Telefonate mit Mandanten zu lang

[Green_Light]

Hallo Alle,

meine Chefin hat ein Problem mit ihrer Kanzleiorganisation: sie verbraucht zuviel Zeit mit zu langen Telefonaten. Weil sie mehr oder weniger alleine arbeitet (bis auf mich und eine andere 450€-Kraft), hat sie die Mandanten auch immer gleich am Telefon. Hat jemand eine Idee, wie Mandantengespräche (teils sehr emotional und wirklich lang, ich rede hier schon von zwei Stunden) taktvoll gekürzt werden können? Gibt es in euren Kanzleien feste Zeiten für die Gespräche zwischen RAin und Mandant? Könnte es eine gute Idee sein, einen Büroservice zwischenzuschalten und dann die Mandanten zurückzurufen?

Vielen Dank für Eure Antworten und viele Grüße
Green_Light

[Fräulein Fit]

Also ich kenne das Problem sehr gut! Und bin froh, dass mein Anwalt mittlerweile immer öfter auf mich umstellt! Ist zwar dann auch manchmal nervig den Leuten klar zu machen, dass er gerade nicht da ist oder keine Zeit hat und zurück ruft, aber besser so, als das ich gar nicht mehr mit meinem AW sprechen kann, weil er die ganze Zeit am Telefon hängt...

Ich wüsste nicht, wie man die Telefonate "Kürzen" könnte... mein AW bespricht nämlich viele Sachen einfach am Telefon so ausführlich, sodass gar nicht erst ne neue Akte angelegt werden muss... (bin in keiner Kanzlei, deswegen ist das bei uns gut!).

Ich kann nur empfehlen jemanden dazwischen zu schalten!
So kommt der AW auch zu anderen Sachen!

[BBTB]

Ich würde auch vorschlagen, so einen Sekretariats-Telefonservice dazwischen zu schalten. Mit "normaler" Besetzung einer Kanzlei rechnet sich sowas vielleicht nicht, aber wenn wie in eurer Kanzlei die Chefin oft selbst ans Telefon muss und dann bis zu zwei Stunden quasi nichts machen kann, dann halte ich es schon für sinnvoll, evtl. diese Kosten zu investieren. Damit hat sie Gelegenheit, in der neugewonnen Zeit produktiv Akten zu bearbeiten. Es bringt natürlich nichts, wenn der Sekretariats-Service deine Chefin benachrichtigt, dass Person X angerufen hat, deine Chefin zurückruft und dann auch zwei Stunden wieder festhängt. Ich weiß ja nicht, wie diese Telefonate verlaufen, aber da muss man dann auch mal sagen "so Frau/Herr X, ich habe hier noch einige Akten liegen, die heute bearbeitet werden müssen ..."/"Frau/Herr X, ich habe jetzt noch eine Besprechung und der Mandant wartet schon"/"Meine Sekretärin kam gerade herein und teilte mit, dass noch weitere Rückrufe aufgelaufen sind, ich muss dann mal weitermachen"

[icerose]

Hallo an alle,
hmmm, das kann ich nicht nachvollziehen. Liegt bestimmt am Rechtsgebiet (hier Miete, Handels- und Gesellschaftsrecht vorwiegend).
Hier geh ich ans Telefon (seit 2.1.07 bin ich hier, und zwei-drei Mal in 9 h zum Rauchen abwesend. In der Zeit ging mein RA selbst ans Telefon, was dafür gesorgt hat, dass nach 2 Wochen ein Anrufbeantworter verfügbar war ). So können wir uns abstimmen und er die Telefonzeiten besser steuern (weil er manchmal, wenn er weiß, wer dran ist, sagt, dass er den heute nicht will - eben wegen der Gefahr, dass es viel länger dauert als die immer so schön angekündigten "kurzen" Fragen ).
LG

[Adora Belle]

Also ein Telefonat das länger als 4-5 Minuten dauert, sollte lieber zum Besprechungstermin werden. Meinetwegen auch zum Besprechungs-Telefon-Termin, aber jedenfalls terminiert und eingeplant. Wenn die Chefin regelmäßig so lange telefoniert, dann hat sie sich da einfach nicht im Griff. Das muss sie lernen.

[tweetyS]

Also ein Telefonat das länger als 4-5 Minuten dauert, sollte lieber zum Besprechungstermin werden. Meinetwegen auch zum Besprechungs-Telefon-Termin, aber jedenfalls terminiert und eingeplant. Wenn die Chefin regelmäßig so lange telefoniert, dann hat sie sich da einfach nicht im Griff. Das muss sie lernen.

Da stimme ich Dir zu!

[Sonnenkind]

Wir geben teilweise auch so eine Weiterleitung an ein elektronisches Büro rein. Eine Mandantin hatten wir auch einmal, die, wenn sie angerufen hat, wirklich eine halbe Stunde geredet hat. Die Dame vom elektronischen Büro wusste sich dann auch nicht mehr zu helfen und hat dann über das "Notfall-Handy" zu meiner Chefin durchgestellt. So viel also zur Weiterleitung von Telefonaten.

Die anderen Mandanten halten sich doch relativ kurz am Telefon. Für längere Gespräche vergeben wir dann auch sogenannte Telefontermine. Ich glaube allerdings, dass es auch viel ausmacht, dass wir keine Familiensachen haben. Von früher weiß ich da auch noch, dass diese Mandanten dann einfach auch mal jemandem zum reden brauchten und ihr "Herz ausschütten" mussten.

[sansibar]

Oft ist es doch auch so, dass Mandanten meinen, wenn sie den Anwalt am Telefon beanspruchen, kostet das nix. Wenn man also bei solchen Menschen nach einigen Minuten (wenn klar ist, worauf es hinauslaufen wird) einfach sagt, "das sprengt jetzt den Rahmen eines Telefonats, wir sollten einen Termin zur Besprechung vereinbaren", zeigt sich meist schnell, wer so ein Kostenlosquassler ist. Und den anderen gibt man halt einen (Telefon-)termin. Zwischengeschaltete Callcenters empfinde ich als unprofessionell, das wäre für mich nur eine Notlösung.

[jojo]

Siehe 4. Wortes des Ausgangsposts: Chefin

Sie ist die Chefin und sie entscheidet, wie lange sie telefoniert. Das ist ganz alleine ihre Sache. Hier würde jeder was zu hören kriegen, der mir vorschreibt, wie lange ich telefoniere..

[steffdshr]

Hallo,

ich glaube dieses Problem gibt es in mehreren Kanzleien. Ich denke es wäre sinnvoll, wenn ihr die Telefonate einfach notieren würdet und die Rechtsanwältin dann anrufen kann, wenn sie zeit hat. Bei uns ist manchmal das Problem, dass so viele Leute anrufen und die RAe gar nicht hinterher kommen. Meistens versuche ich den Mandanten bereits zu helfen. Manche Mandanten wollen unbedingt mit dem Anwalt sprechen und dann nach 5 Minuten kann ich ihm dann rauskitzeln was er genau will und es sind oft nur Terminsvergeben, mit denen der Anwalt eh nichts zu tun haben sollte.