Ablage von elektronisch geführten Akten

alexandras · #1

Hallo,

ich bin eher der stille Mitleser und hätte nun auch mal eine Frage bzw. ich bin auf der Suche nach Ideen-Input. Wir bereiten derzeit den Umstieg auf das "papierlose" Büro vor. Die ersten Akten werden auch testweise schon vollständig elektronisch geführt, was auch relativ gut klappt. Nun ist die erste Sache so weit, dass wir sie ablegen können und nun kommt mein Problem: Es liegt ja nix mehr physisch im Archiv rum - aber einfach im PC eine Ablagenummer vergeben bereitet mir irgendwie Bauchweh. Ein paar Gedankengänge hätte ich theoretisch, aber letztlich endet das wieder so, dass Ausdrucke

z. B. Aktenvorblatt mit Vermerk der Ablagenummer in Leitzordner
Ausdruck des Ablageprotokolls (hier kann dann aber nur Datum und Ablagenummer nachvollziehen; was wenn ich nur das Az. habe)
Ausdruck des Aktenregisters mit Ablageakten (muss dann ja auch wieder jemand regelmäßig aktualisieren)

erfolgen, was mir am Ende irgendwie sinnlos erscheint. Vielleicht bin ich einfach noch zu sehr auf Papier getrimmt, sodass mir die einfachste Lösung - einfach ablegen (die Akten- bzw. Ablagenummern etc. sind ja über RA-Micro auffindbar) - zu fremd erscheint.

Arbeitet hier schon jemand rein elektronisch? Wie handhabt Ihr das?

Pepples · #2

Hallo Themenstarter/in

Bitte ergänze dein Profil noch hinsichtlich deiner Tätigkeit

Bitte lies hierzu die Forenregeln (hier: Ziffer 4.)

foreno-grundlagen.php

Das Berufsfeld ist nach reiflicher Überlegung des Forenteams und aus Erfahrung heraus eine Pflichtangabe. Hierdurch können andere User deinen Kenntnisstand in etwa einschätzen und so eine für dich passendere Antwort geben. Außerdem, so hat uns die Vergangenheit gezeigt, kommt es leider immer mal wieder vor, dass Berufsfremde hier Rechtsrat von uns wollen. Auch dagegen soll die Berufsangabe helfen (weil wir ja merken, wenn sich jemand als ReFa ausgibt, es aber nicht ist

).

Bitte fülle das Feld daher aus, da wir uns ansonsten vorbehalten müssen, dein Thema zu schließen.

Sofern die Berufsangabe bereits vor der Softwareumstellung des Forums erfolgt ist, muss diese wiederholt werden. Die neue Software bringt geänderte Eingabefelder mit sich, so dass die Bezeichnung u.U. nicht im Kurzprofil sichtbar ist.

Das Forenteam bittet die Mitglieder, bis zum Ausfüllen des Berufsfeldes durch den Themenstarter einstweilen nicht zu antworten.

Vielen Dank,

Das Forenteam.

alexandras · #3

Hallo Pepples,

die Ergänzung ist erfolgt

Bei der Gelegenheit habe ich auch gleich den Betreff geändert - der vorherige war so überhaupt nicht aussagekräftig.

LG

icerose · #4

naja, rein elektronisch noch nicht. Aber wir machen schon viel "nur" elektronisch, z. B. reine Beratungssachen...
Wenn ich also Ablage habe, druck ich mir zumindest den Aktenbogen mit Aktenzeichen und Ablagenummer/datum, auch, damit mein Archiv, was ist ja leider noch haben muss (und mir irre viel Platz klaut

) keine Lücken hat.
LG

Sans1983 · #5

Wir legen die Akte nur im System ab. Den Handaktenbogen ins Archiv zu stellen bringt mir ja rein gar nichts. Diese Daten hab ich ja im System.
Allerdings muss deine Datensicherung halt auch gut sein, so dass du Sicherungen hast, falls mal tatsächlich was passiert.

Anahid · #6

Ich habe, während die Akte noch läuft, eine Papierakte neben der elektronischen Akte, da wir das hier noch einführen. Wenn die Akte erledigt ist, wird die Akte im System abgelegt und die Papierakte geschreddert. Ich mache keine Ausdrucke von irgendetwas, weil alles im System ist. Wie Sams richtig schreibt, müsst Ihr aber eine bombensichere Datensicherung haben. Denn stell Dir mal vor, das System bricht mal zusammen und alle Systeminhalte wären gelöscht?

icerose · #7

Anahid hat geschrieben:müsst Ihr aber eine bombensichere Datensicherung haben. Denn stell Dir mal vor, das System bricht mal zusammen und alle Systeminhalte wären gelöscht?

genau wegen panischer Angst vor so etwas muss ich hier zweigleisig fahren (trotz doppelter Datensicherung)

Anahid · #8

Siehste...darum arbeiten wir mit einem Unternehmen, die die Sicherung übernehmen. Wenn das mals schief läuft, haben wir jemanden, der haftet.