Elektronische Akten - hat die jemand - Erfahrungen gesucht

[alraune]

Ich finde den Aufwand unverhältnismäßig hoch für die wenigen Vorteile, die die E-Akte hat. Und es funktioniert auch nur, wenn ALLE - vom Seniorchef bis zur Auszubildenden - an einem Strang ziehen und alles zur E-Akte speichern, richtig zuordnen und bezeichnen. Wir versuchen es hier seit einem Jahr und es funktioniert praktisch überhaupt nicht, da die Anwälte nicht mal Lust haben, Ihre Mails zur Akte abzuspeichern, geschweige denn selbst gefertigte Schreiben bzw. Schriftsätze. Wenn überhaupt, dann leiten sie ihre Mails einfach weiter an die Mitarbeiterin, die dann abspeichern muss. Das Einscannen und Bezeichnen nimmt sehr viel Zeit in Anspruch, die ich vorher nicht mit Aktensuchen verbracht habe, weil das - sofern erforderlich - die Auszubildende getan hat. Die darf aber keine Post einscannen, weil das richtige Bezeichnen "zu anspruchsvoll" ist. Und zusätzlich sitze ich jeden Tag geraume Zeit hier und "räume" E-Akten auf, in denen schlampig abgespeichert wurde. Wenn man die Anwälte (die alle extra in einer E-Akten-Schulung waren!) freundlich ans Abspeichern erinnert, reagieren sie genervt oder haben es halt einfach vergessen. Da es nicht richtig funktioniert, werden parallel nach wie vor die Papierakten geführt. Also, ich finde die E-Akte bisher schrecklich, da sie enorme Mehrarbeit verursacht. Von Zeiten, denen man noch Urlaubs- oder Krankheitsvertretung machen muss und dann für noch mehr Anwälte die Post einscannen und beschriften muss, mal ganz abgesehen...

[Lillymo]

Hallo,
ja mich würde interessieren, was macht ihr mit der eingescannten Post? Habe gehört, manche legen diese nach Datum einfach im Archiv auf einen Stapel und andere führen für die Eingangspost immer noch eine Papierakte. Was macht Sinn?

[icerose]

alle zusammen,
wir fahren hier auch zweigleisig. Cheffe kann sich noch nicht entscheiden, und für Gerichtssachen will er die Papierakte unbedingt behalten. Naja, dieses automatische Drucken muss ich ihm noch abgewöhnen. Aber: längere Sachen les ich auch lieber auf Papier als am Monitor!
Bei uns wird, seit wir Advoware benutzen, alles gescannt (Posteingang täglich nach dem Öffnen und Fristen/Termine notieren, der Rest, so wie es reinkommt). 95 % unserer Sachen kommen per Mail, die ich (oder auch Cheffe ) in Sekunden zur jeweiligen Akte erfasst habe. Meist erkennt das Programm den Absender oder unser Aktenzeichen, sodass die Akte direkt aufgeht. Wie wichtig die korrekte Beschriftung der Dokumente ist (die wir nach ihrem Ursprungsdatum sortieren), habe ich erst heute feststellen dürfen, als ich in einer Sache von 2009! den Streitwertbeschluss gesucht habe. Der Versuch, elektronisch was zu finden, scheiterte an der Beschriftung der Post von 2010 bis Mitte 2014 durch meinen Kollegen, der immer schreibt: "Posteingang Gericht: Beschluss" oder "Posteingang sowieso: Hinweis" oder "Posteingang bla: SS" (mit etwas Glück steht ein Datum dabei). Haha, da hab ich mir die drei Ordner geholt. Inzwischen lass ich den die Post nicht mehr machen und nun findet man sich auch zurecht in den E-Akten. Das Papier stört mich nicht so. Die Akten sind ja bei mir.
Und die E-Akte hat den - wie ich finde - Riesenvorteil, dass man über den Team-Viewer auch von zu Hause am Büro-PC arbeiten kann, ohne x Akten mitgeschleppt zu haben. Da eine RAin das bei uns häufig macht, kann ich es nur gutheißen. Und deshalb achte ich auch drauf, dass die E-Akten super korrekt geführt werden (ist eh mein Reich hier ).
LG

[Ciara]

Ich knüpfe hier mal an. Auch meine Chefs wollen so langsam auf die E-Akte über gehen. Das wird zwar noch lange dauern, bis das gut funktioniert denn bis jetzt kriegt es kaum einer hin, die Sachen überhaupt mal ordentlich abzuspeichern, aber sie wollen es so.

Jetzt kam bei mir die Frag auf, wenn nur noch die E-Akte geführt wird, wie funktioniert das mit den Titeln? Die wird es ja weiterhin in Papierform geben/müssen!? Gibt es hierfür dann extra Akten oder Ordner?

