Läuft es bei anderen Kanzleien auch so ab?

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karibikblume
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#1

30.09.2014, 11:21

Mir brennt das nun schon einige Zeit auf der Seele und da ich nur ein oder zwei Vergleichskanzleien habe, dachte ich, ich frag hier mal nach und evtl. hat jemand Verbesserungsvorschläge.
Ich habe hier meine Ausbildung gemacht als erste Azubi und bin seitdem für fast alles verantwortlich. Seit 2 Jahren arbeite ich als Festangestellte hier.
Es sind zwei Anwälte, ich und noch eine Azubine. Ich arbeite hauptsächlich für einen Anwalt, Abrechnungen und ZV mach ich aber auch für den anderen. Nun ist es so, dass ich seit ca. einem halben Jahr permanent im Stress bin, Überstunden mache und diese auch nur dann abfeiern kann, wenn der eine Anwalt im Urlaub ist (was sehr selten ist).
Es läuft nun so ab, dass morgens meist von der Azubi die Post gemacht wird. In der Zeit schreibe ich aber schon Diktate, da mein Chef meistens schon um 6 Uhr hier ist und diktiert. Wir haben sehr viele Akten und so kommt es sehr oft vor, dass ich von 8 Stunden mind. 7 Stunden nur am Schreiben bin (wenn ich das mal zusammenrechne). Dazwischen muss ich das Geschriebene schnell verschicken, ans Telefon gehen oder Mandanten empfangen.
ZV-Sachen oder Abrechnungen kann ich meist in der Zeit nicht erledigen, die lege ich in mein Fach und mach sie, wenn mein Chef den ganzen Tag bei einem Gerichtstermin ist. Die Azubi arbeitet in der Zeit für den anderen Anwalt, hat aber natürlich wesentlich weniger Stress als ich, denn dieser hat viel weniger Akten, die er täglich bearbeitet.

Fristen und Post werden sofort am selben Tag bearbeitet und es muss auch von mir geschrieben werden. Dann gibt es noch die WVs (die täglich an die 50-100 sind), die auch noch bearbeitet werden. Momentan ist es so, dass ich seit einigen Wochen keine Pause mehr mache, mich ziemlich abhetze und auch nach der Arbeitszeit noch bleibe oder früher anfange. Wie gesagt, meine eigentlichen Aufgaben, ZV und Rechnungserstellungen, kann ich in der Zeit vergessen und die bleiben dann eben mal einen Monat oder länger liegen.
Die Diktate müssen übrigens alle am selben Tag noch geschrieben werden, das Posteingangsfach muss leer sein (auch alle E-Mails, die wir täglich genügend bekommen).

Abends bin ich dann meist so kaputt, dass nichts mehr geht. Nun soll eine eingestellt werden, die einmal in der Woche vormittags kommt und Diktate schreibt. Allerdings wird das nun seit mindestens einem halben Jahr diskutiert und es tut sich leider nichts. Ich habe es schon sehr oft angesprochen, dass es so nicht mehr geht. Auch mein Chef merkt, dass es für ihn selbst immer mehr wird und er schon Haftungsfälle hat, da er alles nur sehr ungenau bearbeitet.
Tja nun ist das Problem, dass der andere Chef leider niemanden einstellen möchte, da sonst zuviel Geld ausgegeben wird.

Es ist sehr viel Text geworden, aber mittlerweile weiß ich nicht mehr weiter. Wie sieht Euer Büroalltag aus? Wie geht Ihr mit WVs um, mit der Post, etc. Wo kann ich Vorschläge bringen, dass es nicht mehr so stressig wird. Ich glaube einfach, dass eine Teilzeitkraft, die nur einmal die Woche für 4 Stunden zum Diktate schreiben kommt, nicht ausreicht. Es gibt ja noch 4 andere Tage, an denen ich wieder nicht hinterherkomme.
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icerose
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#2

