vorgeht und somit die Akte aus dem Diktat genommen und dem entsprechenden Anwalt vorgelegt wird. Dieser guckt dann, ob das gefertigte Diktat die entsprechende Frist betrifft oder ob er gegebenenfalls noch etwas diktieren muss. Wie läuft das bei euch denn so? Entscheidet ihr das selbst und geht auf Risiko, dass eventuell die Fristsache dem Chef später vorgelegt wird, weil ihr erst das Diktat schreibt oder geht ihr auf Nummer sicher und lasst den Chef entscheiden? Haben nämlich hier gerade eine kleine Diskussion diesbezüglich :roll:
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Fräulein Fit

#2

09.05.2017, 09:30

Wir haben ja so ein digitales Programm, da schreibt der Anwalt direkt rein ob es die Frist ist und ich kann mich dann genau dieser zuerst widmen.

Früher mit den Kassetten in der Kanzlei hat der Anwalt in den meisten Fällen die Frist seperat diktiert, sodass man nicht die ganze Kassette durchtippen musste.

Und um die Fristen kümmern wir uns immer zuerst. Haben immer Vorrang
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Anahid
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#3

09.05.2017, 09:42

Als wir hier noch mit Diktaten gearbeitet haben, wurde der Chef morgens auf die Fristen angesprochen. Akte vorlegen war nicht erforderlich, da der seine Sachen kennt. Er hat dann mitgeteilt, ob das bereits diktiert ist oder wie er hier vorgehen möchte, also ob die Akte aus dem Diktat rauszunehmen ist, damit er erst die Frist bearbeiten kann oder ob erst das Diktat geschrieben werden soll.
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Sonnenkind
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#4

09.05.2017, 09:44

Anahid hat geschrieben:Als wir hier noch mit Diktaten gearbeitet haben, wurde der Chef morgens auf die Fristen angesprochen. Akte vorlegen war nicht erforderlich, da der seine Sachen kennt. Er hat dann mitgeteilt, ob das bereits diktiert ist oder wie er hier vorgehen möchte, also ob die Akte aus dem Diktat rauszunehmen ist, damit er erst die Frist bearbeiten kann oder ob erst das Diktat geschrieben werden soll.
Bei uns läuft es hier ähnlich ab. Wir arbeiten mit Sprachprogramm und deshalb muss ich keine Frist mehr selbst schreiben. Ich schaue in der Früh in den Kalender und spreche meine Chefin darauf an. Sofern sie paar Tage auf Fortbildung, Urlaub o.ä. ist, werden die Fristen für diesen Zeitraum mit durchgesprochen.
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tweety79
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#5

09.05.2017, 10:06

@Anahid und Sonnenkind:

Ja, genau so meine ich das eigentlich auch. Aber dann müsste man ja mit dem Chef reden und genau das möchte meine Kollegin vermeiden bzw. versucht es, immer zu umgehen. Auf jeden Fall möchte ich das nicht, dass die Kollegin oder die Kollegin, welche die Fristsachen raussucht, selbst entscheidet, ob das Diktat die Frist betrifft (da wird einfach zu wenig mitgedacht). Ich möchte schon, dass der Chef das entscheidet. Der Chef ist natürlich genervt, weil er dazu keinen Bock hat. Aber das ist doch sein Job, oder sehe ich das falsch? Außerdem kann nur so vermieden werden, dass eine Frist verpennt wird, weil das Diktat eben nicht diese Frist betraf. Gerade weil hier bei uns hauptsächlich mit Teilzeitkräften gearbeitet wird, sprich ab 13 Uhr im Anwaltsbereich nur noch eine Kollegin da ist. Und die kann ja nicht immer Sachen ausbaden, welche sie nicht verbockt hat. Fände ich echt unfair.

Ach ja, und mit Spracherkennung arbeiten wir hier eigentlich auch. Aber geschrieben werden die Diktate trotzdem noch. Und gerade der betreffende Chef vermerkt es eben nicht, wenn das Diktat die Frist betrifft. Bei ihm sind grundsätzlich ALLE Diktate eilig! :patsch
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Anahid
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#6

09.05.2017, 11:37

Wenn den Chef das nervt, wenn man ihn auf die Fristabläufe des Tages anspricht, dann muss er sich halt entscheiden, wie es laufen soll. Denn Fakt ist: die Fristen müssen raus.

