FoReNo.de

Es ist alles in der E-Akte vorhanden und ich kann dort schnell alles nachschlagen oder per Suchfunktion suchen.

Wie suchst du denn in der E-Akte? Verschlagwortet ihr?

Chrissy Feldy hat geschrieben:Nutzt Ihr diese nur so, dass Ihr den Mandanten etc. Schreiben online zur Verfügung stellt oder erhaltet Ihr darüber selbst auch Dokumente vom Mandanten etc.?

ja, bei uns können auch Mandaten was einstellen. Da kriegt dann jeder (der Zugriff auf diese Akte haben darf) eine Mail, dass was neues drin ist - dann guckt man und gut ist. Wenn ichs brauch, dann druck ich das für Handakte (die ich noch nicht abschaffen darf) Kann ich nur wärmstens empfehlen.

@Soenny: ja, wir verschlagworten die Dokumente so, dass man in etwa bzw. genau weiß, was es ist.
achso, und die Dokumente sind farblich sortiert (nach Gericht=rot, Mandant=grün, ZV-Titel=pink und so weiter)

Ist ja irre, was das Arbeit ist, ginge hier bei dem Postaufkommen gar nicht Was ich total doof finde, daß man nicht mal nach Adressaten sortieren kann in der E-Akte und alles durchsuchen muß

Soenny hat geschrieben:Was ich total doof finde, daß man nicht mal nach Adressaten sortieren kann in der E-Akte und alles durchsuchen muß

deshalb ist es wichtig, dass die Dokumente so exakt wie möglich bezeichnet sind, und deshalb bind ich mir die Zeit ans Bein - ich brauch im Schnitt täglich ne Stunde für den Posteingang (alles in allem).

Du meinst die Angaben in den sog. Metadaten und beim Speichern das Feld "Bemerkung" oder? Das wird hier ausgefüllt, aber deshalb kann ich immer noch nicht vernünftig suchen oder sortieren, daß mir im Explorerbaum z.B. nur Schreiben an und von der RSV angezeigt werden.

Soenny hat geschrieben:Du meinst die Angaben in den sog. Metadaten und beim Speichern das Feld "Bemerkung" oder?

ja, beides. Wichtig ist aber die Verschlagwortung in den sog. Metadaten - nur dann kann jeder sehen, wie die Datei heißt (also auch in der Online-Akte)
ich will ja nicht alles öffnen müssen, wenn ich was suche

Verschlagwortung in den sog. Metadaten

Das machst du wie genau?

Soenny hat geschrieben: Verschlagwortung in den sog. Metadaten



Das machst du wie genau?

ich scanne die Dokumente an einen extra dafür bestimmten Ort und gleich mit der bestimmten Bezeichnung (Tastatur) - dann werden sie so (lesbar) abgelegt. Ich glaube, das ist in den Grundeinstellungen für den Scanner so festgelegt - ich habe aber leider nur 24 Zeichen dafür ist manchmal dünne, aber alle kennen meine Abkürzungen aber das geht wirklich nur beim Scannen, später leider nicht mehr

Ok dann muß ich RAM noch mal ausquetschen. Wir scannen direkt über RAM ins E-Postfach (per Omnipage) und hier wird wirklich alles ausgefüllt, vernünftig suchen oder sortieren geht trotzdem nicht

Soenny hat geschrieben:deshalb kann ich immer noch nicht vernünftig suchen oder sortieren, daß mir im Explorerbaum z.B. nur Schreiben an und von der RSV angezeigt werden.

Das kann man lösen, indem man in der E-Akte entsprechende Unterordner anlegt, in die dann beispielsweise die Korrespondenz mit der RSV abgelegt wird. Und die Unterordner können - falls erforderlich - wieder Unterordner enthalten. Beispiel: Ein Unterordner in Zivilsachen bei uns heißt "Gerichtsakte", der besteht aus den Unterordnern "Gericht", "Schriftsätze", "Anlagen" und "Sonstiges" (z.B. Sachverständige etc.). Der Unterordner "Schriftsätze" wiederum enthält die Unterordner "Mandant" und "Gegner", genauso der Unterordner "Anlagen".

Das kann man sich individuell einrichten. Wir haben uns vorher alle zusammengesetzt und beraten, wie wir für die jeweiligen Dezernate die Ordnerstruktur haben wollen. Und nach diesen Wünschen haben wir Musterakten für Zivilrecht, Mietrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht, Beratung etc. erstellt, die bei der Aktenanlage über die Funktion "Akte kopieren" verwendet werden. So sind alle Unterordner schon da und müssen nicht jedesmal mühsam händisch erstellt werden. Klappt prima. Nur die Anwälte müssen beim Abspeichern von Mails und Schriftstücken noch lernen, die Unterordner zu beachten, sonst hängt alles Abgespeicherte unten drunter und man findet wieder nichts.