30.09.2014, 11:41

:wink1 Hallo,
da sagst du was. Das ist fast die Beschreibung meines Tagesablaufs. Naja, nicht ganz. ZV mach ich ungefähr wie ein GVZ - Auftragserledigung in ein - zwei Monaten. Rechnungen mach immer zwischendurch, mindestens jeden zweiten Tag, so dass sich hier fast nichts staut.
Mein Chef sortiert Post und Diktate schon nach "muss heute" und "kann auch morgen", da er das Büro nämlich mal ein paar Tage am Stück allein machen musste und daher weiß, was ich alles zu tun habe. Dies solltest du deinem nahebringen. Besser 4 Stunden, in denen du Rechnungen schreiben kannst, als gar nicht. Das Geld muss ja auch reinkommen.
LG
Mit mir kann man Pferde stehlen ... aber morgen bringen wir sie zurück :!:
karibikblume
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#3

30.09.2014, 11:59

Unter ZV meine ich eben auch so Sachen wie Mahnschreiben, etc. Es ist halt ziemlich blöd, wenn Mandant hier öfter anruft und fragt was mit seinem Geld ist, ich es aber einfach nicht bearbeiten kann, weil ich nur am Diktate schreiben bin. Ich hab ja schon Mahnbescheid beantragen an die Azubi abgegeben. Leider komm ich aufgrund der ganzen Arbeit auch nicht dazu ihr etwas zu erklären, dafür bin ich nämlich auch noch zuständig.

Mein Chef "sortiert" die Post auch schon. Aber da ja alles auch zur Kenntnis an die Mandantschaft muss, muss es ja trotzdem bearbeitet werden. Dazu benutze ich zwar ein Formular von Ra-Micro, aber dafür gehen auch wieder ein paar Minuten drauf.
Wir haben auch schon darüber geredet und er meinte, dass ich ihn am Ende des Tages mal fragen sollte, was heute noch unbedingt raus muss und was nicht. Ja, das Problem ist, es muss alles raus.
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#4

30.09.2014, 12:02

Mal ehrlich. Weshalb sollten denn Deine Chefs jemand einstellen, wenn es für sie doch so super läuft? Sie haben eine Mitarbeiterin, die alles wuppt und auch noch bereitwillig Überstunden macht.

Vom organisatorischen her wirst Du nicht viel ändern können, weil die Arbeit für Dich alleine einfach zu viel ist.

Fang an, an Dich selbst zu denken. Mach Deine Mittagspause und gehe pünktlich heim. Solange Du kein Zeichen setzt, wird sich nichts ändern. Ist leider so.
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BaumN
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#5

30.09.2014, 12:04

Klingt danach, dass nicht nur Du, sondern auch Dein Chef überlastet ist, wenn er schon Haftpflichtfälle riskiert. Allerdings muss er mit seiner Arbeitsüberlastung selbst entscheiden - entweder weniger Mandate annehmen oder sich noch jemanden dazu holen. In anderen Kanzleien, in denen ich arbeitete, hatten wir auch immer wieder Referendare. Vielleicht kann ein Referendar für Deinen Chef etwas Entlastung bringen, der kostet ja noch nicht mal etwas. Aber wie gesagt - das ist nicht Dein Problem.

Was Dich betrifft: Zum Einen sollte Dein Chef tatsächlich die Dikate nach Eilt (muss noch heute) und eben nicht eiligen Diktaten sortieren. Außerdem arbeiten wir auch mit Verfügungen. Kurze Schreiben an Mandanten usw. lassen sich oft aus Textbausteinen erstellen, da braucht Chef nur ankreuzen, was er will und das kann sicher auch der Azubi in vielen Fällen übernehmen.

Wenn Chef so viel diktiert, könnte man auch über Spracherkennung nachdenken. Du musst das zwar auch anhören und korrigieren, aber es geht trotzdem schneller als wenn man alles selbst tippt (wir arbeiten damit).

Wiedervorlagen werden bei uns ganz gezielt gesetzt. Also auf einen Termin, zu dem man die wirklich braucht. Es gibt generell keine Standard-Wiedervorlagen. Bei uns werden sie nur im PC eingetragen, mit Grund der WV, so dass Chef sich die oft erst am PC ansieht und dann entscheidet, welche Akte er wirklich will und welche er vielleicht nochmal weiterschiebt. Geht bei uns, weil wir alle Schriftstücke auch einscannen. Das spart eine Menge an Sucharbeit für die WVs.

