Büroorganisation/Kanzleihandbuch

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tweety79
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#51

13.04.2017, 14:31

Habt ihr eigentlich in euren Büros Büroleiter, die solche Aufgaben übernehmen bzw. seid ihr das auch? Und falls ja, wie sehen denn eure Aufgaben so allgemein aus? Da wir ja chronisch unterbesetzt sind, bleibt bei uns für diese Aufgaben eben wenig bis gar keine Zeit. Deswegen herrscht ja auch völliges Chaos. Da iChristine aber die einzige zu sein scheine, die das stört, und ich aber nur Teilzeit arbeite (wegen Kind), weiß ich nicht wirklich, wie ich einem solchen Posten gerecht werden soll. Zumal ich, wenn's nach Cheffe ginge, auch gern die Unfall- und Familiensachen selbständig bearbeiten soll zusätzlich zur kompletten ZV :schock
Einmal dachte ich, ich hätte unrecht. :ohmann Aber ich hatte mich ausnahmsweise getäuscht. :yeah - Graf Fito -
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icerose
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#52

13.04.2017, 14:46

tweety79 hat geschrieben:Zumal ich, wenn's nach Cheffe ginge, auch gern die Unfall- und Familiensachen selbständig bearbeiten soll zusätzlich zur kompletten ZV :schock
aber sonst geht es ihm gut, ja? :vogel

Zum Thema: ich bin "Büroleiterin". Das hat mein Boss mir, nachdem zwei Jahre lang bei ihm war, direkt unter meinen Namen in der Email-Signatur gesetzt. Ich hab das eher zufällig nach der x-ten versendeten Mail gesehen. :lolaway
Ich habe zu tun: Alles (Rechnungen, ZV, Bestellungen, Termin-und Fristenkontrolle, Postein- und -ausgang, Kfa, Mahnverfahren, Kommunikation mit allem und jedem und was sonst noch so anfällt) ausgenommen die Buchhaltung. Anfangs war ich enttäuscht, dass ich die nicht machen sollte. Aber die Zeit dafür hätte ich auch gar nicht gehabt. Und dann kam meine Zahlenfee - die macht das sowas von Klasse. Und da ich jetzt dann wieder alleine mit Cheffe bin, hätt ich die Zeit auch nicht. Achso, Diktate schreib ich nicht. Ich lese höchstens öfter ma Korrektur. Also für uns passt das.
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katinka0508
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#53

13.04.2017, 15:35

Eine direkte Büroleiterin haben wir nicht.
Wir haben eine Personal-/Buchhaltungsdame, die ist aber auch nur Teilzeit da und kommt mit den IT-Sachen nicht so ganz klar.
Um alles organisatorische kümmert sich eigentlich die Dame von Empfang. Über sie läuft auch der Kontakt zu Reno-Star und den IT-Leuten.
Da sie sich aber alleine überfordert fühlte (was ich auch nachvollziehen kann), hat sie um Unterstützung von jdm. gebeten, der ein Referat hat. Und das wurde iwie ich.

Wobei den Testlauf hinsichtlich einscannen und zuordnen ein RA mit seiner Fachangestellten macht.

Sonst mache ich sämtliche anfallenden Referatsarbeiten von Einganspost, Ausgangspost, Akten An- und Ablage, Korrespondenz, Abrechnungen, ZV und Unfallschadenregulierung. Und natürlich nicht zu vergessen, das liebe liebe Telefon....
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tweety79
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#54

13.04.2017, 22:06

Ja, ihm geht es gut. Sehr gut sogar, wenn man diese lästigen Aufgaben abgeben kann. Unter "ZV komplett" fällt bei mir übrigens: Rechnungen, Mahnverfahren, KFA, Fristenkontrolle und -berechnung, Organisation, inzwischen auch IT-Sachen. Diktate nur solche, wo FG ausgekehrt wird, wegen der Kontrolle. Ach, Buchhaltung sollte ich auch noch machen. Würde mich zwar sehr interessieren, aber wann soll ich das denn noch machen. Es reicht schon die Vorbereitung für die Buchführung, sprich um was für Eingänge und zu welcher Akte es sich handelt. Da meinte mein Chef, da können ich doch auch gleich buchen. Ja nee, is klar
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MellyK
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#55

15.04.2017, 13:28

Hallo Ihr Lieben :wink1 ,

ich habe mir gerade den Beitrag durchgelesen, da ich selbst gerade dabei bin so eine Kanzleianleitung zu schreiben... Bei uns werden in Zukunft einige neue Refa's und Azubis eingestellt und ich möchte den Damen oder Herren dadurch etwas helfen - und mir natürlich auch - weil ich nicht immer vor Ort bin (ich leite die Kanzlei von unserem Standort Köln aus, aber in unserer Kanzlei in Aachen werden die Refa's eingestellt).

Icerose, wäre es möglich, wenn du mir deins auch als Muster zur Verfügung stellen würdest?
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icerose
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#56

18.04.2017, 09:50

MellyK hat geschrieben:Icerose, wäre es möglich, wenn du mir deins auch als Muster zur Verfügung stellen würdest?
Mail ist raus. :knutsch
Mit mir kann man Pferde stehlen ... aber morgen bringen wir sie zurück :!:
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#57

18.04.2017, 10:02

Tausend Dank nochmal :knutsch :knutsch
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#58

14.06.2018, 11:28

Hallo ihr Lieben,

nachdem es unsere Kanzlei (WP, StB und RA) dieses Jahr 90 Jahre gibt, und es mich langsam dezent nervt, dass die Azubis etc. in jeder Abteilung was Anderes zu hören bekommen bzw. sagen, das haben sie noch nie gehört, setz ich mich demnächst mit unserer Verwaltungs zusammen um ein Kanzleihandbuch für die RA-Abteilungen zu machen. Ich würde mich über eure Muster freuen. Habe mir das ganze schon durchgelesen und mir schon ein paar Sachen aufgeschrieben, zu dem was mir eh schon im Kopf schwirrt. Dazu muss man sagen, ich leite meine eigene Abteilung und hab das für unsere Abteilung schon angefangen seit wir hier noch jemanden zu mir ins Sekretariat setzen wollten. Nun mit Fachwirtkurs ploppt das Thema wieder hoch.

Liebe Grüße

Chrissie
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