Wir haben zwei Rechtsanwälte, der eine (etwas jüngere) ist eher der technisch versierte, der andere (etwas älter) eher der altmodischere.
Ich öffne und stemple die Post und scanne sie für den jüngeren Chef auch gleich ein. Wenn zB Schriftstücke vom Gericht, von der Gegenseite und Ladungen usw. zugehen, dann mache ich meistens schon eine entsprechende E-Mail für den Mandanten und schicke ihm die Sachen, dabei setze ich meinen Chef auf cc und dann sieht er a) was gekommen ist und b) dass der Mandant das bereits bekommen hat.
Bei Schriftsätzen die nicht per E-Mail an den Mdt gehen oder bei denen ich weiß, dass der Chef davor noch etwas erleidgen will, scanne und schicke ich die Datei als E-Mail nur an den Chef mit der Bitte um Anweisung. Das funktioniert in der Regel richtig gut.
Die ganze Post wird dann dem älteren Chef in Papierform vorgelegt und kommt bei uns in den Rundlauf. Da ich all meine Unterlagen schon gescannt habe, macht es auch nichts, wenn die Post etwas länger im Rundlauf ist, da der Chef und meistens der Mdt das Schriftstück dann in der Regel schon haben.
Neuer Arbeitslauf, Tipps gesucht!
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StefanieKlatt280986
Also wir arbeiten seit einiger Zeit alles digital ab und heften zusätzlich alles ab.
Bei uns läuft der Posteingang wie folgt ab:
Unser Empfang öffnet die Post und sortiert sie (bei uns nach Häusern, da wir zwei Häuser sind und im Haus selbst nach Stockwerken bzw. Büros).
Unsere Bürovorsteherin überprüft die komplette Post; daraufhin wird die Post durch unsere Auszubildenden eingescannt und uns digital in unser Postfach gelegt, danach folgt die Papierform.
Ich arbeite die Post dann durch und versende gleich alles an die Mandantschaft was möglich ist mit Aufforderungen zur Stellungnahme oder einfach nur zur Kenntnis. In diesem Zug bekommt mein Chef eine "digitale Aufgabe". Hier sieht er das Dokument und was ich damit gemacht habe. Er könnte mir dann z. B. sagen, dass er die Akte gerne noch vorgelegt bekommen möchte.
Läuft eigentlich ganz gut, weil mein Chef selbst sehr schlampig ist und eigentlich nie auf dem aktuellen Stand... so habe zumindest ich gleich alles im Blick und kann den Mandanten mit den neuesten Informationen versorgen. Da sowieso 2/3 per e-Mail korrespondiert wird ist das eine echt coole Sache!!
Bei uns läuft der Posteingang wie folgt ab:
Unser Empfang öffnet die Post und sortiert sie (bei uns nach Häusern, da wir zwei Häuser sind und im Haus selbst nach Stockwerken bzw. Büros).
Unsere Bürovorsteherin überprüft die komplette Post; daraufhin wird die Post durch unsere Auszubildenden eingescannt und uns digital in unser Postfach gelegt, danach folgt die Papierform.
Ich arbeite die Post dann durch und versende gleich alles an die Mandantschaft was möglich ist mit Aufforderungen zur Stellungnahme oder einfach nur zur Kenntnis. In diesem Zug bekommt mein Chef eine "digitale Aufgabe". Hier sieht er das Dokument und was ich damit gemacht habe. Er könnte mir dann z. B. sagen, dass er die Akte gerne noch vorgelegt bekommen möchte.
Läuft eigentlich ganz gut, weil mein Chef selbst sehr schlampig ist und eigentlich nie auf dem aktuellen Stand... so habe zumindest ich gleich alles im Blick und kann den Mandanten mit den neuesten Informationen versorgen. Da sowieso 2/3 per e-Mail korrespondiert wird ist das eine echt coole Sache!!