Eingangspost zur Akte scannen, macht zwar bei Postbearbeitung etwas Arbeit, zahlt sich aber spätestens dann aus, wenn ich mit den Mandanten telefoniere. Ich brauche für kaum ein einziges Telefonat die Papierakte - schließlich finde ich ja alles in der elektronischen Akte. Der Zeitaufwand bei der Postbearbeitung rechnet sich für mich in jedem Fall.

Wichtig: Akten, die aktuell nicht bearbeitet werden, gehören mit WV in den Schrank, damit jeder sie schnell findet. Ich weiß ja nicht, wie groß der Suchaufwand bei Euch ist. Aber vielleicht lässt sich auch dort Zeit sparen.

Vielleicht kann die Azubi auch das Eine oder Andere abnehmen - Du hast nur geschrieben, dass sie die Post macht, was macht sie denn den Rest des Tages?

Zu guter Letzt: Wenn der andere Anwalt partout niemanden einstellen will, dann müssen seine Sachen eben liegen bleiben, bis die Sachen für den anderen Chef fertig sind. Denn es geht nicht an, dass Du permanent keine Pause und Überstunden machst. Außerdem könnt Ihr ja mal versuchen, ob nicht ein Büroservice für die RAe eine Alternative wäre. Da könntet Ihr jemanden nach Bedarf buchen, die dann Dir z. B. die Tipperei abnimmt. Damit seid Ihr nicht fest gebunden und beauftragt eben nur nach Arbeitsanfall.

Und wenn gar nichts hilft, dann musst Du vielleicht mal dazu übergehen, pünktlich zu gehen - egal ob alles weggearbeitet ist oder nicht. Denn was zu viel ist, ist zu viel. Wenn der eine Chef kein Geld ausgeben will, dann muss er eben damit rechnen, dass nicht alles fertig wird. Seine Sparwut kann er nicht an Dir ausleben.
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#6

30.09.2014, 12:35

@BaumN: Vielen Dank für Deinen langen Beitrag. Ich geh mal etwas näher darauf ein.
1. Referendare: Hatten wir schon ein paar Mal. Die sind dann aber ein bis zweimal in der Kanzlei und kriegen Aufgaben, die sie zuhause erledigen sollen. Der letzte durfte eine KLage vorbereiten. 10 andere wurden aber von mir geschrieben (nach Diktat)

2. Textbausteine benutzen wir ja schon. Eben solche, in denen er nur ankreuzen muss. Ein wenig Arbeit hat das schon abgenommen, aber nicht sehr viel.

3. Spracherkennung ist an den PCs von den Chefs auch schon installiert. Der eine arbeitet teilweise damit. Meiner nicht wirklich. Er schwört auf Diktate, da kann man ihm leider nicht reinreden. Spracherkennung hätte zu viele Fehler eingebaut, etc. und Rechtsanwaltsfachangestellte wären ja dafür da, nach Diktat zu schreiben (unter anderem).

4. Wiedervorlagen werden bei uns auch nur am PC eingetragen. Jeden Morgen sortiert er dann aus, welche er wirklich braucht und die Akten müssen dann vorgelegt werden. Das sind aber trotzdem von 100 Wiedervorlagen vllt. so 20 Akten, die er dann auch wirklich bearbeitet (neben der Post). Der Rest wird weiter datiert und einige sind dann auch leider schon richtige Schrankleichen, bei denen einiges verjährt ist. So etwa einmal im Halbjahr hab ich es mir zur Aufgabe gemacht, alle Schrankleichen zu bearbeiten oder vorzulegen, damit da nichts verjährt.

5. Eingangspost wird bei uns auch gescannt und in die PC-Akte gespeichert.

6. Der Suchaufwand ist mal mehr mal weniger groß. Liegt aber daran, dass wir eine sehr kleine Kanzlei sind. Unser Alt-Archiv ist im Keller (leider ohne Schränke) und wenn eine Akte von 2012 oder noch länger geholt werden muss, muss man eben runter gehen. Da die Ablageboxen nur gestapelt sind, dauert es manchmal bis zu 2 Stunden bis man was hat. Angeblich soll daran nun was geändert werden, aber fraglich ist, wann.

