Büroorganisation/Kanzleihandbuch

Hier hinein gehören alle Themen rund um Büroorganisation, Büroverwaltung, Kanzleiorganisation etc.
katinka0508
Forenfachkraft
Beiträge: 176
Registriert: 17.07.2013, 14:20
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: ReNoStar
Wohnort: Bayern

#41

13.04.2017, 08:23

Wir haben einen sogenannten Zentralen Posteingang (ZPE) von RenoStar.
Dort sind verschiedene Schnittstellen eingerichtet (z.B. E-Mail, Scan, drebis etc.) Mit dem Scan ist es sehr gut, denn da kann ich auswählen, welchen Scan-Ordner ich sehen will. D.h. ich sehe nur die von mir eingescannten Dokumente und nicht die von den Kollegen.
Bei den E-Mails ist es gelinde gesagt be.... Es sind alle E-Mails (von 13 E-Mail-Accounts) gesammelt darin und man kann erst einmal suchen, welche E-Mail einen betrifft und welche nicht.

In dem ZPE wähle ich dann die Akte aus und mir werden sodann alle Beteiligten der Akte (außer die Versicherungen) angezeigt. Warum das mit den Versicherungen, die zur Akte angelegt sind nicht funktioniert, kann uns aber niemand von RenoStar sagen. Das soll anscheinend noch behoben werden.
Dann habe ich zwei Felder für Bemerkungen.
Wie genau die Dokumente benannt werden, ist aber auch noch nicht durch.

Welchen Hacken ich derzeit noch sehe ist, dass die zur Akte zugeordneten Dateien als bearbeitet angesehen werden, wenn ich sie öffne und beim schließen mit neuem Bearbeitungsdatum abgespeichert werden. So passiert es also ganz schnell, dass die Chronologie in der E-Akte nicht mehr stimmt, was natürlich auch nervig ist.
Aber da ist RenoStar dran das zu bearbeiten.
Benutzeravatar
tweety79
Daueraktenbearbeiter(in)
Beiträge: 328
Registriert: 10.10.2006, 17:17
Beruf: Rechtsfachwirt
Software: RA-Micro

#42

13.04.2017, 09:28

Also wir arbeiten ja nun mit RA-Micro, wie gesagt. Die E-Akte ist daher für uns relativ neu, da es diese Funktion bei ReNoStar letztes Jahr noch nicht gab.

Wie organisiert ihr euch denn so in den E-Akten? Erstellt ihr Unterordner für die einzelnen Bereiche, also für den außergerichtlichen Bereich, 1. Instanz, 2. Instanz, ZV oder lediglich allgem. Korrespondenz und Gerichtsteil (wie Papierakte) oder gar nichts? Würde mich echt mal interessieren. Wir haben hier nämlich sooo viele unterschiedliche Meinungen. Und grundsätzlich fände ich eine Unterteilung gar nicht so schlecht, weil man so genau sehen kann, wo was zu finden ist. Auch habe ich schon angefangen, mit den Rubriken (farbliche Kennzeichnung) zu arbeiten. Aber ehrlich gesagt, würde ich Unterordner doch noch schöner finden, weil dort dann schon alles gesammelt drin ist. Also auch die entsprechenden Durchschriften an den Mandanten. Wäre bei der Variante allgem. SV und GT eben nicht so einfach. :kopfkratz Wie sind eure Meinungen bzw. Erfahrungen hierzu???
Einmal dachte ich, ich hätte unrecht. :ohmann Aber ich hatte mich ausnahmsweise getäuscht. :yeah - Graf Fito -
Fräulein Fit

#43

13.04.2017, 09:32

Katinka, nur zum Verständnis, ihr habt sozusagen nur eine Emailadresse und für alle 13 Leute kommt da was an?
Bei uns hat jeder seine eigene Adresse und die Anwälte leiten die Emails, die in der Akte abgelegt werden sollen, mit der Bitte um genau dieses an seine Refa weiter. Bei einem allgemeinen Emaileingang sieht das dann natürlich schwer umsetzbar und unübersichtlich aus
Benutzeravatar
icerose
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 8753
Registriert: 04.06.2007, 16:57
Beruf: ReNoFa (tätig als ReFa)
Software: Advoware
Wohnort: mein Büro in Berlin

#44

13.04.2017, 09:48

tweety79 hat geschrieben:Wie organisiert ihr euch denn so in den E-Akten?
Also wir machen es uns bunt. :lol:
Ernsthaft, Gerichtspost (ein- wie auch ausgehende) ist dunkelrot, Gerichtspost mit Fristen drin ist knallrot, Schriftverkehr mit der Gegenseite ist orange, Schriftverkehr mit Mandanten ist grün (bestimmt, weil Cheffe auch grüne Akten hat :lol: ), Schriftverkehr mit Gerichtsvollziehern ist braun, meine Titel (vollstreckbare Ausfertigungen) sind knallpink, Schriftverkehr mit Versicherungen je nach Mandant oder Gegner mit der Farbe in blass, andere wichtige Dokumente sind lila, interne Kommunikation ist blau...gefällt mir richtig gut, erleichtert das Suchen ungemein.

Zum Scannen: Das Schriftstück sollte meiner Meinung nach so genau wie möglich bezeichnet werden, z. B. mit "Urteil", "begl. KFB", "vollstr. KFB", "SP vom ...", "PKH-Beschluss", "Ladung zum ...", "Vergleichsbeschluss", "Schreiben (oder Schriftsatz) GGV vom ... (GGV ist unser Kürzel für Gegnervertreter), "Gutachten vom ..."
Das sollte aber jedem klar und ein Bedürfnis sein, wenn man sich nicht blöde suchen will. ;)
Mit mir kann man Pferde stehlen ... aber morgen bringen wir sie zurück :!:
katinka0508
Forenfachkraft
Beiträge: 176
Registriert: 17.07.2013, 14:20
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: ReNoStar
Wohnort: Bayern

#45

13.04.2017, 10:15

Man kann im RenoStar Unterordner in der E-Akte machen? Der Sache muss ich mal auf den Grund gehen.
Das klingt nämlich gar nicht schlecht.

