Ablage nur elektronisch archivieren

niva · #1

Aufgrund erheblichen Platzmangels habe ich mir überlegt, dass es doch das einfachste wäre, die Akten, wenn sie abgelegt werden einfach einzuscannen und anschließend zu vernichten.

Da ja die rein elektronische Aktenführung nach § 5 V BRAO erlaubt ist (möchte ich auch gerne noch einführen, aber immer eins nach dem anderen

), dürfte das zumindest rechtlich kein Problem sein.

Meine Frage daher: Macht das denn schon jemand von euch? Und was sind eure Erfahrungen damit? Was seht ihr als Vorteil, was eher als Nachteil?

Wenn wir hier Post zu abgelegten Akten bekommen, wird die z.B. grundsätzlich nicht einsortiert, sondern nur in einen Ordner "abgelegte Akten" abgeheftet und wenn man dann genau das wieder braucht, ist Suchen angesagt.

Unsere abgelegten Akten sind aufgrund des Platzmangels nicht annähernd sortiert, wenn man also wirklich mal eine Akte braucht (Chefin legt gerne mal zu früh ab)... Ich sehe momentan also nur Vorteile, wenn wir alles nur noch elektronisch hätten.

tiko73 · #2

Das würde mich auch mal interessieren, da auch bei uns akuter Platzmangel für die abgelegten Akten herrscht.

#3

Wir haben zwar Platz genug und unsere abgelegten Akten sind auch nach Ablagenummern/Jahrgängen ordentlich sortiert, aber Zwang ist das nicht mehr.

Wir arbeiten seit Jahren mit der E-Akte, alles wird eingescannt, Mails da abgelegt und seit wir mit den E-Brief arbeiten, landet eh alles da drinnen.

Rein theoretisch können die Handakten nach 6 Monaten vernichtet werden, wenn der Auftraggeber vorher entsprechend informiert wurde. Daß Originale zurückgeschickt werden, ist ja klar.

Hier hast du noch was zum schmökern zu dem Thema:

http://rak-muenchen.de/fileadmin/downlo ... risten.pdf" target="blank

niva · #4

Mir geht es jetzt weniger um das rechtliche. Das hab ich heute schon mit der Kammer geklärt

und ist überhaupt kein Problem. Die haben gesagt, es muss nur möglich sein darauf zuzugreifen, was durch RAM ja möglich ist und zudem ist damit ja auch die Datensicherung sichergestellt.

Mich interessieren einfach die Erfahrungen, insbesondere die Umsetzung und die Handhabung. Was kann so schief gehen, was ist unpraktisch usw.? Auf was sollte man z.B. beim Einscannen achten, alles auf einmal oder doch lieber alles einzeln? So Sachen einfach.

Da meine Chefin von der Sache total begeistert ist, muss ich mir jetzt ein Konzept überlegen, wie wir das am besten anstellen. Ich habe hierfür massig Ideen, aber ich hoffe einfach, dass ich mit ein paar Erfahrungen von anderen Fehler vermeiden kann. Außerdem interessiert es mich natürlich, ob es wirklich nur Vorteile bietet (wie ich mir das aktuell vorstelle

).

Danni40 · #5

Das finde ich ja echt interessant - ich denke das Platzproblem liegt bei vielen vor. Wenn das alles so machbar ist, ist das eine tolle Sache. Leider sind wir hier im Büro noch nicht so weit - geschweige denn einscannen zur Akte und solche einfach tollen Sachen.... Mal sehen, was sich da machen lässt. Werde den Beitrag aber gern verfolgen und Infos über die Handhabung / Feedbacks fänd ich klasse...

Viele Grüße und noch eine charmante Restwoche!!!

gkutes · #6

Da ich mich mit RAM nicht auskenne, weiß ich nicht, wie das da gehandhabt wird. Willst du das dann sozusagen zur elektronischen Akte speichern?
Grundsätzlich würde ich die alten Akten aber lieber in einem Schwung oder in größeren Teilen (maximale Höhe der MB, die gespeichert werden können?) scannen. Sonst ist der Arbeitsaufwand ja immens...

Die laufenden Sachen kann man ja laufend scannen und dann auch die Schriftsätze und Briefe getrennt erfassen.

BBTB · #7

Darf ich mal fragen, wie das gehandhabt wird bei Titeln oder sonstigem? Habt ihr dann immer eine dünne Handakte die ihr nebenher führt, also für den Fall, dass ein KFB eingeht. Sowas bringt mir ja eingescannt in der EDV nichts.

niva · #8

Die laufenden Sachen werden aktuell noch nicht gescannt, da muss ich noch ein wenig Überzeugungsarbeit leisten. Mir gehts jetzt erstmal nur um die Ablage.

Im Moment lasse ich die Praktikantin grade die Seiten durchnummerieren, dann wird wohl auch in kleineren Paketen eingescannt, damit der PC nicht überlastet wird. Die Seitenzahlen hätte ich dann einmal zum Abspeichern und einmal zur Kontrolle, ob der Scanner auch nichts "übersehen" hat.

@gkutes: RAM bietet die Möglichkeit die eingescannte Datei direkt einer Akte zuzuordnen und dort in der Dateiverwaltung abzuspeichern. Das hab ich grade mal an einer Testakte ausprobiert und es funktioniert. *selbermallobenmuss*

Ich bin echt erstaunt, dass ich hier nicht mit Erfahrungsberichten bombadiert werde, eben gerade weil RAM so gute Möglichkeiten bietet, hätte ich echt erwartet, dass das schon viele machen.

Inso-Tante · #9

Ich weiss ja nicht, ich habe ja immer irgendwie lieber Papier in der Hand. Was ist, wenn alles mal abstürzt und die Technik versagt?

188F · #10

Hallo,
bin beim Stöbern auf dieses Thema gestoßen. Ich kann dazu Folgendes beitragen:

Wir haben irgendwann auch damit angefangen, die Ablage einzuscannen, natürlich aus Platzmangel. Wir machen das so, dass wir die Akten ganz normal ablegen mit Nümmerchen, usw., dann ab in den Karton und gelagert.

Wenn der Platz dann nicht mehr reicht, fangen wir an zu vernichten. Dabei heften wir den Handaktenbogen und das Kostenblatt in einen separaten Ordner, da nach wie vor für Buchführungsunterlagen die 10-Jahres-Aufbewahrungsfrist noch gilt. Aus dem ganzen Ablagejahr bleiben dann höchsten 3 Leitzordner übrig.

Um möglichem Datenverlust vorzubeugen, werden die Dateien zusätzlich mehrfach gesichert.

Da nach wie vor immer wieder nach Nachzügler-Korrespondenz in abgelegten Akten vorkommt, z. B. die PKH-Prüfungen sind wir hier ganz froh, dass wir die Akten nicht sofort nach der Ablage vernichten, sondern doch noch das ein oder andere Jahr in Papierform haben.

Wir sind mit diesem System ziemlich zufrieden. Vor allen Dingen erspart man sich viel Arbeit, bei jeder Kleinigkeit ins Archiv zu steigen.Wir klicken da jetzt auf die eingescannte Datei und können nachsehen, was damals in der Akte Sache war.

Wenn Korrespondenz nachkommt, dann wird sie einfach zu der eingescannten Akte hinzugescannt und gut ist.