Elektronische Akten - hat die jemand - Erfahrungen gesucht

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Chrissy Feldy
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#41

16.06.2016, 18:32

icerose hat geschrieben:
Chrissy Feldy hat geschrieben:Nutzt Ihr diese nur so, dass Ihr den Mandanten etc. Schreiben online zur Verfügung stellt oder erhaltet Ihr darüber selbst auch Dokumente vom Mandanten etc.?
ja, bei uns können auch Mandaten was einstellen. Da kriegt dann jeder (der Zugriff auf diese Akte haben darf) eine Mail, dass was neues drin ist - dann guckt man und gut ist. Wenn ichs brauch, dann druck ich das für Handakte (die ich noch nicht abschaffen darf) :mrgreen: Kann ich nur wärmstens empfehlen.

@Soenny: ja, wir verschlagworten die Dokumente so, dass man in etwa bzw. genau weiß, was es ist. ;)
achso, und die Dokumente sind farblich sortiert (nach Gericht=rot, Mandant=grün, ZV-Titel=pink und so weiter) :mrgreen:
So machen wir das auch. Aber mit dem Unterschied, dass wir die Farben nicht nutzen. Das dauert ewig, bis das mal geladen hat, so dass wir die Farben für die verschiedenen Parteien wieder herausgenommen haben. Dauert das bei Euch nicht so lange?

Unsere SC landen in einem separaten Ordner. Von dort schieb ich den Eingang in die Akte. Als Hauptname schreib ich z.B. Schreiben/SS/Beschluss v. AG Charl. v. 06.06.16 und unter Bemerkung dann EÖ - RSB oder anderes. Wenn ich dann auf suchen geh, kann ich so speziell suchen.
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#42

17.06.2016, 10:22

Chrissy Feldy hat geschrieben:So machen wir das auch. Aber mit dem Unterschied, dass wir die Farben nicht nutzen. Das dauert ewig, bis das mal geladen hat, so dass wir die Farben für die verschiedenen Parteien wieder herausgenommen haben. Dauert das bei Euch nicht so lange?
jain - bei normal starken Akten (in Papier nicht allzu dick) geht das fix. Es dauert nur ein wenig, wenn es eine sogenannte Monster-Akte ist - also mit endlos vielen Dateien - da hilft ein richtig fetter Arbeitsspeicher :lol:
Chrissy Feldy hat geschrieben:Unsere SC landen in einem separaten Ordner. Von dort schieb ich den Eingang in die Akte. Als Hauptname schreib ich z.B. Schreiben/SS/Beschluss v. AG Charl. v. 06.06.16 und unter Bemerkung dann EÖ - RSB oder anderes. Wenn ich dann auf suchen geh, kann ich so speziell suchen.
genauso mach ichs auch - nur dass ich sie gleich in der Akte hab und nur noch die "Detailbezeichnung" mache ;)
Mit mir kann man Pferde stehlen ... aber morgen bringen wir sie zurück :!:
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#43

17.06.2016, 17:37

Das hätte ich auch gerne, dass die Scanns direkt in der Akte sind. Aber das funktioniert leider bei uns nicht bzw. wüsste nicht wie ;-) hihihi
Deshalb hatten wir ja versucht, so ein spezielles "Programm" für unseren Allrounder zu bekommen, der das dann wenigstens schon mit Aktenbezeichnung speichern würde. Aber so, wie das benötigt wird, konnte die Firma dies nicht bewerkstelligen. Somit bin ich beim Scann-Ordner wieder gelandet.

Unser Allroundgerät ist ein Gerät der Bürogemeinschaft. Da kann ich nur SCs auf ein bestimmtes Gerät und dort Verzeichnis legen.
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#44

17.06.2016, 20:01

Arbeitet denn vielleicht jemand hier mit dem Barcodeverfahren von RAM? Vielleicht tun sich da ganz neue Möglichkeiten auf?
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#45

20.06.2016, 09:39

Hallo,
habt ihr schon das "besondere elektronische Anwaltsfach"? Wir haben jetzt ein Schreiben bekommen, dass es ab dem 29.09.2016 für alle RAe eingereichtet werden sein soll.
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#46

