Als erstes würde ich zu gerne wissen, was mit "Akten durchnummerieren" gemeint ist und warum das morgens und auch nachmittags gemacht werden muss, wenn die Akten wieder einsortiert werden. Und was wird wo und warum eingetragen?
Und wie Lämmchen schon schrieb, würde ich die Post zukünftig nach Sachbearbeitern vorsortieren und dann gezielt vorlegen.
Kanzleiorganisation - großes Problem
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Little Wombat
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Andreas
Ich hab das mal erledigt, hoffentlich besser somrsgoalkeeper hat geschrieben:Hallo Zwergnase,
kannst Du Deinen Text vielleicht in eine besser lesbare Form bringen? Das ist mir - und bestimmt auch anderen - zu anstrengend.
Auch aussagekräftige Überschriften wären wünschenswert. Stell Dir vor, jeder würde nur schreiben, dass er Hilfe braucht ....
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Andreas
Okay, also hier reicht das Schnellantwortfeld vermutlich nicht für die Antwort 
Zwergnase, zuallererst mal, ich finde, Ihr bräuchtet definitiv einen fähigen externen Kanzleiberater.
In eurer Kanzlei müssen sämtliche Arbeitsabläufe grundlegend auf den Prüfstand. Die "Organisation" eurer Kanzlei hat sich scheinbar mit der Größe der Kanzlei nicht mitentwickelt bzw. hat sich wohl einfach so entwickelt, ohne je ernsthaft hinterfragt zu werden. Das ist aber hier dringend nötig.
Wenn hier im Forum also auch gute Ansätze zu Verbesserungen kommen, so kann das m. M. n. nicht einen Berater vor Ort ersetzen. Ich versuche aber mal, meine Fragen und Anregungen in Worte zu fassen.
1. Ich schließe mich der Frage an:
Was bedeutet, daß Akten 2x täglich durchnummeriert werden müssen? Davon höre ich zum ersten Mal in meinen doch jetzt 17 Jahren in Anwaltskanzleien, davon 10 als BV.
Was bedeutet, daß Akten "eingetragen" werden müssen? Wo? Warum? Welchem Zweck soll das dienen, wenn doch eh "Akten einfach nicht gefunden werden"?
2. Was die Organisation angeht:
Ihr habt schon mal etwas Gutes, und das sind Dezernate. Bin ich ausgesprochener Fan von.
Wenn ich das richtig verstanden habe:
5 Anwälte, 3 Dezernate a 2 Mann (wenn ich Mann sage, meine ich auch Frau
). Das Notariat klammere ich bewußt aus - damit kenne ich mich rein gar nicht aus, weder organisatorisch noch fachlich. Das tut aber im Ergebnis organisatorisch jetzt erst mal nix zur Sache.
Grundlegende organisatorische Mängel eurer Kanzlei, die mir sofort ins Auge fallen, sind:
Die Eingangspost wird sofort morgens aufgeteilt. Jedes Dezernat erhält die Post "seiner" Anwälte, stempelt sie, trägt Fristen und Termine ein und tut, was sonst so damit zu tun ist. Ergebnis: Massive Zeitersparnis, da drei Mitarbeiter sich die Arbeit teilen; bessere Entscheidungskompetenz, da der stempelnde Mitarbeiter "seine" Akten kennt.
Dann Alternative 1:
- Dezernat zieht die Post, die es definitiv selbst bearbeiten kann, sofort raus, ohne daß RA sie überhaupt zu Gesicht bekommt.
Alternative 2:
- Alle Post geht anschließend entweder zum entsprechenden RA oder es findet eine gemeinsame Postbesprechung der Anwälte statt, wo die Eingangspost besprochen und ausgezeichnet wird.
Auszeichnen bspw. durch RA wie folgt. Es werden Anweisungen für die weitere Bearbeitung draufgeschrieben:
Pt = Durchschrift an Partei, zdA
Pt Rspr = Durchschrift an Partei mit der Bitte um Rücksprache
Pt/SB = Durchschrift an Partei, WV an RA
zdA = einfach abheften (WV nicht vergessen)
BV = weitere Bearbeitung durch Bürovorsteher
ZV = Zwangsvollstreckung durchführen
So ausgezeichnet, könnte die Post nun effektiv den Akten zugeordnet und direkt dem richtigen Bearbeiter übergeben werden.
Weitere Fragen, die ich jetzt einfach mal so anhand des Ausgangsbeitrages aufwerfen darf:
Denkt über ein zentrales Schreibbüro nach. ReFas, die den Sekretariatsbetrieb machen müssen, sind ineffektive Schreibkräfte, weil sie durch zig andere Tätigkeiten immer wieder aus dem Schreiben rausgerissen und darin unterbrochen werden. Ein zentrales Schreibbüro mit 2 - 3 ReFas empfiehlt sich in einem separaten, ruhigen Büro, damit dort konzentriert gearbeitet werden kann. Ebenfalls mal drüber nachdenken.