Vielleicht könnt Ihr Folgendes machen:

Ich leg meinem Chef Fristen immer schon eine Woche vorher mit einem Fristenzettel oben drauf hin. Wenn die Akte dann im Diktat landet, sollte man ja davon ausgehen dürfen, dass das Diktat die Frist betrifft. Würde ich mal mit dem Chef besprechen, ob ihm das lieber ist.
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#7

09.05.2017, 12:29

Ich habe es jetzt erst einmal so geregelt, dass die Chefs die entsprechenden Diktate als Fristsache kennzeichen sollen im Diktatplayer. Ist eigentlich die einfachste Variante für alle Beteiligten. Bin mal gespannt, ob die Chefs sich daran halten. wenn nicht, muss ich das andere eben noch mal besprechen. Aber ich finde, dass es doch eigentlich nicht so ein Problem sein sollte. Aber vielleicht mache ich ja das ganze zum Problem!? :oops: Aber hier herrscht einfach echt Chaos und wir strukturieren eh gerade um, so dass ich dachte, wenn wir schon umstellen, dann aber bitte richtig. Nicht dass das Chaos wieder mitübernommen wird. :motz
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#8

09.05.2017, 12:34

auf die Akte kommte ein Post it mit "Frist" 8)
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Andy66
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#9

10.05.2017, 15:48

Früher, als ich noch in Kanzleien war, wo diktiert wurde, habe ich versucht die Anwälte zu überzeugen, dass sie die Fristsachen auf extra Bänder diktieren und die Akten entsprechend gekennzeichnet ins Schreibbüro geben. Manche haben den Vorteil gleich eingesehen, manche waren beleidigt, weil sie es als Einmischung in ihre Weisungsbefugnisse sahen ("Es ist alles zu schreiben, was wir rausgeben" usw. :roll: ).

Hier schreibt der Chef selber. Ich trage die Fristen mit einer Woche Vorfrist ein und lege die Akte am Tag der Vorfrist mit einem Fristenzettel vor. Der Schriftsatz kommt dann mit dem Zettel in die Postausgangsmappe und wird von der Mitarbeiterin fertiggemacht und versandt. Dann kriege ich den Zettel mit den Versandvermerken zurück und kann die Frist austragen. Der Zettel wird zum SS in die Akte geheftet.

Üblicherweise spreche ich am Anfang der Woche die anstehenden Fristen kurz mit dem Chef durch, evtl. müssen noch Infos oder Unterlagen besorgt werden. Mein Chef sieht das als wichtige Hilfe bei seiner Arbeit an und nicht als unangemessene Einmischung in seine Sphären - aber sowas gibts halt leider auch.

Klappt alles wirklich gut und wir haben eine Dokumentation, wann was wie versandt wurde (Tag und Uhrzeit Faxversand durch wen; Tag und Uhrzeit Briefeinwurf wo durch wen). Es war schon mal notwendig, weil das Gericht unsere SSe in eine falsche Akte geheftet hat und wir dann ein VU kassiert haben - völlig zu Unrecht, wir hatten alle Fristen eingehalten und konnten es mit den Fristenzetteln belegen.
Erfahrung ist das, was man bekommt, wenn man das was man will nicht kriegt
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tweety79
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#10

10.05.2017, 16:13

@Andy66: puh, ja, dass mit dem beleidigt sein kenne ich nur zu gut. Genau so einen Chef haben wir auch. Durfte mir auch schon zweimal anhören, dass ich mir nicht seinen Kopf zerbrechen solle. Entschuldigung, dass ich mitdenke :motz Vorfristen notieren wir ja auch, aber leider wird oftmals auf den letzten Drücker diktiert oder es kommen eben andere Diktate dazwischen und schon hat das Diktat nix mit der Frist zu tun. Auch verstehe ich meine Kollegin nicht, dass sie sich so gegen die Kommunikation wehrt. Eigentlich habe ich nämlich mit den Diktaten so gar nichts zu tun und bräuchte mir auch keine Gedanken machen. Aber ich finde (wie im Übrigen auch ein Chef), wir haben einen hohen Reibungsverlust und der muss eben einfach nicht sein. Aber dafür müssen auch alle mit ran...
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