Bei uns in der Kanzlei läuft es mittlerweile etwas chaotisch ab. Egal wie und wo wir versuchen eine Änderung durchzusetzen läuft wieder alles ausem Ruder
Erstmal zur allgemeinen Situation:
Wir haben 8 Anwälte (3 davon Notare), 3 Dezernate mit jeweils 2 Angestellten (für je 2 Anwälte zuständig), ein Notariat mit 3 Angestellten, einen Bürovorsteher und 5 Auszubildende (eigentlich immer 6 aber eine hat vorgezogen).
So unser Hauptproblem liegt eigentlich an unserer sogenannten „Registratur“. Dort befinden sich alle laufenden Akten, da wir vom Platz her leider nicht die Möglichkeit haben, die Akten nach Sachbearbeiter auf die jeweiligen Dezernate zu verteilen und dort unterzubringen.
In der Registratur sind dann unsere Azubis untergebracht. Diese machen dann jeden Morgen wenn sie in die Kanzlei kommen erstmal die Akten fertig, sprich durchnummerieren (möchten die Chefs und die Kollegin der Buchhaltung), die neue Frist zur Wiedervorlage im PC eintragen und danach in die jeweiligen Register einräumen.
Die Registratur ist wie gesagt nicht in Sachbearbeiter sortiert, sondern einfach nur nach Alphabet. Strafakten und Firmen haben wir dann aber nochmal gesondert.
Anschließend suchen unsere Azubis dann die Wiedervorlagen für ALLE (Anwälte, Dezernate und Notariat). Nebenbei erledigt schon einmal ein Azubi den Botengang zu Gericht (manchmal auch noch zur Post). Bis dahin sind schon einmal gut 1-2 Stunden (an schlimmen Tagen auch mehr Std) verstrichen. Danach wird dann Post (wo man die Akten einfach nicht finden konnte) vom Vortag gesucht.
Ebenfalls müssen die Azubis die Akten für die Buchung raussuchen (ist i.d.R. 1 DINA4 Blatt handschriftlich). Sobald die Azubi mit der Gerichtspost wieder in der Kanzlei ist, wird diese von einer Angestellten vorne am Empfang gestempelt und dem ersten (von acht!) Anwälten vorgelegt. Selbiges passiert mit der „normalen“ Post, die uns der liebe Postbote bringt.
In der Zeit macht sich die nächste Azubi zum Botengang „Stadt“ auf den Weg. Dort muss sie an jede Bank und aktuelle Kontoauszüge holen und evtl. Schreiben bei den Banken abgeben.
Zurück zu unserer Eingangspost: Es werden also jeden Morgen zwei Postkörbchen (Gerichtspost und normale Post) erstmal jedem Anwalt vorgelegt. Diese verfügen jedes einzelne Schreiben und dann kommt die Post (wenn alles gut geht) nach der Mittagspause um 14:00 Uhr in die Registratur. Hier kann sie aber noch nicht sofort gesucht werden, da erst einmal wieder alle Akten (die wieder in der Registratur gelandet sind) durchnummeriert, eingetragen und eingeräumt werden müssen. Dies sind meistens sehr viele Akten, da alles Akten in denen etwas an diesem Vormittag geschrieben wurde dort wieder landen.
Erst dann sortieren die Azubis die Post nach EILT, Dezernaten, Anwälte und zur Akte heften und suchen die dazugehörigen Akten. Sodann wird jedem die Post mit der jeweiligen Akte zur Bearbeitung vorgelegt. Da haben wir dann mittlerweise 15:00 bis 16:00 Uhr.
Nun machen sich i.d.R. zwei Azubis auf die Suche nach den fehlenden Akten für die Post und die fehlenden Akten für die Buchung. Die anderen Azubis legen in dieser Zeit dann Akten weg, nebenbei fallen natürlich auch noch Sachen zum siegeln an (auch vormittags), ebenfalls müssen die Azubis dann noch Schildchen tippen, d.h. für die neuen Akten werden kleine Schildchen für die Register getippt. Nebenbei muss ein Azubi dann auch noch die Akten raussuchen, in denen die Fristen ablaufen – sprich Beschwerdefristen, Verteidigungsabsicht anzeigen usw. und den Anwälten vorlegen.
Sie versuchen diese Aufgaben natürlich zum größten Teil schon morgens zu erledigen – aber dies klappt leider nur sehr selten!
So wie ihr schon erkennt sind unsere Azubis also eigentlich immer nur auf dem Sprung und rennen sich täglich die Hacken wund. Wer nun glaubt wir in den Dezernaten schieben in der Zeit Langeweile der irrt! Unsere Anwälte diktieren wirklich sehr sehr viel und wir schreiben täglich mehrere Stapel von Akten weg. Dazu müssen noch die eigenen Akten (ZV) bearbeitet werden und natürlich die Akten am Nachmittag mit der neuen Post.
Gut unser Problem ist eigentlich, dass unsere Azubis im Endeffekt nur in der Registratur hängen = lernen also nicht wirklich was in ihrer Ausbildung *grr*! Bei mir selbst war es vor 3 Jahren nicht anders aber die Arbeit für die Azubis wird täglich immer mehr und mehr. Es sind auch die kleinen Arbeiten wie die Akten im Keller ablegen, Urkunden wieder in die Sammlung einräumen oder Akten für Telefonat und Besprechungen suchen (und unsere Azubis suchen oft und laaaangee :-/) die den Azubis viel viel Zeit raubt.
So wir wissen ALLE (auch die Chefs) des wir DRINGEND was ändern müssen aber wir finden keine richtige Lösung. Wenn wir einen Plan aufstellen, in dem geregelt wird, wann mal ein Azubi irgendwo in den Dezernaten eingesetzt wird (um mal endlich was zu lernen!) wird jemand von den anderen Azubis krank oder in der Registratur herrscht solch ein Chaos das der arme Azubi der sich freut endlich was lernen zu können wieder zurück muss :twisted:
Ich weiß, dass ich jetzt SEHR VIEL geschrieben habe aber wir verzweifeln hier. Und es kann doch nicht so weitergehen!!!
Könnte ihr mir vielleicht helfen und euren Tagesablauf und den der Azubis mitteilen? Und auch wie eure Kanzlei allgemein so aufgeteilt ist. Und welche Aufgaben vielleicht anderes verteilt werden müssen?
Ich hoffe hier endlich eine Lösung zu finden!!!
Ich danke euch schon jetzt
EDIT BY ADMIN ANDREAS: Absätze eingefügt zur besseren Lesbarkeit. Beitragstitel geändert. "Brauche dringend eure HILFEE!!!!" ist kein sinnvoller Titel, der sagt, worum's geht
Bitte lies die Hinweise zum Erstellen von Beiträgen. Danke!
als Einzelkämpfer