Zusammenfassung:
Geht ergebnisoffen an die Reorganisation. Ihr braucht einen Radikalschnitt, der sitzen muß. 1x und fertig. Jeder muß mitziehen, es darf da niemanden geben, der "Besitzstände" wahren will. Wer das will, arbeitet im Eigeninteresse gegen die Kanzlei und muß entweder aus Überzeugung umdenken oder gehen. Und mit gehen meine ich wirklich gehen. Raus. Kündigen. Gekündigt werden. Ob ReNo, ReFA, BV, egal! Muß sich eine andere, altbackene Kanzlei suchen. Holt euch jemanden, der den Prozess über Monate begleiten kann und die Sache von außen sieht, der aber volle Unterstützung und freie Hand der Kanzleileitung braucht.
Eure Anwälte müssen ein paar Dinge verstehen, wenn nicht schon angekommen:
Hier schließe ich mich im Übrigen der Frage an:
Wissen deine Chefs, daß du auch dieses Forum zu Rate ziehst? Was halten sie davon?
Zwergnase, zuallererst mal, ich finde, Ihr bräuchtet definitiv einen fähigen externen Kanzleiberater.
In eurer Kanzlei müssen sämtliche Arbeitsabläufe grundlegend auf den Prüfstand. Die "Organisation" eurer Kanzlei hat sich scheinbar mit der Größe der Kanzlei nicht mitentwickelt bzw. hat sich wohl einfach so entwickelt, ohne je ernsthaft hinterfragt zu werden. Das ist aber hier dringend nötig.
Wenn hier im Forum also auch gute Ansätze zu Verbesserungen kommen, so kann das m. M. n. nicht einen Berater vor Ort ersetzen. Ich versuche aber mal, meine Fragen und Anregungen in Worte zu fassen.
1. Ich schließe mich der Frage an:
Was bedeutet, daß Akten 2x täglich durchnummeriert werden müssen? Davon höre ich zum ersten Mal in meinen doch jetzt 17 Jahren in Anwaltskanzleien, davon 10 als BV.
Was bedeutet, daß Akten "eingetragen" werden müssen? Wo? Warum? Welchem Zweck soll das dienen, wenn doch eh "Akten einfach nicht gefunden werden"?
2. Was die Organisation angeht:
Ihr habt schon mal etwas Gutes, und das sind Dezernate. Bin ich ausgesprochener Fan von.
Wenn ich das richtig verstanden habe:
5 Anwälte, 3 Dezernate a 2 Mann (wenn ich Mann sage, meine ich auch Frau
). Das Notariat klammere ich bewußt aus - damit kenne ich mich rein gar nicht aus, weder organisatorisch noch fachlich. Das tut aber im Ergebnis organisatorisch jetzt erst mal nix zur Sache.Grundlegende organisatorische Mängel eurer Kanzlei, die mir sofort ins Auge fallen, sind:
- Abarbeitung des Posteingangs (Stempeln etc.) durch einen einzigen Mitarbeiter. Wozu gibt es Dezernate?
- Weiterreichen der Eingangspost von Anwalt zu Anwalt.
Die Eingangspost wird sofort morgens aufgeteilt. Jedes Dezernat erhält die Post "seiner" Anwälte, stempelt sie, trägt Fristen und Termine ein und tut, was sonst so damit zu tun ist. Ergebnis: Massive Zeitersparnis, da drei Mitarbeiter sich die Arbeit teilen; bessere Entscheidungskompetenz, da der stempelnde Mitarbeiter "seine" Akten kennt.
Dann Alternative 1:
- Dezernat zieht die Post, die es definitiv selbst bearbeiten kann, sofort raus, ohne daß RA sie überhaupt zu Gesicht bekommt.
Alternative 2:
- Alle Post geht anschließend entweder zum entsprechenden RA oder es findet eine gemeinsame Postbesprechung der Anwälte statt, wo die Eingangspost besprochen und ausgezeichnet wird.
Auszeichnen bspw. durch RA wie folgt. Es werden Anweisungen für die weitere Bearbeitung draufgeschrieben:
Pt = Durchschrift an Partei, zdA
Pt Rspr = Durchschrift an Partei mit der Bitte um Rücksprache
Pt/SB = Durchschrift an Partei, WV an RA
zdA = einfach abheften (WV nicht vergessen)
BV = weitere Bearbeitung durch Bürovorsteher
ZV = Zwangsvollstreckung durchführen
So ausgezeichnet, könnte die Post nun effektiv den Akten zugeordnet und direkt dem richtigen Bearbeiter übergeben werden.
