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15.06.2016, 04:46
Da staunt der Laie und der Fachmann wundert sich!
Wir führen seit 15 Jahren elektronische Akten und fahren gut damit. So hat jeder auf seinem Rechner alle Akten jederzeit griffbereit, ob im Büro oder unterwegs. Und wir müssen in Thailand viel reisen, da sind elektronische Akten im Laptop der Weg überhaupt.
Wenn man eine vernünftige Ablage macht, gibt es auch keine Schwierigkeiten, sie oder gewisse Dokumente zu finden. Wir legen die Akten unter der Sachbezeichnung (abgelegt nach Jahren) an und setzen vor die kurze Inhaltsangabe (z. B. Klage, Klage mit Alagen usw.) jeweils ein 001., 002. usw. Ergeben sich Nebensachen, kann man je nach Naturell einen neuen Ordner anlegen oder wie wir dann ein A, B oder c davorsetzen. Dann sortiert sie der Rechner entsprechend.
Bei uns gibt es gewisse zwingende Gründe so zu verfahren: 1. Wir haben in DE lediglich einen Zustellungsbevollmächtigten, wohin die Ämter ihre Post schicken. Das wird dort eingescannt und per Mail an uns überlassen, es kann also in Echtzeit reagiert werden. Die Schreiben kommen selten mal per Post nach Thailand.
2. Hier werden keine Akten verschickt. Fälle beginnen generell bei der Polizei. Die versucht zu vermitteln, kommt es zu keiner Einigung, werden sie an die Staatsanwaltschaft weiter geschickt. Man muß also grundsätzlich zur örtlich zuständigen Polizei bzw. Gericht. Bei uns kann das bei Sachen in etwa Bangkok (von uns 700 km entfernt) also ziemlichen Reiseaufwand geben (einschließlich Hotelkosten usw.), ist aber gut für die Abrechnung (Stundensatz). Dann sitzen alle Anwälte an Tischen zwischen dem Gericht und der Staatsanwaltschaft (unter Palmen bzw. Bäumen), der Staatsanwalt kommt mit den Akten und händigt sie dem zuständigen Anwalt zur Einsicht aus, bevor sie zum Gericht geht. Als es noch keine Technik wie heute gab, saßen die Kollegen dann an den Tischen und schrieben per Hand ab, was sie für wichtig hielten. Heute kann man das eben einscannen! Wer wollte das noch zu Papier bringen?!
Es hat einen weiteren Vorteil: Man kann über Suchfunktion auf dem Rechner per Stichwort einzelne Sachen gleichen Inhalts suchen. Wir verwenden dazu Google Desctop, kann man hier laden:
by Soenny: Link wegen Werbung entfernt!
Das Programm sucht die Worte in allen kompletten Dokumenten, nicht nur in der Überschrift, wie üblich. Da fallen dann auch vergleichbare Funde an, womit man noch vergleichen und ggffls. ergänzen kann. Außerdem verwenden wir (gerade für Schengen-Visa usw.) viele Merkblätter, die - wo immer man gerade ist - an die Mandanten versandt werden können (pdf) und haben sonst viele Stichworte, zu denen wir Hilfe aus dem Rechner suchen können. Geht schneller als in Büchern zu suchen (haben wir zwar auch, digitalisieren aber oft), zumal man Bücher unterwegs nicht dabei hat. Allerdings haben wir viele auch digitalisiert.
Ohne E-Akten wären wir aufgeschmissen.
