Eingangspost und Urlaubspost

[likema31]

Mal wieder das leidige Thema.

Wie wird denn bei Euch die Bearbeitung der Eingangspost gehandhabt?

Ich kenne es so:

- Post kommt in Postmappe und wird dem RA vorgelegt. Dieser ordnet die Post selbst seinen Akten zu. Am Ende des Tags wird die hoffentlich leere Postmappe zurück ins Sekretariat gelegt

- Post kommt sofort zu den betreffenden Akten, die von den ReFas/Azubis herausgesucht werden und wird mit Akte dem RA vorgelegt. Im Idealfall sind Fristen und Termine schon notiert und evtl. Kenntnisnahmeschreiben schon vorgefertigt

- Post kommt ungeordnet auf den Schreibtisch des RA

Wünschenswert wäre natürlich die 2. Variante, weil sie dem RA viel Zeit erspart.

Hier haben wir leider Variante 3, was gerade jetzt nach meinem 2-wöchigen Urlaub zu Chaos geführt hat. Ich war erst mal einen halben Tag damit beschäftigt, die Post den Akten zuzuordnen und Fristen zu notieren.

Ich kenne es von anderen Kanzleien so, dass während des Urlaubs 2 Stapel gemacht werden: Fristen und Sonstiges. Sei es mit Akten oder ohne, aber das war in jedem Falle übersichtlicher.

Wie läuft das bei Euch?

[Schreibblitz]

Bei uns ist es so, das wir Mädels die Post im täglichen Wechsel öffnen und für alle Chefs die Termine und Fristen notieren. Dann sucht jede Kollegin zur Post für ihren Chef die zugehörigen Akten und in seltenen Fällen wenn einzelne Akten gar nicht auffindbar sind, kommt das Poststück lose auf den Stapel mit den Post-Akten. Der jeweilige Chef diktiert dann oder gibt an seine Sekretärin Anweisungen nach Stichpunkten, was mit den eingegangenen Schriftstücken passiert (Erledigung, Kenntnisnahme an Mdt., etc.). Wenn die Sekretärin eines Chefs krank oder im Urlaub ist, vertreten die beiden verbliebenen Kolleginnen diese (im Wechsel, wer grad Zeit hat).

[Anahid]

Grundsätzlich haben wir Variante 2. Bei Urlaub des Anwalts wird dessen Post vorbearbeitet (z.B. notfalls bereits Fristverlängerung beantragt, Mandant über den Posteingang in Kenntnis gesetzt - ggf. mit der Bitte um Rücksprache nach Urlaubsrückkehr, etc.). Nach Urlaubsrückkehr werden die Akten vorgelegt, geordnet nach wichtig und unwichtig.

Geht ja auch nicht an, dass die Fristen nicht notiert sind. Was, wenn da eine ist, die eigentlich während der Urlaubsabwesenheit bereits ablaufen würde?

[Sonnenkind]

Grundsätzlich haben wir Variante 2. Bei Urlaub des Anwalts wird dessen Post vorbearbeitet (z.B. notfalls bereits Fristverlängerung beantragt, Mandant über den Posteingang in Kenntnis gesetzt - ggf. mit der Bitte um Rücksprache nach Urlaubsrückkehr, etc.). Nach Urlaubsrückkehr werden die Akten vorgelegt, geordnet nach wichtig und unwichtig.

Geht ja auch nicht an, dass die Fristen nicht notiert sind. Was, wenn da eine ist, die eigentlich während der Urlaubsabwesenheit bereits ablaufen würde?

So läuft es bei uns auch ab. Wir machen lediglich noch eine Liste dazu, wo wir die Eingängen vermerken. Nur die Wichtigsten Sachen legen wir der Chefin vor. Alle anderen Eingänge z. B. Korrespondenz mit Haftpflicht-Versicherungen in Unfallsachen oder Rechtsschutz-Versicherungen werden nach Erledigung gleich abgehängt und nicht noch vorgelegt.

[niva]

bei uns wird die Post abwechselnd von den Azubis geöffnet, gestempelt und die Fristen notiert. dann geht es zu mir zur Kontrolle und dann kommt der Stapel so zur Chefin. sie macht dann einen Stapel mit Post, wo sie die Akten zu haben möchte, einen was nur abgeheftet werden soll und der Rest kommt zu mir und ich entscheide dann was ich an die Azubis weitergebe oder was ich direkt selbst bearbeite.

im Urlaub bearbeite ich alles soweit wie es mir möglich ist und dann kommt eine WV in die Akte, die ich in den ersten Tagen nach Chefin Rückkehr nach Wichtigkeit mit kurzen Notizen im WV-Grund verteile.

[Schreibblitz]

Wenn einer der Anwälte im Urlaub ist, wird die Post durch die Kollegen bearbeitet und diktiert. Die Akten bekommen dann eine Wiedervorlage nach Urlaubsrückkehr.