Weitere Fragen, die ich jetzt einfach mal so anhand des Ausgangsbeitrages aufwerfen darf:
- Warum tragen Azubis morgens für irgendwelche Akten Wiedervorlagen ein? Warum tut dies nicht der letzte Bearbeiter der Akte anhand dessen, was zuletzt geschehen ist? Auf wessen Weisung, nach wessen Entscheidung, wird welche Wiedervorlage eingetragen? Woher weiß der Azubi, welche WV (Dauer, Grund) einzutragen ist? Wie wird dem Azubi das mitgeteilt? Oder entscheidet Azubi das etwa selbst?
- Wie werden die Akten der verschiedenen RAe auseinandergehalten - andersfarbige Aktendeckel, andersfarbige Aktenschilder, getrennte Aktenkästen oder gar nicht? Alles gemischt in den Aktenkästen? (Gute Nacht
) - Weshalb werden Wiedervorlagen dem Posteingang des Tages vorgezogen? Eine gut organisierte Kanzlei bearbeitet ein Schreiben im Optimalfall innerhalb 24 Stunden. Der Mandant muß zeitnah informiert sein, um Entscheidungen treffen zu können. Wer entscheidet, ob Eiliges im Posteingang ist, das bevorzugt behandelt werden muß? Wie wird in diesen Fällen vorgegangen?
- Wie hoch ist die Zahl der täglich eingehenden: Briefpost - Gerichtspost - Faxe - Mails (wie werden letztere behandelt?)
- Warum werden, wenn eh kaum Zeit für irgendwas ist, noch liebevoll Schildchen getippt? Warum nicht gleich noch die gute alte Buchstabenschablone der technischen Zeichner von anno dazumal, um in Normschrift zu kritzeln ?
- Werden Fristakten auf den letzten Drücker rausgesucht, sprich bspw. morgens die Fristen für den Tag? Warum so knapp? Da muß Vorlaufzeit drin sein, wenigstens ein Tag! Fristzettel drucken - auf die Akte - nach Sachbearbeiter sortiert - bis um 17.00 Uhr hat jeder RA seine Fristakten für den Tag vom Fristakten-Sammelplatz wegzunehmen, zu sichten - zu bearbeiten bis Fristtag 12.00 Uhr - Deadline - Ende! Die Kanzlei darf sich nicht selbst in Zeitnot bringen.
Denkt über ein zentrales Schreibbüro nach. ReFas, die den Sekretariatsbetrieb machen müssen, sind ineffektive Schreibkräfte, weil sie durch zig andere Tätigkeiten immer wieder aus dem Schreiben rausgerissen und darin unterbrochen werden. Ein zentrales Schreibbüro mit 2 - 3 ReFas empfiehlt sich in einem separaten, ruhigen Büro, damit dort konzentriert gearbeitet werden kann. Ebenfalls mal drüber nachdenken.
Zusammenfassung:
Geht ergebnisoffen an die Reorganisation. Ihr braucht einen Radikalschnitt, der sitzen muß. 1x und fertig. Jeder muß mitziehen, es darf da niemanden geben, der "Besitzstände" wahren will. Wer das will, arbeitet im Eigeninteresse gegen die Kanzlei und muß entweder aus Überzeugung umdenken oder gehen. Und mit gehen meine ich wirklich gehen. Raus. Kündigen. Gekündigt werden. Ob ReNo, ReFA, BV, egal! Muß sich eine andere, altbackene Kanzlei suchen. Holt euch jemanden, der den Prozess über Monate begleiten kann und die Sache von außen sieht, der aber volle Unterstützung und freie Hand der Kanzleileitung braucht.
Eure Anwälte müssen ein paar Dinge verstehen, wenn nicht schon angekommen:
- Wer Geld verdienen will, muß Geld ausgeben.
- Wer Wachstum nicht mitnimmt, wird schrumpfen.
- Es muß eine ausreichende Personaldecke geben, um Spitzen abzufangen.
- Der eigene Qualitätsanspruch muß dem des Mandanten entsprechen und erfüllt werden.
- Es darf kein Stein unumgedreht bleiben, um zu bestehen und einen gut funktionierenden Kanzleibetrieb zu erreichen.
Hier schließe ich mich im Übrigen der Frage an:
Letzte Frage:Jupp03/11 hat geschrieben:Mich würde interessieren, was der Bürovorsteher den ganzen Tag macht.
Wissen deine Chefs, daß du auch dieses Forum zu Rate ziehst? Was halten sie davon?
Freu mich auf die vielen Antworten..danke schonmal!!!
Achja und danke an Admin Andreas
Allssoooo...
zu eurem Vorschlag jemanden für die Aktensuche usw einzustellen kann ich nur sagen, dass des unsere Chefs eher nicht in Betracht sehen. Allein aus Kostengründen kommt eine weitere Arbeitskraft oder weitere Anmietung von Kanzleiräumen nicht in Frage
Wir müssen also irgendwie unsere Organisation in den Griff bekommen.
