Aktenanlage

[Lirko]

Hallo,

ich arbeite seit nicht ganz zwei Jahren in einer Kanzlei. Diese haben ein furchtbares System für die Aktenanlage.

Wenn man z. B. nach dem selben Gegner suchen möchte, geht das nicht. Es wird einfach jede neue Akte mit Bezeichnung und Aktenzeichen in das jeweils dafür vorgesehene Buch (Strafrecht, Zivilrecht, Unfall, usw.) geschrieben: das war's.

Da ich aber nach meiner Ausbildung in einem ganz anderen Bereich gearbeitet habe und nun wieder bei einem Anwalt, fällt mir keine bessere Lösung ein. Möchte das Ganze umstrukturieren. Die Kanzlei lebt ziemlich im "Mittelalter" was der Stand der Technik usw. anbelangt. Wir besitzen auch keine Anwaltssoftware oder Ähnliches, nur Word

Wie wird es bei Euch gehandhabt? Oder hat jemand Tips...
Kann ich eigentlich einfach während des laufenden Jahres so etwas umstellen? Wie verhält es sich mit den alten, bereits angelegten Akten?

Vielen Dank für Eure Hilfe.

Liebe Grüße

[Ciara]

Wie wäre es mit einer Excel-Tabelle? Darin lässt sich ja auch suchen.

[Lirko]

Wie wäre es mit einer Excel-Tabelle? Darin lässt sich ja auch suchen.

Keine schlechte Idee. Haben wir bereits für die Aktenablage. Jedoch sind unsere Computer nicht vernetzt und müssen dann immer an den PC der Anderen, das nervt. Laut meiner Kollegin "verschiebt" sich auch immer alles in Excel. Meine Kolleginnen kennen sich einfach nicht aus und "zerstören" somit jede Datei

Außerdem habe ich gelesen, man sei dazu verpflichtet diese Listen auch schriftlich aufzubewahren. Es kann ja mal sein, dass solche Daten auf dem PC verloren gehen. Auch Sicherungen können abhanden kommen oder der Datenträger kann defekt sein.

[Tatjana H.]

Also in meiner alten Kanzlei hatten wir auch kein Programm.

Ich habe die Mandanten auf Karteikarten eingetragen in so einem Karteikasten und da war dann immer die aktuelle Adresse auf der Karte, Telefonnummer, etc und die ganzen Aktennummern mit Gegner auf der Rückseite. Und wenn die Akte ins Archiv kam wurde sie einfach auf der Karte durchgestrichen.

So kann auch niemand die Datei schreddern

[AliceImWunderland]

Also in meiner alten Kanzlei hatten wir auch kein Programm.

Ich habe die Mandanten auf Karteikarten eingetragen in so einem Karteikasten und da war dann immer die aktuelle Adresse auf der Karte, Telefonnummer, etc und die ganzen Aktennummern mit Gegner auf der Rückseite. Und wenn die Akte ins Archiv kam wurde sie einfach auf der Karte durchgestrichen.

So kann auch niemand die Datei schreddern

Das ist ein gutes System, wenn man keine Anwaltssoftware hat. Aber wenn ich das richtig verstanden habe, kann man da auch nicht nach Gegner suchen, sondern nur nach Mandant, oder?
Ich wüsste jetzt auf Anhieb keine Möglichkeit, wie man dieses Problem löst.
Aber generell finde ich die Lösung von Tatjana am besten. So können deine Kolleginnen auch die Datei nicht "schrotten".

[Little Wombat]

In der Kanzlei, in der ich vorher war, war es ähnlich wie bei Tatjana. Kein Programm nur Word.

Wir haben diese diese Prozessregisterkarten: http://shop.advo-discount.com/Geschaeft ... ::760.html benutzt. Und dazu 2 Karteikästen. Einer mit den laufenden Akten und einer, wo die ganzen abgelegten Akten einsortiert wurden.

Aber außer Exel fällt mir jetzt auf Anhieb auch keine Alternative ein.

[Nananina]

Also wir haben auch kein Anwaltsprogramm und lösen unser Problem wie folgt:

Wir haben ein dickes Prozessregisterbuch von Advobedarf und da tragen wir die laufende Nummer, die Bezeichnung der Akte, die Anlagenummer und die Kontaktdaten des Mandanten ein (gibt für alles eine Spalte). Hinten im Buch ist dann noch ein ABC-Register, wo wir jeweils die Akte mit dem Anfangsbuchstaben des Mandanten und dann auch nach dem Anfangsbuchstaben des Gegners eintragen, z. B. Meier ./. Schneider wird dann einmal bei M und einmal bei Sch eingetragen.

Haben bisher alle Akten immer wieder gefunden

[Tatjana H.]

Also wir haben auch kein Anwaltsprogramm und lösen unser Problem wie folgt:

Wir haben ein dickes Prozessregisterbuch von Advobedarf und da tragen wir die laufende Nummer, die Bezeichnung der Akte, die Anlagenummer und die Kontaktdaten des Mandanten ein (gibt für alles eine Spalte). Hinten im Buch ist dann noch ein ABC-Register, wo wir jeweils die Akte mit dem Anfangsbuchstaben des Mandanten und dann auch nach dem Anfangsbuchstaben des Gegners eintragen, z. B. Meier ./. Schneider wird dann einmal bei M und einmal bei Sch eingetragen.

Haben bisher alle Akten immer wieder gefunden

Das hatten wir auch. Im Grunde eine gute Sache. Aber mich hat immer aufgeregt, dass du dir da trotzdem noch - wenn auch in geringerem Umfang - die Akten suchen musst. Mit den Karten hast du - wenn sie ordentlich geführt werden - immer alle direkt im Blick von dem jeweiligen Mandanten.

[Lirko]

Vielen Dank für Eure schnellen Antworten und tollen Ideen. Werde wohl das mit den Karteikarten machen

[Daenerys]

Wir arbeiten auch ohne Anwaltssoftware, das geht eigentlich ganz gut.

Führen in Excel ein Prozessregister, da wird eingetragen: Aktennummer, Aktenname (bzw. Sache), Dateiname in Word und einem Feld für die Ablagenummer wenn die Akte mal abgelegt wird.
Zusätzlich haben wir noch ein extra Verzeichnis im Prozessregister - "Mandanten", da sind dann alle Mandanten aufgeführt mit entsprechendem Kürzel für die Aktenbezeichnung (z.b. MEI für Meier) und etwaigem Korrespondenzanwalt im Ausland über den alles läuft (wir sind viel international tätig).
Dann gibt es zu jeder Akte eben eine extra Word-Datei (alles natürlich entsprechend in Ordnern sortiert nach Mandanten usw.).

Für die Ablage haben wir noch ein Buch in Papierform wo dann nochmal Ablagenr., Aktenbezeichnung und Ablagedatum eingetragen werden.

Ist natürlich alles auch nicht total idiotensicher, gerade wenn es um Anschriften geht... Da muss man manchmal schon etwas suchen bis man alles hat weil eben nirgendwo ein Verzeichnis ist in dem alle Mandanten, Korrespondenzanwälte usw. gespeichert sind mit Adressen. Und wenn sich was ändert muss man da auch immer höllisch aufpassen.

Den Tipp mit den Karteikarten werd ich mir mal anschaun, das könnte bzgl. Adressmanagement was sein