Neuer Arbeitslauf, Tipps gesucht!

Hier hinein gehören alle Themen rund um Büroorganisation, Büroverwaltung, Kanzleiorganisation etc.
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Bellinda
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#1

12.06.2015, 11:02

Aktuell haben wir lediglich Handakten, die Eingangspost wird nicht eingescannt.. Wir arbeiten mit dem Programm Ajur, was sehr einfach gehalten ist. Da ja ab dem 01.01.2016 die elektronischen Gerichtspostfächer eingeführt werden, möchte ich uns dementsprechend anpassen. Ich hätte dazu gerne ein paar Tipps, auch im Hinblick auf eure Arbeitsabläufe! Mein Chef ist sehr chaotisch, ich arbeite erst seit einem halben Jahr für ihn und ich hab lediglich ein Jahr Berufserfahrung. Mir fällt es noch etwas schwer, da eine gewisse Struktur reinzubringen.. :angst

Würde mich freuen, wenn ihr ein paar gute Ratschläge habt. :nachdenk
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#2

12.06.2015, 11:55

Ja, vor allem mit Blick auf die von Dir angesprochenen elektronischen Postfächer (Einrichtung erfolgt ja sowohl auf Seiten der Rechtsanwaltskammer als auch auf Gerichtsseite verpflichtend) würde ich mich über Erfahrungsberichte, Zukunftsaussichten usw. freuen.

Konkrete Tipps für grundsätzliche Arbeitsabläufe sind regelmäßig eher schwer, da es doch jede Kanzlei bzw. jeder Anwalt anders macht. Hast Du etwas Konkretes, was Dir in der Kanzlei "Bauchschmerzen" bereitet?

Viele Grüße
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Bellinda
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#3

12.06.2015, 22:09

Gerade im Hinblick auf die Postbearbeitung (erst dem Ra vorlegen, erst einscannen und dann vorlegen o.ä.) oder auch zeitliche Abläufe (bei uns kommen die Wiedervorlagen oft zu kurz) wären Erfahrungsberichte toll..

Vielleicht arbeitet hier ja schon jemand mit elektronischen Postfächern? :kopfkratz
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Ernie

#4

13.06.2015, 13:24

Bei uns wird erst gescannt, dann dem RA zur Bearbeitung vorgelegt. Dies hat den Vorteil, dass bei Anrufen gleich auf den ersten Blick im PC der Posteingang gesehen werden kann und entsprechende Auskunft erteilt werden kann.
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Bellinda
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#5

13.06.2015, 23:22

Das ist schon mal hilfreich, danke! :wink2
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Chrissy Feldy
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#6

14.06.2015, 12:58

Also mit den elektronischen Fächern kann ich Dir nicht helfen. Leider. Das lasse ich auch erst einmal auf mich zu kommen und werde mich da auch noch speziell einlesen.

Ich arbeite 4 Stunden pro Tag. Da ist gute Organisation gefragt, wenn ich selbst auch noch Akten weg arbeiten möchte.

Faxe kommen bei uns am PC an. E-Mails landen an meinem PC. Somit ist meine erste Aufgabe, die Faxe auszudrucken und der Akte elektronisch und auch so zuzuordnen. Die Mails ordne ich der Akte elektronisch zu und schiebe diese dem Anwalt über den internen Postweg zu. Ist ein Handgriff bei Advoware.

Dann öffne ich die Post, stempel diese und sortiere diese den Akten zu. Sodann notier ich die Fristen und Termine sowohl im PC wie auch im Buch. Da ich noch in der Probezeit bin und nicht alles in dem für mich neuen Bereich so kenne, bekommt der Anwalt diese Post sodann erst einmal vorgelegt.

Dann druck ich die Wiedervorlagen aus, such die Akten dazu. Die meisten Akten landen davon bei mir.

Erst wenn diese Schritte vollzogen sind, komme ich dazu, auch mal Akten zu bearbeiten.

Wir haben uns darauf geeinigt (Chef und ich), dass beim Bearbeiten der Post (also wenn diese vom Chef zurück kommt) die Gerichtspost eingescannt wird. Alle andere Post jedoch nicht. Das geht relativ fix und ich kann diese eingescannte Post sodann direkt an den Mandanten per Mail senden.
L.G. Chrissy
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#7

15.06.2015, 11:24

Nach der Konkretisierung hier ein Beispiel, wie es bei uns gehandhabt wurde:

In der Früh erfolgt die Postbearbeitung (einscannen, Fristen eintragen, Kalender pflegen), hiernach kann man die Sachen dem Chef vorlegen. In der Zeit der Bearbeitung können dann die Wiedervorlagen erledigt werden. Hiernach bekommt man (im Bestfall) die Poststücke vom Chef zurück und kann diese Versenden.

Diese Arbeiten sind dann so bis Mittag durch und man kann sich somit am Nachmittag um die anderen Arbeiten wie Diktate usw. kümmern.
elsa
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#8

16.06.2015, 15:24

Also bei uns wird die Gerichtspost noch vor Arbeitsbeginn geholt und dann, wenn die weitere Post von der Citipost gebracht wurde, wird sie unserer Bürovorsteherin vorgelegt. Diese geht die Posteingänge durch und verfügt diese für die Mitarbeiter ( Klebt ganz einfach einen Post-it mit dem Namen der Mitarbeiterin drauf, die diesen Posteingang bearbeiten soll ). Dann bekomme ich die Post, scanne sie ein, suche die Akten dazu raus und lege sie dann den einzelnen Mitarbeitern vor.

--> Da wir hauptsächlich ein Notariat sind, kommt es sehr selten vor, dass Eingangspost direkt zu meinem Chef kommt. aber auch dann wird der Eingang erst entsprechend von der Bürovorsteherin verfügt, eingescannt und mit der Akte vorgelegt.

Während die Eingänge von den Kollegen bearbeitet werden, kümmere ich mich um Wiedervorlagen, Stadtgang, Diktate, anzulegende Akten, Grundbuchauszüge usw. und am Nachmittag werden alle Postausgänge in Postmappen gelegt, welche die Bürovorsteherin mit dem Chef gemeinsam durchgeht und er unterschreibt. Dann kommen die Postmappen zu mir und ich tüte nur noch ein, faxe, maile und kontrolliere die Unterschriften.
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Bellinda
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#9

16.06.2015, 21:34

Herzlichen Dank für eure Erfahrungsberichte! Ich werde ein paar Tipps umsetzen, allerdings haben wir momentan aufgrund des Poststreiks keine Eingangspost.. :schock :lolaway

Die RA-Kammer Schleswig-Holstein bietet nächsten Monat eine Infoveranstaltung bzgl. der elektronischen Gerichtspostfächer an, vielleicht gibt's das ja auch in anderen Bundesländern?

Schönen Abend noch :huepf
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sporty12
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#10

30.06.2015, 16:04

Also bei uns wird die Post geholt und dann in die Akten abgeheftet.
Danach sichten wir die Akten mit dem Poststück und erstellen teilweise schon die Ausgangsbriefe.

Geht die Akte inkl. Schirftstück an meinen Chef und er diktiert dazu was, schreibt ein paar Wortfetzen drauf - die ich dann ausformulieren darf - und dann wird der Ausgangsbrief zusammen mit dem Eingangsbrief gescannt und zur Akte gespeichert.
Leider müssen wir die Datei dann beim Speichervorgang immer noch umbenamsen, damit man direkt sieht, das ist ein PE und PA zusammen.
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