Büroorganisation/Kanzleihandbuch

[Fräulein Fit]

Tweety, ich schaue mal, ob ich das Handbuch finde, muss n bissel schauen nach dem Umzug

Was die Fristen angeht, da gibt es auch ein Regelung für die Anwälte, dass sie die Fristen spätestens um XY Uhr am Fristentag fertig zu stellen haben. Es hat zwar nicht immer geklappt, aber in den meisten Fällen ging es dann.

[tweety79]

Oh ja, das brauchen wir auch ganz dringend. Gerade deshalb, weil unsere Sekretariate hauptsächlich nur Teilzeit besetzt sind und die Chefs immer alles auf den letzten Drücker machen. Ich drück ganz fest die Daumen, dass Du die Unterlagen findest. Das wäre echt super! Je mehr Input, desto besser!

[icerose]

Wie passt das:

da ich beschlossen hatte, keine Schallplatte mehr sein zu wollen, hab ich mal so eine Ordnung verfasst und die auch neuen Mitarbeitern am ersten Tag zum lesen gegeben.

zu dem:

Bei mir gibt es Cheffe, mich und unsere Zahlenfee (Buchhalterin), die nur einmal pro Woche kommt.

?

wir waren nicht immer so wenige.

[Fräulein Fit]

So, ich hab es gefunden. Hast richtig Glück gehabt, war im ersten Karton auf dem Dachboden
Wenn Sohnemann dann schläft, versuche ich zu schreiben

[Fräulein Fit]

So, vorab, wir sind eine Rechtsabteilung, manches werdet ihr dann vllt nicht brauchen.
SB sind bei uns die Anwälte und Sekr. sind wir ReFas

- Abwesenheit/Anwesenheit Sachbearbeiter
Hier ist geregelt, wann die Anwälte ihr Telefon umzustellen haben (Rufumleitung) und dass die ReFa immer Bescheid wissen sollte, wo der jeweilige Anwalt ist.

- Abwesenheit/Anwesenheit Sekretariat
Hier ist geregelt, dass das Telefon während der Kernarbeitszeiten besetzt zu sein hat, bei Abwesenheit auf eine andere ReFa umzustellen ist.

- Abwesenheitsnachricht (E-Mail)
Da wir eine große Rechtsabteilung sind, haben wir alle die selbe Abwesenheitsnachricht bei den E-Mails vorgespeichert. zB bei Urlaub etc.

- Adressverwaltung im jeweiligen RA Programm
Hier ist detailliert geklärt, wie man Adressen im Programm anzulegen hat, wie Telefonnummern (zB mit +49 oder einfach 0) einzugeben sind, wohin Titel (Dr. Prof.) hingehören usw.

- Aktenablage
Beschreibung der Aktenablage

- Aktenanlage / Aktenanlageblatt
Hier steht im Prinzip nur, dass wir keine Akten anlegen dürfen, wenn das Aktenanlageblatt nicht vom Anwalt ausgefüllt wurde.
Ich weiß nicht, ob das in einer Kanzlei so wichtig ist. Je nachdem wie wichtig die einzelnen Details sind.

- Aktenführung
. Das was "drin" ist, steht auch "draußen" drauf.
. und dann noch Einzelheiten aufgezählt welche Sachen in die Akten gehören und wohin sie hingehören.
. Jede Akte hat eine Wiedervorlage

- Fristen /WVs
. müssen bis spätestens bis XY Uhr dem Anwalt vorliegen
. Erledigung der Fristen sollen von der ReFa überwacht werden
. WVs sollten bis spätestens XY Uhr dem Anwalt vorliegen
. bei Urlaub etc sind die WVs/Fristen dem Anwalts vor der Abwesenheit vorzulegen (also auch die Fristen/WVs die auf während seiner Urlaubszeit eingetragen sind)
. der Anwalt hat Fristen bis XY Uhr seiner ReFa zur Bearbeitung vorzulegen

- Diktate
. eilige Diktate hat der Anwalt bis XY Uhr seiner ReFa zur Bearbeitung vorzulegen

- allg. Arbeitsablauf
Hier sind allgemeine Sachen wie die Bearbeitung des Posteingangs etc aufgelistet. Manche haben da ja eine bestimmte Reihenfolge. Bei uns ist es nur allgemein aufgelistet, was am Tag erledigt werden sollte.
Hier könnte man genau beschreiben, wie zB der Posteingang bearbeitet wird, wem er wie vorgelegt wird usw.

- Bestellungen
Hier steht nur grob, wo Material / Bücher / Visitenkarten etc bestellt werden.

- E-Mail Account
Jeder Anwalt soll seinen Account und seinen Kalender der jeweiligen ReFa freischalten, um über alle Termine bescheid zu wissen und bei Abwesenheit wichtige Mails weiterleiten zu können.

- Faxgerät
Ist regelmäßig auf Faxeingang zu kontrollieren und vor Büroschluss mit genügend Papier aufzufüllen.

- "Fristenbuch"
Fristen sind im "Fristenbuch" mit einer zusätzlichen Vorfrist einzutragen (bei uns im Programm).

- Kalenderführung
. konkrete Beschreibung wie ein Termin einzutragen ist (Name, Thema, Uhrzeit, etc.)

- Krankmeldung
. Beschreibung bis wann und "wie" man sich krankzumelden hat (also gelber Schein etc)

- Online-Foren/Twittern/Bloggen
. Der Mitarbeiter darf nicht im Namen der Firma/Kanzlei an Diskussionen in obigen Sachen beteiligen.

- Rückenschilder für Ordner
Wir haben einheitliche Rückenschilder, hier wird auf den "Standort" verwiesen (im PC)

- Signatur (E-Mails)
Wir haben alle eine einheitliche Signatur am Ende einer E-Mail, hier steht wie diese auszusehen hat.

- Telefonnachrichten
Beschreibung, was alles in einer Telefonnotiz stehen sollte, die dem Anwalt dann vorgelegt wird.

- Urlaub
Hinweis, dass gleichzeitiger Urlaub von Anwalt und seinem Vertreter grundsätzlich vermieden werden soll.
Wo der Urlaubsantrag zu finden ist und wem er vorzulegen ist. Am letzten Arbeitstag sollte noch die "Checkliste Urlaub" durchgegangen werden (ehrlich gesagt, habe ich diese Checkliste noch nie gesehen, aber die Idee ist nicht schlecht )


Ich habe vieles weg gelassen, was zu intern ist und womit du eh nichts hättest anfangen können.

Da wir keine Rechnungen schreiben, haben wir dafür keine Vorgaben, wie für manch andere Sachen, die vllt in einer Kanzlei wichtig sind.

Hoffe ich konnte dir weiter helfen

[icerose]

sicher, jetzt hat Tweety79 erstmal was zu tun.

[Fräulein Fit]

Das ist nicht mal die Hälfte

[icerose]

gut so, was ich ihr geschickt hab, ist sicher das dreifache (wenn das reicht).

[tweety79]

Ihr seid soooo klasse!!! Vielen lieben Dank euch beiden! Ich weiß jetzt, was ich das Wochenende zu tun habe!

[Fräulein Fit]

Also mein Wochenende würde ich nicht für die Arbeit verschwende