Organisation der Akten

[Raven7]

Hallo Ihr Lieben, ich habe erst vor kurzem neu in meiner jetzigen Kanzlei angefanen und das System der Widervorlagen/Aktensuche ist eine Zumutung. Da wir leider nur Outlook haben, um alles zu organisieren, macht es das auch nicht leichter. Wir haben drei Anwälte und viele Aktenstapel die irgendwo rumliegen. Idealerweise zeigen die verschiedenen Prozentzahlen bei Outlook an, in welchem Raum sich die Akte befindet, aber das klappt eigentlich auch nie. Dann gibt es noch Akten die eigentlich abgelegt werden sollen, aber noch Zahlungseingänge erwartet werden, die liegen dann in einem anderen Zimmer und sind in keiner Liste eingetragen, was auch meiner Meinung nach Quatsch ist, weil wir sie sehr oft dann doch noch einmal brauchen und ewig suchen müssen.
Wie ist das System bei Euch in der Kanzlei? Habt ihr Tipps, wie wir es besser organisieren können, idealerweise wüsste ich gerne bei einem Blick in Outlook wo sich die Akte gerade befindet...

[tweetyS]

Da wir die Wiedervorlagen in einen Papierkalender eintragen, müssen wir uns auch auf Suche machen, wenn die Akten nicht hängen. Aber das hilft Dir jetzt auch nicht weiter.

Die Akten, in denen Ihr noch Zahlungseingänge erwartet, würde ich allerdings zur WV eintragen und in den Aktenschrank hängen.

[AnjaZ]

In deiner Profilangabe steht, dass du mit ra-micro arbeitest. Nutzt ihr die Wiedervorlagen dort nicht?

Bei uns erhält jede Akte eine neue WV. RA-Micro gibt viele WV-Gründe vor, du kannst aber auch selber welche einrichten.

z.B. Akten, bei denen nur noch auf Zahlungseingänge gewartet wird, werden mit dem WV-Grund: Konto auf Null? ablegen? gekennzeichnet.

Akten die z.B. mit einem Eingang der Chefin vorgelegt werden erhalten z.B. eine WV mit dem Grund: Chef vorgelegt, Akte bearbeitet?

Die WV werden die im Kalender angezeigt, du kannst sie aber auch in einer WV-Liste aufrufen.

[NoFaWi]

In deiner Profilangabe steht, dass du mit ra-micro arbeitest.

Genau das habe ich mich gerade gefragt...; also wieso Du nicht die Funktionen aus RA-Mirco nutzt.

[Soenny]

und viele Aktenstapel die irgendwo rumliegen.

Das ist das erste was geändert werden muß. Der Großteil der Akten gehört schlicht und einfach in den Aktenschrank. Wenn ihr keine Software habt (ich denke mal, daß die Angabe zu RA-Micro noch aus der Zeit in der alten Kanzlei stammt), dann müßt ihr eben wie vor gefühlten 100 Jahren mit farbigen Aktenreitern arbeiten.

Der erste Schritt wird sein, die Anwälte davon zu überzeugen, daß Aktenstapel die Arbeit eher behindern, denn fördern. Also Bürobesprechung und dann muß jeder seine Akten entweder kurzfristig bearbeiten oder eben verfristen und ab damit in den Schrank.

Ständige Aktensuche ist vergeudete Zeit, davon sollte man die Anwälte mal überzeugen und wenn es auf die krasse Methode ist, nämlich, daß die mal ein oder zwei Tage die Eingangspost zu den Akten sortieren müssen und sich auf die Suche nach Akten machen müssen, das hilft ungemein

[Raven7]

Danke für Eure Antworten. Wir haben RA Micro nur an meinem Arbeitsplatz, deshalb bestehen die Anwälte darauf, die WV's etc. mit Outlook zu machen. Was auch das Hauptproblem ist, weil das Programm nunmal einfach nicht dafür gemacht ist

[Anahid]

Wir haben RA Micro nur an meinem Arbeitsplatz

Da wird mal wieder eindeutig an der falschen Stelle gespart, indem man halt nur eine Lizenz erworben hat. Aber ich würde das dann, weil eben Wiedervorlagen so nicht ordentlich zu regeln sind, wirklich auf die alte Methode mit Aktenreitern machen und gucken, dass die Akten größtenteils in den Schrank kommen.

Selbstverständlich wirst Du es nicht ändern können, wenn es im Zimmer des Chefs aussieht, als hätte eine Bombe eingeschlagen. Das scheint leider eine Marotte vieler Anwälte zu sein und ich versuchs bei meinem auch immer wieder zu ändern.....vollkommen ohne Erfolg.

[eva:-)]

Frage doch mal bei Ra-Mirco nach, ob und wenn ja mit welchen Zusatzkosten man Outlook und RA-Mirco gemeinsam nutzen kann.

Da Du ja Ra-Mirco nutzt, trage die WV doch einfach in beide Programme ein - kostet dich bestimmt weniger Zeit als die Akten zu suchen.

[tiko73]

Ich glaube, in RAM kann man auch den Aktenstandort zur Akte eintragen (habe das aber noch nie benutzt).

[niva]

Ich glaube, in RAM kann man auch den Aktenstandort zur Akte eintragen (habe das aber noch nie benutzt).

kann man. wird bei uns fleißig benutzt. allerdings meistens nur von mir.