[icerose]

Jetzt kam bei mir die Frag auf, wenn nur noch die E-Akte geführt wird, wie funktioniert das mit den Titeln? Die wird es ja weiterhin in Papierform geben/müssen!? Gibt es hierfür dann extra Akten oder Ordner?

ich denke ja. ich führe hier eh schon einen (oder mehr, wenn nötig) "Titelordner". Da hab ich eine Kopie vom Aktenvorblatt und den Titel drin - alphabetisch sortiert. Funktioniert (bei mir) super.

[vinya]

Wir sind nun auch soweit, auf die E-Akte umzusteigen. Frage: wie benennt man die Dokumente vernünftig? Bisher haben wir den Brief an Herrn XX gespeichert als XX-Datum. Reicht das? Ich finde das im Moment super lästig und einen - für mich - zusätzlichen Zeitaufwand.

Und: kann jemand einen guten Scanner empfehlen?

[Chrissy Feldy]

Die eigenen Schriftstücke benennt AdvoWare bei uns automatisch. Mails übernehme ich so, wie sie sind. Faxe muss ich zwar auch nur "rüberschieben", aber die muss ich benennen, genauso die eingescannten Sachen.

Ich hab einen Plan gemacht, wie man was benennt, so dass alle das gleich halten können. "Schreiben" von "AG Charl" v. "01.01.16"+"Beschluss" steht zum Beispiel in der Hauptzeile. Unter Bemerkungen setz ich dann noch solche Sachen wie "RSB/IVW-Vergütung/GN März" usw. Somit weiß man genau, was in dem Doc steht. Nimmt etwas Zeit in Anspruch, geb ich zu. Aber das Finden ist dann leichter in der elektronischen Akte.

Da bei uns nur noch der Gerichtsverkehr in Papierakte vorhanden ist, landet der übrige Schriftverkehr nach dem Einscannen entweder in den Posteingangs-Ordner oder aber Postausgangs-Ordner.

[gewusel]

Guten Tag zusammen!

Auch wir überlegen, auf die E-Akte umzustellen. Gibt es denn noch weitere - empfehlenswerte - Programme neben advoware?



Viele Grüße vom
Gewusel

[Andy66]

Wir fahren seit Jahren zweigleisig. Da wir kein Anwaltsprogramm haben, haben die Akten Dateiordner im Dateiexplorer. Es gibt einen Unterbereich, in dem die Vorlagen liegen und einen Überordner "Akten". Jeder Vorgang hat wie gesagt seinen Ordner, benannt nach "Nachname, Vorname 16.xxx" Da hinein wird alles gespeichert, was zur Akte gehört. Evtl. dann im Aktendateiordner nochmal Unterordner Gericht/RS/Versicherung oder so. Ausgehende Schreiben werden nach dem Druck gleich über das System in pdf gewandelt, so dass sich daran nichts mehr ändert. Jedes Dokument wird einzeln benannt, dabei vorneweg im Namen das Datum rückwärts (wegen der automatischen Sortierung), also heute: 16-05-25 und dann anschließend z.B. "v AG ggSS" oder "an Mdt Info". Damit findet man eigentlich alles ganz flux wieder.

Eingangspost wird eingesacannt und in die Aktendateiordner verschoben. Wichtig ist es, dass man besonders vom Mandanten überlassene Dokumente ordentlich scannt und benennt. Es bringt nichts, wenn man einen riesigen Dokumentenhaufen am Stück einscannt und dann "16-05-25 Unterlagen v Mdt" nennt.Mails werden als pdf abgelegt. Wenn jemand eine Aktennotiz schreibt, geht die erst als Mail an die, die's angeht und wird dann als pdf zur Akte abgespeichert. Wenn z.B. ein Mdt. anruft und etwas durchgibt, schreibe ich hierüber eine Mail an den Chef und speichere die Mail als "16-05-25 Anruf Mdt Daten Gegner" ab.

Allerdings muss ich dazu sagen, dass wir hier alle sehr dizipliniert sind, was das ablegen unserer Dokumente angeht. Ich würd wahnsinnig werden, wenn jeder das so machen würde, wie er meint - oder auch garnicht.

Und wenn die Akte dann erledigt ist und die Papierakte abgelegt wird, geht auch die Dateiakte in den Archivbereich auf dem Server. Wenn dann mal nach Jahren nochmal was nachgeschaut werden muss, geht das viel schneller, als wenn jemand erst mal in den Keller marschieren muss (nur um irgendeine Telefonnummer oder sowas zu suchen).

[vinya]

Allerdings muss ich dazu sagen, dass wir hier alle sehr dizipliniert sind, was das ablegen unserer Dokumente angeht. Ich würd wahnsinnig werden, wenn jeder das so machen würde, wie er meint - oder auch garnicht.

DAS ist der Schlüsselsatz... bei uns funktioniert es nicht, weil meine Chefin weder ihre Emails ablegt noch gescannte Sachen irgendwie benennt. Ich war jetzt 4 Wochen krank, da lagern jetzt zb irgendwelche unbenannten Scans aus irgendwelchen Fachbüchern im Scanordner, und von mir wird jetzt erwartet, dass ich die irgendwo hinsortiere...