[AliceImWunderland]

Wir haben auch die Variante 2. Die Post wird zu den Akten zugeordnet, die Fristen und Termine werden notiert und die Akten mit der Post werden dann an die jeweiligen Sachbearbeiter verteilt. Der Chef bekommt nur die Sachen, die sonst keiner machen kann (Verträge, Beratungen, Prozessschriftsätze etc.). Die ZV macht er eh nicht und die einfachen Sachen wie Terminmitteilung an Mandant etc. machen wir selbst.

[Ciara]

Hier ist es so, dass eine (meistens ich) die Post aus der Zentrale holt, öffnet und den Kolleginnen zuordnet. Diese notieren dann die jeweiligen Fristen für ihre Anwälte auf jeden Fall und legen Sie dann erst den Anwälten vor. Meine kriegen die Post nie ohne Akte.

[icerose]

Wir sind nach Unmengen von Post dazu übergegangen, die Post (wenn mehrere RAe, dann nach Anwalt sortiert) in einer Mappe vorzulegen.
Seit ich hier bin, mache nur ich die Post und das so:
holen, öffen, stempeln, scannen (mit sinnvoller Bezeichnung wie z. B. "Urteil" etc.), Fristen und /oder Termine notieren (doppelt also im Fristenbuch und elektronisch), Verfügung vorbereiten (wie etwa "Durchschrift an Mdt" , "Kfa", "Kore", "WV..." etc.), und dem Anwalt seine Mappe in das dafür vorgesehene Fach legen (das Bringen hab ich mir abgewöhnt).
Und wenn mein Anwalt im Urlaub ist, spar ich mir die Verfügungen, sondern erledige gleich, was geht und /oder muss und fertige ihm eine Liste an, was an welchem Tag passiert ist (Anrufe, Post, Aufgaben an Vertretung abgegeben etc.)
Ich verwöhne meinen Anwalt / Anwälte wohl ganz schön?

Und Variante 3 geht ja wohl mal gar nicht . Da ist ein Haftungsfall ja schon absehbar

[Chrissy Feldy]

Wir hatten jetzt erst Urlaub. Erst war ich zwei Wochen in Urlaub und danach direkt der Chef zwei Wochen.

Meine Post hat er mir per Wiedervorlage/Aufgabe zugeordnet. Aber nicht alles an einem Tag. Klappte prima.
Seine Post während seines Urlaubs habe ich gestempelt, gescannt, Fristen und Termine notiert, Akten/Ordner dazu gesucht und selbständig bearbeitet. War es aufgrund des Eingangs erforderlich, dass der Chef sich äußern muss, so habe ich dem Mandanten geschrieben "nach seiner Urlaubsrückkehr (ab dem ...) wird er sich melden". Mein Chef bekam den Vorgang per elektronischer Aufgabe zugeordnet. Auch natürlich nicht alles gebündelt auf einen Tag.

In der Familienkanzlei, wo ich war, lief es alles anders. Es gab einen Eingangsstempel, der verschiedene Kästchen hatte, wie z.B. "zK" "St" "Fach11" "Eilt" "RA" usw.
Die Eingangspost wurde von der Telefonistin geöffnet und nach Chefs sortiert. Diese bekamen ihre Post in einer Eingangsmappe und versahen den Stempel mit Kreuzen. Diese Mappen bekam der Bürovorsteher, damit er Fristen und Termine notieren konnte. Sodann bekamen die Azubis die Mappen und suchten die Akten. Aufgrund der Kreuze wurden die Akten in die entsprechenden Fächer sortiert. Fach 11 waren übrigens die ReFas, die sowohl ein normales wie auch ein EILT-Fach hatten. Jede ReFA hatte ihre eigenen beiden Fächer.

Die "Brüllanwälte" hatten ein merkwürdiges System. Alle Post wurde täglich ungeöffnet gesammelt. Neue Umschläge auf die alten gestapelt. Täglich kamen mindestens 20 Briefe, meist jedoch weitaus mehr. Wenn der RA wollte, gab er den Befehl "heute wird Post gemacht, aber nicht alles". Tja, dann hat man die Post geöffnet, Vorgang dazu gesucht, Fristen und Termine notiert im PC, im Buch, auf dem Handaktenbogen sowie per Sonderzettel getackert auf dem Handaktendeckel und alles dem RA vorgelegt. Das geschah meist 1 x in der Woche, nie öfter. Dadurch sammelten sich die Fristen natürlich alle an bestimmten Tagen. Waren es zuviel geöffnete Briefe und demnach zu viele Akten, gab es nen ordentlichen Brüller. Zumal die beiden RAs noch nicht einmal das Anwaltsprogramm hatten. Dieses System hat mir überhaupt nicht gefallen. Der Posteingangsstapel war nie leer und lief immer über.