20.06.2016, 12:01

Lori79 hat geschrieben:Hallo,
habt ihr schon das "besondere elektronische Anwaltsfach"? Wir haben jetzt ein Schreiben bekommen, dass es ab dem 29.09.2016 für alle RAe eingereichtet werden sein soll.
Was noch abzuwarten wäre, ob es denn tatsächlich dann kommt. :pfeif

Hier ist ein Thread zum beA: http://www.foreno.de/sonstige-berufsbez ... tspostfach
"Sie hören von meinem Anwalt" ist die Erwachsenenversion von "Das sag ich meiner Mama!" 134
Sans1983

#47

21.09.2016, 11:38

Wir benutzen auch seit einigen Jahren E-Akte. Am Anfang sind wir zweigleisig gefahren, bis jeder RA sich umgestellt hatte.

Die Post wird gescannt und nach einem "Verschlagwortungsknigge" gespeichert. So speichern alle gleich und man findet auch Dinge gut wieder.

Wir haben bei uns Datev in Verbindung mit DMS.
Sollte mal wirklich etwas verschütt gehen, sind die Suchfunktionen super. So kann ich auch nach bestimmten Informationen in allen Dokumenten suchen.

Mit der Post handhaben wir es so, dass wir Leitzordner haben, in welche die Post erstmal nach dem Scannen und Verschlagworten abgeheftet wird. In jedem Ordner ist eine Woche, getrennt nach Tagen, aufbewahrt. Die Ordner sind nummeriert und wenn die Nummerierung wieder vorne anfängt, arbeite ich den Ordner durch, welche Dokumente bearbeitet sind und welche nicht. Unsere Dokumente haben nach Scannen einen Status mit "offen" und nach Bearbeitung entsprechend "erledigt" oder "in Bearbeitung".
So lasse ich mir einfach alle Dokumente anzeigen, die einen Status offen haben und sortiere diejenigen aus, die nicht drin sind. Die werden dann vernichtet.
Die anderen Dokumente verbleiben getrennt im Ordner zur normalen Post. So kann ich wieder neue Post einsortieren.
Titel, Originalunterlagen usw. kommen nicht in den Postordner sondern in die Akte.
Hier haben wir auch Leitz-Ordner. Unsere Akten bestehen grundsätzlich aus einem Handaktenbogen und je nach Akte aus Originalen und Titeln. Aber wir haben bislang f. unsere Akten 12 Leitzordner. Diese stehen neben mir in einem Sideboard und nehmen echt nicht viel Platz weg.
Postordner haben wir bei uns 3.

Faxe kommen bei uns digital an und können so ohne Papierverschwendung direkt in die Akte gespeichert werden.

Am Anfang ist es eine sehr große Umstellung und eine Übergangszeit sehr zu empfehlen. Aber gerade im Baurecht muss ich nicht mehr an Kopierer stehen und Gutachten Seite für Seite kopieren. Das mach ich einmal beim scannen und wenn ich es brauch, druck ich es per Mausklick. Oder ich lade es meinem Mandanten auf unserer Homepage in einem gesicherten Bereich hoch und er kann es runterladen, wenn es per E-Mail zu groß ist. So können unsere Mandanten uns auch Unterlagen zukommen lassen.

Wir sparen sehr viel an Porto und an Zeit um Anlagen zu kopieren usw.

Ich bin vollkommen von unserem System zur E-Akte überzeugt und würde nicht mehr anders arbeiten wollen :-)
ilo
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#48

26.09.2016, 16:32

vor ein/zwei Jahren gab es dazu auch schon mal einen kurzen Austausch im Law Firm Forum. Ist teilweise auch unabhängig vom Programm, deshalb habe ich das mal hier verlinkt:
http://www.foreno.de/law-firm-forum-f76 ... 62825.html
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#49

13.03.2017, 16:28

icerose hat geschrieben:
Soenny hat geschrieben:Du meinst die Angaben in den sog. Metadaten und beim Speichern das Feld "Bemerkung" oder?
ja, beides. Wichtig ist aber die Verschlagwortung in den sog. Metadaten - nur dann kann jeder sehen, wie die Datei heißt (also auch in der Online-Akte) ;)
ich will ja nicht alles öffnen müssen, wenn ich was suche :vogel
Vorschau ist das Stichwort ;)
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#50

13.03.2017, 16:31

Was macht ihr mit Faxquittungen? hebt ihr die auf oder scannt ihr die ein und schmeißt das Original dann weg?
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