Farbig ist es bei uns durch die verschiedenen "Workflowkennzeichen". Da ist Posteingang rot, Postausgang grün. Aber das ist jetzt die Voreinstellung von RenoStar. Wie wir das dann schlussendlich handhaben werden, steht noch nicht fest.

Fräulein Fit:
Nein, es hat jeder Mitarbeiter seine eigene E-Mail-Adresse und sein separates Outlook. Im Outlook werden auch nur die E-Mails des jeweiligen Nutzers angezeigt.
Aber damit wir die E-Mails zur Akte zuordnen können, müssen wir den ZPE nutzen. Und wenn ich im ZPE in die Rubrik E-Mail wechsle, dann habe ich da alle E-Mails von allen Outlooks
Benutzeravatar
tweety79
Daueraktenbearbeiter(in)
Beiträge: 328
Registriert: 10.10.2006, 17:17
Beruf: Rechtsfachwirt
Software: RA-Micro

#46

13.04.2017, 10:29

@icerose: Das klingt super!!! Das war eigentlich auch mein Plan. Aber ich dachte, dass das mit so vielen Farben vielleicht ein bisschen weh tut in den Augen :schock (also wenn es zu bunt ist). Das setzt dann aber auch voraus, dass jeder weiß, welche Farbe für was steht. Daran könnte es hier dann schon wieder scheitern. :roll: Ich habe bisher nur Farben für KFA, Rechnungen, ZV-Maßnahmen, Titel, ZV-Unterlagen und Mahnungen.

Deine Ideen sind echt klasse und harmonieren mit meinen Vorstellungen total. Ich glaube, wir sollten mehr über solche Dinge kommunizieren :mrgreen: Hast Du sonst noch was tolles für mich???

Was das Scannen betrifft: Wem sagst du das? Meine diesbezügliche Kollegin war am Mittwoch nicht da, so dass ich diese Arbeit übernehmen musste. Und voilá, geht doch. Das hat meiner Meinung nach einfach was mit Lust und Verständnis seines Jobs zu tun. Weil ich sehe das natürlich so wie Du. Wer nicht ewig suchen will, macht es von Anfang an richtig!

@Katinka: Ich weiß nicht, ob es in ReNoStar Unterordner für die E-Akte gibt. Wie gesagt, wir haben ja jetzt mit RA-Micro. Und dort ist das der Fall. Sorry, wenn ich für Verwirrung gesorgt habe :oops:
Einmal dachte ich, ich hätte unrecht. :ohmann Aber ich hatte mich ausnahmsweise getäuscht. :yeah - Graf Fito -
katinka0508
Forenfachkraft
Beiträge: 176
Registriert: 17.07.2013, 14:20
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: ReNoStar
Wohnort: Bayern

#47

13.04.2017, 10:34

@tweety79: nein, nein. Für Verwirrung hast du sicher nicht gesorgt ;)
Ich finde Unterordner eine gute Idee und werde das auf alle Fälle vorschlagen zu erfragen. Im Moment sammeln wir noch Input und dann setze ich mich mit einem RA zusammen und tüftle einen Plan aus.

Bunt klingt auch gut. Solange niemand farbenblind ist :huepf
Benutzeravatar
icerose
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 8753
Registriert: 04.06.2007, 16:57
Beruf: ReNoFa (tätig als ReFa)
Software: Advoware
Wohnort: mein Büro in Berlin

#48

13.04.2017, 10:43

katinka0508 hat geschrieben:Bunt klingt auch gut. Solange niemand farbenblind ist
:lolaway das wäre ein Problem.

@tweety79: da fällt mir grad auf, das ich mein Handbuch um das Farbthema erweitern muss. :pfeif
Ich hab auch leider immer noch nicht das ausgedruckte gefunden - bin aber auch grade richtig im Stress...
Ich suche das unbedingt, weil es nach der Überschrift :"Arbeitsanleitung" direkt begann mit:
"Bei Betreten des Arbeitsplatzes ist das Handy aus- und der Kopf anzuschalten!" :lolaway
Mit mir kann man Pferde stehlen ... aber morgen bringen wir sie zurück :!:
Fräulein Fit

#49

13.04.2017, 11:32

@ katinka, das ist blöd. Bei uns kann man direkt aus der Email raus alle per drop and keine Ahnung speichern
Benutzeravatar
tweety79
Daueraktenbearbeiter(in)
Beiträge: 328
Registriert: 10.10.2006, 17:17
Beruf: Rechtsfachwirt
Software: RA-Micro

#50

13.04.2017, 14:26

"Bei Betreten des Arbeitsplatzes ist das Handy aus- und der Kopf anzuschalten!"
:lolaway :lolaway :lolaway

@katinka: schön, dass sich manche Anwälte noch Zeit zum Tüfteln nehmen. Gerade im Hinblick auf Organisation. Ich glaube, davon kann ich nur träumen. Ich wäre ja schon froh, wenn meine Arbeitsanweisungen bzw. das Handbuch dann Anklang finden. :kopfkratz Ich bin sehr gespannt... Mein erster Versuch damals wurde ja nicht so gut angenommen. Ist in ner Schublade verschwunden und gut war :sad:
Einmal dachte ich, ich hätte unrecht. :ohmann Aber ich hatte mich ausnahmsweise getäuscht. :yeah - Graf Fito -
Antworten