Büroorganisation/Kanzleihandbuch

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Andy66
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#31

10.04.2017, 15:05

Ich bin ein großer Freund von Handbüchern und Arbeitsanweisungen. Zum einen ist man beim Erstellen gezwungen, die Abläufe nochmal durchzudenken. Zum anderen kann man neue Mitarbeiter schneller einarbeiten.

Wenn allerdings Hopfen und Malz verloren ist, dann hilft das schönste Handbuch nix. Wir haben grad so ein Geschöpf, bei dem wir uns freuen, wenn endlich der Mutterschutz beginnt. Sie ist zwar keine Refa, aber sollte eigentlich nur einfache Hiwi-Jobs machen (Akten archivieren, Dokumente abheften, scannen, Blumen gießen usw. usf.) Akten sind so archiviert, dass man sie nimmer findet, Dokumente werden da abgeheftet, wo es ihr grad in den Sinn kommt. Das Scannen klappt mal besser und mal schlechter und die Blumen werden dermaßen ersäuft, dass man im Übertopf Frösche oder Mücken züchten könnte. Ganz zu schweigen davon, dass die Soße überläuft und mir schon einen Schrank ruiniert hat (Furnier aufgezogen).

Man kann ihr offenbar nicht mal Post zum Einwerfen mitgeben. Kürzlich hat uns ein Mandant darauf hingewiesen, dass der Brief mit Datum 27. Februar erst am 6. März von der Post gestempelt wurde. Im Postausgangsbuch stand, sie habe ihn am 27. Februar eingeworfen. Das kann aber so nicht sein, dieser Briefkasten wird täglich geleert. Sachen, die sie nicht machen mag, werden so lange rumgeschoben, bis sie "leider" keine Zeit mehr hat. Eine echte Hilfe halt.

Als Chef ihr gerade das Ende der Zusammenarbeit erklären wollte, zog sie das Attest vom Doc mit der Schwangerschaft raus. Jetzt haben wir noch einige Wochen das Vergnügen.
Was man auch Gutes über uns sagen mag: Man sagt uns damit nichts Neues
(de la Rochefoucauld)
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tweety79
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#32

11.04.2017, 16:11

@icerose: Wenn Sie denn wenigstens entsprechendes Hintergrundwissen hätte (wie z.B. nach nem Studium). Aber auch das ist nicht der Fall. Sie weiß gar nicht, warum sie die Sachen macht, die ihr übertragen werden. Sie hinterfragt auch nichts und denkt auch kein bisschen logisch mit.

Eigentlich sollte sie aufgrund der fehlenden Qualifikation auch nur Empfang machen. Aber da wir chronisch unterbesetzt sind, hat sie schleichend immer mehr Aufgaben bekommen. Grundsätzlich ja auch nicht schlecht. Ich bin immer dafür, wenn Mitarbeiter gefördert werden und wenn man ihnen Chancen und Möglichkeiten gibt. Aber dann sollten diese bitte auch genutzt werden. Und man sollte kritikfähig sein und nicht immer sagen "mach ich doch" oder "das Gerät war schuld" oder "das war ich nicht". Es ist echt müßig.

Andy66, du hast natürlich Recht mit deinem Einwand, dass in manchen Fällen auch solche Anweisungen nichts bringen. Aber ich habe in meinem Fall noch Hoffnung. Wie heißt es so schön? Die Hoffnung stirbt zuletzt. Vielleicht braucht sie ja genaue Anweisungen, weil sie es so einfach nicht versteht. (Man kann es sich auch schon reden, ich weiß) Trotzdem würde ich diesen Schritt gern gehen, damit man nicht sagen kann, man hat nicht alles versucht.
Einmal dachte ich, ich hätte unrecht. :ohmann Aber ich hatte mich ausnahmsweise getäuscht. :yeah - Graf Fito -
Fräulein Fit

#33

11.04.2017, 16:17

Selbst wenn es nichts bringt, ein Handbuch ist auch für spätere Kollegen immer von Vorteil.
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icerose
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#34

11.04.2017, 16:25

Fräulein Fit hat geschrieben:Selbst wenn es nichts bringt, ein Handbuch ist auch für spätere Kollegen immer von Vorteil.
:zustimm
tweety79 hat geschrieben:@icerose: Wenn Sie denn wenigstens entsprechendes Hintergrundwissen hätte (wie z.B. nach nem Studium). Aber auch das ist nicht der Fall. Sie weiß gar nicht, warum sie die Sachen macht, die ihr übertragen werden. Sie hinterfragt auch nichts und denkt auch kein bisschen logisch mit.

