Elektronische Akten - hat die jemand - Erfahrungen gesucht

Hier hinein gehören alle Themen rund um Büroorganisation, Büroverwaltung, Kanzleiorganisation etc.
choernch
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 23
Registriert: 15.03.2013, 13:55
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: WinMacs

#1

09.03.2015, 13:54

Hallo!

Wir überlegen die Einführung von elektronischen Akten, weil wir uns mit einer Kanzlei zusammen schließen wollen und dann 2 Standorte haben. Hat jemand Erfahrungen mit elektronischen Akten? Wie organisiert ihr das?
Danke
gkutes

#2

09.03.2015, 14:08

ich hasse es, weil es ein mega Aufwand ist, den ganzen Schmu immer einzuscannen und zur Akte zu speichern.
Ich wüsche schon mal viel Spaß! =(
Benutzeravatar
Bijabel
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 52
Registriert: 10.11.2014, 15:12
Beruf: Rechtsreferent - Quereinsteiger
Software: RA-Micro

#3

09.03.2015, 14:26

gkutes hat geschrieben:ich hasse es, weil es ein mega Aufwand ist, den ganzen Schmu immer einzuscannen und zur Akte zu speichern.
Ich wüsche schon mal viel Spaß! =(
So schlimm ist das doch gar nicht ;)

Wichtig ist eine einheitliche Struktur, wie was abgelegt wird und eben auch zeitnah. Klar ist die Scannerei aufwändig, aber viele Dinge kommen und gehen doch auch per Mail und können so direkt abgespeichert werden. Ich finde es vom Suchprozess einfacher schnell in der E-Akte zu schauen und nicht erst die Papier-Akte raussuchen zu müssen, die vielleicht noch auf einem Schreibtisch liegt. :pfeif
Wenn zwei Menschen immer die gleiche Meinung haben, taugen beide nichts. Konrad Adenauer
Wer allein mit einsam verwechselt, der hält auch Stille für lautlos. Hermann Lahm
Fräulein Fit

#4

09.03.2015, 14:41

Ein Bereich von uns hat E-Akten.
Grundsätzlich finde ich es eigentlich richtig gut... es spart ne Platz im Büro, allerdings muss man da wirklich ne Struktur haben!
Für meine Anwälte wäre das z.B. gar nichts :pfeif
Benutzeravatar
Dany1981
die dunkle Fee
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 11192
Registriert: 02.02.2012, 10:12
Beruf: Rechtsanwaltsfachangestellte
Software: RA-Micro
Wohnort: Niederbayern an der A92

#5

09.03.2015, 14:54

Also wir sind ja nur ne kleine Kanzlei und haben beides. Praktisch wenn es schnell gehen muss...aber ich muss sagen, ich hab lieber die Papierakte vor mir. Gerade wenn ich mehr lesen muss.
Was auch wichtig ist, für mich zumindest, dass die eingescannte Datei so gut wie möglich beschrieben ist. Liste kann ja ganz schön lang sein. :)
"Das Leben ist zerbrechlich. Binnen eines Lidschlags kann einem alles genommen werden. Es ist leicht, sich ein Gefühl falscher Sicherheit zuzulegen. Ich lasse mich lieber auf die Zerbrechlichkeit des Lebens ein und genieße es hier und jetzt in seiner ganzen majestätischen Schönheit."

Ich finde, Francis Ackerman jr. hat dies sehr schön zum Ausdruck gebracht. :mrgreen:
Benutzeravatar
Kanzleihund
Absoluter Workaholic
Beiträge: 1714
Registriert: 16.01.2012, 20:55
Beruf: Rechtsanwältin
Software: Phantasy (DATEV)

#6

09.03.2015, 15:29

Wir arbeiten fast ausschließlich mit elektronischen Akten. Finde ich sehr gut, weil man wirklich immer auf alle Dokumente (dies sind in der Insolvenzverwaltung so einige) Zugriff hat. Wenn man längere Dokumente nicht ausschließlich am Bildschirm lesen will, druckt man sich das Schriftstück notfalls nochmals aus.

Mit dem richtigen Scanner (wir haben einen Hochleistungsscanner, der Vor- und Rückseite in einer "Affengeschwindigkeit" gleichzeitig liest) ist das Einscannen kein größerer Aufwand als das beständige Aktensuchen.
"Mein Leipzig lob ich mir, es ist ein klein Paris und bildet seine Leute" ("Faust, der Tragödie erster Teil")
Benutzeravatar
AnjaZ
Absoluter Workaholic
Beiträge: 1330
Registriert: 28.08.2008, 13:52
Beruf: ReNo-Fachangestellte
Software: RA-Micro
Wohnort: Schleswig-Holstein

#7

09.03.2015, 16:06

Wir haben auch angefangen, alles einzuscannen und führen nun die normale Handakte und die E-Akte. Ich lese eigentlich lieber meine Handakte, allerdings denke ich, dass wir kurz über lang nicht davon wegkommen, alles elektronisch zu erfassen und uns umzustellen. Daher wollen wir es uns nun auch angewöhnen.
Wenn die Akte mal nicht so schnell zur Hand ist, finde ich es schon praktisch, in die E-Akte zu schauen.
Zunächst dachten wir auch, dass das Einscannen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, wir haben aber festgestellt, dass sich das in Grenzen hält. Man muss aber auch zeitnah die eingescannten Dokumente zur E-Akte speichern, damit man die Vorteile der E-Akte nutzen kann.
Gruß Anja
_________________________

Beginne jeden Tag mit einem Lächeln!!!
Benutzeravatar
Riverside
Die KatastroFee
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 3765
Registriert: 21.06.2013, 10:04
Beruf: ReFa /Rechtsabteilung
Wohnort: Oberpfalz

#8

10.03.2015, 11:30

Wir haben in der Rechtsabteilung elektronische Akten und der Aufwand des Scannes ist geringer als der Aufwand beim Papierakten suchen.
Dracarys!

Nenn mir eine Farbe zwischen 1 und 10. Aber nicht Februar! Das ist kein Land!
Bild
likema31
Kennt alle Akten auswendig
Beiträge: 587
Registriert: 23.06.2009, 21:00
Beruf: Rechtsanwältin

#9

10.03.2015, 12:49

Wir haben beides. Eingangspost wird eingescannt und wenn möglich, dem Mandanten direkt per Mail weitergeleitet. Schriftverkehr mit RSV etc. führen wir fast nur noch per Mail.

Faxe erhalten wir per Mail, sodass wir diese gleich abspeichern können.

Zugegeben, es ist ein wenig mehr Aufwand, macht aber das Suchen leichter und man muss natürlich die Dokumente so bezeichnen, dass man sie wieder findet.
gkutes

#10

10.03.2015, 15:03

also wenn ich alles wegschmeißen könnte, was ich einscannt habe, dann wäre es vielleicht nicht so aufwendig. Aber die Gerichtsakten gibt es ja trotzdem noch. Is den Anwälten dann doch zu heikel, mitm Laptop in die Verhandlung zu gehen (wenn sie denn überhaupt einen Laptop haben).

doppel führen find ich jedenfalls Murks. Man sollte sich schon für eine Version entscheiden.
Antworten