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Hallo ihr Lieben,

ich habe mal eine organisatorische Frage an Euch. Wie läuft das bei euch mit dem/n Fristenkalender/n? Wir haben bisher immer nur einen großen Kalender, wo früher auch die Besprechungstermine sowie Gerichtstermine und sämtliche Fristen notiert wurden/und noch werden. Jetzt haben wir jedoch 1 Anwalt dazubekommen, welcher auch ziemlich viele Akten und dementsprechend viele Fristen hat. Der Kalender platzt somit regelmäßig aus allen Nähten. Nun ist die Vereinbarung mit den Chefs getroffen worden, dass sämtliche Ablauffristen nur noch von den Anwälten zu streichen sind. Ist auch soweit okay. Jetzt habe ich mit einem Chef vereinbart, dass dieser zusätzlich auch noch seine auf ihn lautenden Fristen komplett (also auch die Genau- und die Vorfristen) alleine streicht. Hier hatte ich nun den Vorschlag eingebracht, dass es dann doch sinnvoll wäre, wenn wir für die Anwälte jeweils einen schmalen Fristenkalender mit den jeweiligen Fristen führen, welcher dann morgens zusammen mit den rausgesuchten Akten vorgelegt wird. So haben alle Anwälte zur gleichen Zeit ihre Fristen auf dem Tisch liegen und können entsprechend bearbeiten und streichen. Er möchte jedoch an dem großen Kalender, welcher jedoch aufgrund der Vielzahl der Fristen, inzwischen sehr unübersichtlich geworden ist, festhalten.

Was meint ihr dazu? Würdet ihr auch den alten weiterführen oder für eine "Neuerung" kämpfen???

PS: Ich kenne das nur aus meinem alten Büro so, dass jeder Chef seinen eigenen Fristenkalender hatte. Man kann ja farblich differenzieren, so dass man gleich den Unterschied sieht, wenn beide Kalender auf einem Platz liegen. Ich fände dies, ehrlich gesagt, um einiges effektiver, auch für meine Kollegin, die die Fristen raussucht, weil so gleich eine Zuordnung erfolgt.

Ich würde bei mehreren Anwälten auch immer entsprechend viele Fristenkalender empfehlen. Ist einfach einfacher und übersichtlicher. Und ich bevorzuge auch den Outlook-Kalender, wobei dieser in meinem jetzigen Büro leider gar nicht benutzt wird bzw. die Kolleginnen sind mit der Technik nicht so begeistert wie ich und finden es Schwachsinn - aber jeder so, wie er es mag.

Outlook führt ihr dann für die Besprechungen und Gerichtstermine? Oder auch für die Fristen?
Wir führen Outlook lediglich für die Besprechungs- und Gerichtstermine und von daher ist der alte Kalender eben überholt (meine Meinung )

Wir haben einen großen Fristenkalender, in den alle Fristabläufe eingetragen werden mit dem jeweiligen Vermerk in Klammern dahinter, welcher RA zuständig ist. Die Fristen werden aber auch noch einmal im Datev notiert, dort dann mit Vorfrist. Derjenige der dann frühs die WV raussucht, druckt für jeden RA eine Fristenliste mit den jeweiligen täglichen Vorfristen und Fristabläufen aus und sucht die Akten auch mit raus. So ist das Fristenbuch übersichtlich und immer am gleichen Platz, aber jeder RA hat auch seine eigenen Listen vor Augen. Zusätzlich notieren sich die RA auch teilweise Fristabläufe in ihre Outlook-Kalender um noch einmal daran erinnert zu werden.

Damit keine Fristen am Ende Tages untergehen haben wir uns in unserem Outlook-Kalender noch eine Erinnerung eingestellt, dass wir die RA täglich nochmal an die offenen Fristabläufe erinnern bzw. nachfragen, was gestrichen werden kann. Das System funktioniert sehr gut, gerade weil in manchen Akten, die meine Kollegin und ich fast alleine bearbeiten, die Fristen teilweise auch von uns gestrichen werden können (also nur so Sachen wie zB Zahlung GVZ-Kosten).

In meinem alten Büro sind über Outlook die Gerichts- Besprechungs- Telefontermine notiert worden (so konnte ich ja quasi über mein Outlook-Konto meinen Chef überall "einladen" und somit bekam er entsprechend vor seinen Terminen eine Erinnerung geschickt). Ist insofern - meiner Meinung nach - sinnvoll, weil man auch Mandanten zum Termin "einladen" kann und die somit auch eine Info in Ihrem Kalender stehen haben. - wie gesagt - hier will das keiner einführen.

Und da wir mehrere Anwälte hatten, hatten wir für jeden Anwalt einen eigenen Fristenkalender.

Mit der Outlook-Erinnerung arbeite ich auch inzwischen. Finde das auch sehr praktisch, weil nichts vergessen werden kann. Und die Erinnerung für Gerichtstermine funktioniert auch sehr gut!
Was die eigenen Fristenlisten angeht, genau auf so etwas möchte ich hinaus. Das jeder Anwalt eben zusammen mit den jeweiligen Akten eine Liste oder eben einen Kalender vorgelegt bekommt und eine genaue Übersicht hat. Mit einem großen Kalender geht das ja sehr schwer. Und wenn die Anwälte sich abwechseln, ist ja auch nicht gewährleistet, dass der erste Anwalt zeitnah den Kalender an seine Kollegen abgibt. Und schon haben wir wieder den Schlamassel, den wir ja eigentlich vermeiden wollen!

Was spricht denn gegen mehr Kalender (für jeden Anwalt einen)?

Wir haben einen zentralen Fristkalender für die gesamte Sozietät, der inzwischen aus zwei "Bänden" besteht. Dazu hat jedes Dezernat einen weiteren "sekretariatseigenen" Fristkalender, hierbei ist es je nach Sekretariat unterschiedlich, ob dies digital, analog oder sowohl als auch geschieht. Der Vorteil an dem Zentralkalender liegt bei uns einfach darin, dass die ablaufenden Fristen von der/dem zuständigen ReNo/ReFa beim Passieren des Empfangs dort gestrichen werden muss, und somit kein Fristablauf "unter den Tisch fällt".

Edit: Ist sicherlich auch immer eine Frage der Größe der Kanzlei, aber ich halte einen zentralen Kalender, in dem wirklich ALLE Fristabläufe der gesamten Kanzlei stehen, für tatsächlich sehr praktisch.

Wir schreiben alle Termine u. Fristen in den Outlook Kalender. Nebenbei führen wir noch einen (Papier)Kalender, wo noch zusätzlich Alles notiert wird (sollte der Computer einmal den Geist aufgeben - muss man angeblich auch aus Haftungsgründen besitzen).

Wir haben dieses System nun schon seit 2 Jahren und alle sind super zufrieden

148 hat geschrieben:Wir schreiben alle Termine u. Fristen in den Outlook Kalender. Nebenbei führen wir noch einen (Papier)Kalender, wo noch zusätzlich Alles notiert wird (sollte der Computer einmal den Geist aufgeben - muss man angeblich auch aus Haftungsgründen besitzen).

Wir haben dieses System nun schon seit 2 Jahren und alle sind super zufrieden

Wir haben auch beides für Termine, Fristen werden nur im Papierkalender notiert. Wobei wir für Termine RAM benutzen und Outlook lediglich zum synchronisieren.

Ich finde einen Fristenkalender auch deutlich angenehmer, zumindest in kleineren Kanzleien. @tweety79: Wieviele RAs habt ihr denn jetzt? Und werden nur Fristen oder auch Wiedervorlagen im Kalender notiert?