Eigentlich sollte sie aufgrund der fehlenden Qualifikation auch nur Empfang machen. Aber da wir chronisch unterbesetzt sind, hat sie schleichend immer mehr Aufgaben bekommen. Grundsätzlich ja auch nicht schlecht. Ich bin immer dafür, wenn Mitarbeiter gefördert werden und wenn man ihnen Chancen und Möglichkeiten gibt. Aber dann sollten diese bitte auch genutzt werden. Und man sollte kritikfähig sein und nicht immer sagen "mach ich doch" oder "das Gerät war schuld" oder "das war ich nicht". Es ist echt müßig.
Ohja, davon könnte ich glatt ein Lied singen (wie man so schön sagt). Aber ich drück dir beide Daumen. :knutsch
Mit mir kann man Pferde stehlen ... aber morgen bringen wir sie zurück :!:
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tweety79
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#35

11.04.2017, 18:03

Fräulein Fit hat geschrieben:
Selbst wenn es nichts bringt, ein Handbuch ist auch für spätere Kollegen immer von Vorteil
Jepp, Recht hast du!!! Auch wenn keine neuen Kollegen/innen nachkommen :pfeif Aber auch da stirbt die Hoffnung zuletzt :lol:
Einmal dachte ich, ich hätte unrecht. :ohmann Aber ich hatte mich ausnahmsweise getäuscht. :yeah - Graf Fito -
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#36

12.04.2017, 11:34

Ich habe jetzt auch die ehrenvolle Aufgabe bekommen, ein Kanzleihandbuch für die eAkte zu erstellen, da wir doch tatsächlich damit beginnen wollen und es vorab :schock geklärt werden soll, was wie zur Akte zugeordnet wird.

Hat jemand Tipps vor mich oder gar ein Handbuch speziell für die eAkte?
An icerose habe ich schon eine Anfrage per PN gesandt.

:thx
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#37

12.04.2017, 12:31

katinka0508 hat geschrieben:oder gar ein Handbuch speziell für die eAkte?
Klick mal im RA-Micro-Hauptmenü mit der rechten Maustaste auf "E-Akte". Da kannst Du das gewünschte Handbuch dann lesen/ausdrucken/per Mail versenden etc.
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skugga
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#38

12.04.2017, 12:45

alraune hat geschrieben:
katinka0508 hat geschrieben:oder gar ein Handbuch speziell für die eAkte?
Klick mal im RA-Micro-Hauptmenü mit der rechten Maustaste auf "E-Akte". Da kannst Du das gewünschte Handbuch dann lesen/ausdrucken/per Mail versenden etc.
Dürfte schlecht möglich sein, wenn die Fragestellerin mit ReNoStar arbeitet... ;)
[i]Milchreis schmeckt ganz vorzüglich, wenn man ihn kurz vor dem Verzehr durch ein saftiges Steak ersetzt.[/i]
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#39

12.04.2017, 14:44

skugga hat geschrieben:
alraune hat geschrieben:
katinka0508 hat geschrieben:oder gar ein Handbuch speziell für die eAkte?
Klick mal im RA-Micro-Hauptmenü mit der rechten Maustaste auf "E-Akte". Da kannst Du das gewünschte Handbuch dann lesen/ausdrucken/per Mail versenden etc.
Dürfte schlecht möglich sein, wenn die Fragestellerin mit ReNoStar arbeitet... ;)
:lolaway

Ich habe es gerade mal durch die Internetsuchmaschine gejagt und da kam zwar schon ein RA-Micro Handbuch, aber das ist für die Arbeitsweise mit der Akte in RA-Micro.
Was wir für die Kanzlei wollen, ist eine Arbeitsanweisung, was wie eingescannt und wie wohin zugeordnet wird.
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tweety79
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#40

13.04.2017, 07:23

Dieser Punkt ist für uns auch sehr interessant. Wir haben zwar nicht mehr mit ReNoStar, aber seit neuestem mit RA-Micro. So ganz zufrieden sind wir hiermit allerdings noch nicht. Wir haben jetzt zwar einen groben Plan, wie wir mit den zu scannenden Sachen umgehen, aber es läuft noch nicht bei allen so richtig rund. :sad: Hier hakt es mehr oder weniger an der Vergabe der Bemerkung, sprich also dem Dokumentennamen. Dieser wird entweder nur larifari oder gar nicht vergeben, so dass man beim Versenden von Mails eben da nichts stehen hat. Ist dann sehr sinnig :patsch Ansonsten wird sämtliche Eingangspost gescannt und dann das jeweilige Dokument zur entsprechenden Akte gezogen. Auch die eingehenden E-Mails werden gleich zur Akte gespeichert. Ich weiß jetzt nicht, ob ReNoStar inzwischen auch diese Funktion hat. Früher hatten wir das leider nicht. Ist jetzt super praktisch, weil man wirklich ALLES in der E-Akte wiederfindet und man nicht mehr in die Verlegenheit kommt, am Telefon zu sagen "Ich finde die Akte gerade nicht" Hatten wir hier bei der einen oder anderen Kollegin doch schon des Öfteren. :schock (wobei ich ja immer noch nicht nachvollziehen kann, wie man so etwas am Telefon sagen kann :roll: )

Katinka0508, eine genaue Arbeitsanweisung kann ich Dir also auch nicht geben. Aber ich bin dran. Ich arbeite mich voran. Es wird allerdings noch eine Zeit lang dauern, eh ich alles fertig habe. Dieses Projekt ist schon sehr umfangreich. :pfeif

Auch wenn die Unterlagen von icerose sehr umfangreich sind, wäre ich doch für sämtliche weitergehenden Tipps und Infos aufgeschlossen und sehr dankbar. Bin ja schließlich neugierig, wie das ganze Prozedere so in anderen Kanzleien abläuft. :mrgreen: (oder ob wir nur so chaotisch sind...)
Einmal dachte ich, ich hätte unrecht. :ohmann Aber ich hatte mich ausnahmsweise getäuscht. :yeah - Graf Fito -
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