7. Die Azubi arbeitet für den anderen Anwalt. Meistens diktiert er ihr seine Schreiben, er steht dabei neben ihr. Auf den Vorschlag hin, dass er sie auch nach Diktat schreiben lässt meinte er, das wäre nicht seine Arbeitsweise und das möchte er nicht. Wenn ich ihr Arbeit abgebe, dann macht sie die auch, allerdings sieht das das Chef 2 (also für den sie arbeitet) nicht so gerne. Es läuft dann meist so ab, dass er ihr Akten hinlegt, telefonieren geht. Die Azubi weiß nicht, was sie mit der Akte machen soll, also gebe ich ihr Aufgaben. Dann kommt der Chef und ist leicht angesäuert, dass sie nicht schon angefangen hat und warum sie jetzt für mich arbeitet. Hier wurde auch schon gesprochen und es wurde sich geeinigt, dass ich der Azubi Aufgaben abgeben soll. In der Praxis wird das aber nicht gern gesehen.

8. Büroservice? Davon hab ich noch nicht gehört. Da muss ich mich mal erkundigen. Das hört sich gut an.

Man muss dazu sagen, dass der eine Chef gar nicht weiß, wieviel Arbeit es eigentlich ist. Er geht davon aus, dass es reicht, wenn eine von den beiden Anwaltsfrauen mal kommt und das Telefon nimmt. Aber das reicht eben nicht! Er hat wesentlich weniger Akten, bzw. eben größere, wo nur ab und zu etwas kommt. Er wird auch jeden Tag mit der Arbeit fertig.

In der Theorie wird alles immer besprochen und sich (zumindest mit einem Chef) immer irgendwie geeinigt. In der Praxis funktioniert es aber gar nicht.
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#7

30.09.2014, 12:48

Wie viele Akten habt Ihr denn pro Jahr und aus welchen Rechtsgebieten?

Wir haben hier überwiegend Familienrecht und Baurecht - beides sehr schreibintensiv und Baurecht auch kopierintensiv.
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#8

30.09.2014, 12:53

Ich hab mal eben geschaut. In diesem Jahr sind wir bei knapp 450 Akten, 300 davon sind aber nur von meinem Sachbearbeiter. Dazu kommen aber eben noch die Akten von den letzten Jahren, die noch laufen.
Mein Chef macht hauptsächlich Strafrecht, Mietrecht, Baurecht, Verkehrsrecht. Der andere macht Familienrecht und Erbrecht. Allerdings wird bei uns alles aufgenommen, außer Insolvenz. Die anderen Sachen übernimmt auch meist mein Chef.
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#9

30.09.2014, 13:21

Okay - im Schnitt haben wir hier auch nicht weniger. Dann sollten sich mal die Anwälte untereinander verständigen, wie das besser aufgeteilt werden kann. Du solltest das aber nicht ausbaden müssen. Also mach Mittagspause und einigermaßen pünktlich Feierabend!

Und Büroservice gibt es in fast jeder Stadt - teilweise auch speziell für Anwaltskanzleien. Hab ich jahrelang gemacht. Such mal im Internet oder auch im Anwaltsblatt.
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#10

30.09.2014, 13:43

zu der sprachgesteuerten Software: mein Boss diktiert auch super viel. Seit meine studentische Hilfskraft nur noch Blödsinn macht (und ich mit ihm deswegen auch nicht mehr klarkomme), kommt er nur noch Freitags, da hab ich aber um eins Feierabend. Das ist so seit April diesen Jahres. Mein Chef (Handels- und Gesellschaftsrecht, Mietrecht) arbeitet seit dem sehr viel mit dieser Software. Je öfter und intensiver man damit arbeitet, um so weniger Fehler treten auf. Außerdem sollte das Geschriebene jemand anders korrigieren - hier mach ich das - war am Anfang sehr witzig, jetzt ist fast alles richtig. Ist ein teurer Spaß (für die richtige Software), kann sich aber nur lohnen.

Ansonsten: Mach bitte Dienst nach Vorschrift - und dich selbst nicht kaputt. Das wird dir niemand danken!!!
LG
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