Elektronische Akten - hat die jemand - Erfahrungen gesucht

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icerose
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#51

13.03.2017, 17:07

da ich ja noch beidgleisig fahre ( :sad: ), hefte ich die Faxberichte ab. Aber wenn es soweit kommt, dass wir ohne Papier arbeiten, ich denke, dann scanne ich sie und werfe das Papier weg. Was mich auf eine Idee bringt (eingehende Faxe werden automatisch im Posteingang gespeichert, vielleicht geht das mit Faxsendeberichten auch, spart mir das scannen), muss ich gleich mal den Admin fragen, ob das machbar wäre. ;)
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Anahid
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#52

13.03.2017, 17:58

icerose hat geschrieben:Was mich auf eine Idee bringt (eingehende Faxe werden automatisch im Posteingang gespeichert, vielleicht geht das mit Faxsendeberichten auch, spart mir das scannen), muss ich gleich mal den Admin fragen, ob das machbar wäre. ;)
Geht bei mir leider nicht. Die Berichte muss ich einscannen.

Meine eigenen Akten laufen ab diesem Jahr nur noch elektronisch. Mein Chef arbeitet noch zweigleisig.
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Pepsi
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#53

14.03.2017, 07:25

Und ansonsten hebt ihr nur vollstreckbare Ausfertigung, also Titel auf ?
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#54

14.03.2017, 08:29

Meine Meinung dazu ist: Ja es ist aufwendig die Sachen einzuscannen und zur Akte zu speichern ABER es ist einfach super praktisch. Wenn Mandanten anrufen und etwas wissen wollen muss man nur das Aktenzeichen im PC eingeben und schon hat man die gesamte Akte auf einem Blick ohne vorher den Mandanten in die Warteschleife zu stellen, die Akte zu suchen, die dann möglicherweise beim Anwalt im Büro ist oder sonst irgendwo wo man sie auf anhieb nicht findet. Wichtig ist aber meiner Meinung nach die Sorgfalt. Es muss dann auch tatsächlich alles eingescannt werden, weil wenn die Hälfte fehlt bringt es leider nichts. Wir haben die E-Akte von RA-Micro benutzt und die ist super. Liebe Grüße :)
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#55

14.03.2017, 10:04

Pepsi hat geschrieben:Und ansonsten hebt ihr nur vollstreckbare Ausfertigung, also Titel auf ?

Ja richtig. Titel, Vollmacht - dafür habe ich extra Ordner. Unterlagen vom Mandanten werden nach Möglichkeit sofort wieder ausgehändigt. Man kann über die Notizen zur Akte hervorragende Vermerke machen, wenn sich noch irgendwelche Unterlagen im Haus befinden, sodass die beim Aufrufen der Akteninfo sofort auftauchen.

Mit der E-Akte kann man super arbeiten. Um die übersichtlicher zu gestalten, kann man Unterordner anlegen. Ich hab z.B. auf diese Art einen Gerichtsteil, einen Unterordner für ZV, einen für Zahlungsverkehr wo auch meine Rechnunen abgespeichert werden usw., sodass man Sachen auch - gerade bei umfangreichen Akten - leichter findet. Unumgänglich ist m.E. ein zweiter Bildschirm. Ich habe das und kann so auf dem einen Bildschirm die E-Akte öffnen und auf dem anderen Bildschirm schreiben. So kann ich in der E-Akte "blättern", während ich mein Schreiben erstelle, ohne immer auf einem Bildschirm die Fenster wechseln zu müssen. Hilft ungemein und spart natürlich zusätzlich Zeit.
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#56

14.03.2017, 10:07

Wir arbeiten auch zweigleisig...muss aber gestehen, dass ich mich von meiner Papierakte auch nicht trennen kann und will. Unsere E-Akten sind sicherlich übersichtlich, aber ich blättere lieber in meiner Papierakte.
"Das Leben ist zerbrechlich. Binnen eines Lidschlags kann einem alles genommen werden. Es ist leicht, sich ein Gefühl falscher Sicherheit zuzulegen. Ich lasse mich lieber auf die Zerbrechlichkeit des Lebens ein und genieße es hier und jetzt in seiner ganzen majestätischen Schönheit."

Ich finde, Francis Ackerman jr. hat dies sehr schön zum Ausdruck gebracht. :mrgreen:
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#57

14.03.2017, 10:08

Ich habe kein RA-Micro (mehr) und von daher sieht meine E-Akte anders aus als bei dir ;) Aber ich finde es auch praktisch und könnte nicht mehr ohne. Kein lästiges Aktengesuche mehr. Und die Dokumente in der E-Akte sind viel übersichtlicher. Wenn ich zB eine Akte abrechne sehe ich sofort auf einen Blick ob ein Termin war etc. etc. (natürlich nur wenn man die Dokumente entsprechend beschriftet zB mit "Protokoll" oder "Urteil". Was da sinnvoll ist, erfährt jeder selbst mit der Zeit.

Eine Frage noch zum Vernichten der Eingangspost: Vernichtet ihr sofort oder erst nach einer bestimmten Frist? Ich habe hier bei einer gelesen, dass die erst nach Bearbeitung vernichten. Das wäre mir irgendwie zu umständlich, denn dann müsste ich das ja wieder (aus)sortieren.
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#58

14.03.2017, 10:29

Bei mir kommt eh fast alles elektronisch. Aber ansonsten vernichte ich das nach Bearbeitung. Da ich hier ja auch noch einige Papierakten habe (wegen der vom Chef bearbeiteten Akten) ist das kein Problem. Wenn ich die Post rausgesucht habe, lege ich den Posteingang einfach mit dazu und wenn ich dann den Poststapel bearbeite, schmeiss ich den Eingang nach Bearbeitung weg.
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#59

14.03.2017, 11:10

wir arbeiten mit Farben. Also Gericht, Gegner, Mandant, Gerichtsvollzieher ... und Titel haben je eine eigene Farbe, so findet man auch auf Anhieb, was man sucht. Funktioniert klasse. Macht das Leben bunter. :lol:
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#60

14.03.2017, 11:11

Ich bearbeite die Akten derzeit nach dem Scan. Wir haben uns dafür einen Ordner "Posteingang" angelegt. Das Papier sammele ich und hefte einmal die Woche in die Akten. Vielleicht sollte ich das dann auch wie du machen und nach dem Papierstapel arbeiten und dann am Ende des Tages nach Bearbeitung wegschmeißen... hmmm
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