@ Muupsi: Ja wir haben alle Akten (von allen Anwälten) nur nach Alphabet sortiert. Andersfarbige Akten fällt schon einmal raus, da wir schon 5 verschieden Farben an Akten haben (graue Aktendeckel = Zivilsachen, rote Aktendeckel = Strafsachen, grüne, blaue und gelbe Aktendeckel für unsere drei Notare) . Noch mehr Farben würde glaube zu kompliziert.
Die Akten nach Anwälten zu sortieren haben wir uns auch schon gedacht aber wir wissen nicht genau, ob dies so gut wäre. Wir haben nicht all zu viel Platz..ach wir haben eigentlich gar keinen Platz. Die Schränke sind rappelvoll! Wir haben Angst, wenn wir die Schränke zuordnen es nachher nicht mehr passt.
@ Ciara: Akten durchnummerierne heißt, dass wir jedes Blatt nummerieren. Von Blatt 1 bis 400 wenn es sein muss :-/ Dies soll dafür gut sein, dass unsere Anwälte beim diktieren zB einfach nur sagen müssen "Bitte eine Kopie von Blatt 17 beifügen." Darauf legt unser Chef sehr viel wert! :-/ Dies wird bei jeder Akte gemacht die wieder in der Registratur landet.
@ Jupp03/11: Unserer Bürovorsteher ist eher im notariellen Bereich tätig. Auch er schaut morgens die Eingangspost durch, aber ansonsten arbeitet er in erster Linie nur mit den Notariatsakten.
@Andreas: Andreas ich glaub du hast es genau getroffen...die Organisation ist einfach nicht mitgewachsen/hinterfragt worden! An einen externen Kanzleiberater haben wir noch nie gedacht! Das wäre warscheinlich gar nicht mal so schlecht!
Mit Akten eintragen meine ich die nächste Wiedervorlage. Sprich ich lege meinem Chef heute eine Akte vor, er schaut sich die Akte an und notiert vorne auf dem Aktendeckel eine neue Frist wann ihm die Akte wieder vorgelegt werden muss. Diese tragen die Azubis dann im PC (haben das Programm RA-MIRCO) ein. Also jeder Anwalt oder jedes Dezernat notiert vorne eine neue Wiedervorlage und die Azubis tragen diese dann in den PC ein. Auch hier muss ich dir wieder zustimmen WARUM tragen WIR sie nicht selber ein?! Oh manno mann.. so langsam dämmert mir echt des nich nur so einiges schief läuft, sondern echt ne MENGE :-/
Mit den Dezernaten hast du richtig verstanden. Die gibts aber auch erst seit einem Jahr...wir versuchen schon so einige Zeit was zu ändern Die Eingangspost aufzuteilen und ggf. schon einige Akten selbst rauszusuchen und sofort zu bearbeiten würde wirklich sehr viel Zeit einsparen. Danke das ist doch auch schonmal en Ansatz!
Akten der verschiedenen Anwälte werden eigentlich gar nicht auseinandergehalten Wir schauen eigentlich nur vorne auf die Akte und bei den Wiedervorlagen steht dann idR das Kürzel des Anwalts oder aber wir müssen in die Akte reinschauen auf dem Handaktenbogen steht der Sachbearbeiter. Haben hunderte von grauen Akten (graue Aktendeckel = Zivilsachen) joa und wenn en Azubi ne Akte sucht kann diese ja eigentlich überall sein und sucht sich en Wolf. Hier wäre die Unterteilung in den Schränken wohl doch angebracht.
Dadurch das die Anwälte JEDES Schreiben sehen und der jeweilige Sachbearbeiter dann verfügt, dass ein Schreiben EILT ist, wird die dazugehörige Akte sofort gesucht und dem Anwalt vorgelegt.
Hui Gerichtspost kommt immer mal wieder drauf an würde aber schätzen, dass wir gut 30-50 Schreiben haben. Bei der normalen Eingangspost wird es dann doch noch mehr, ist aber schwer einzuschätzen, da wir dusselige Werbung nicht aussortieren sondern mit den Anwälten vorlegen. Die Werbung wird erst später von den Azubis aussortiert und weggeschmissen :-/ Normales Post ist daher schon ein richtiger Stapel!! Die Faxe und EMails werden morgens mit in die normale Post gegeben. Nachmittags geht dann nochmal eine gesonderte Faxmappe mit Faxen und Emails rum.
Was die Schildchen angeht, tippen wir diese wirklich noch an der Schreibmaschine aber dies kommt daher, dass unser Azubis wirklich schrecklich krikeln und man diese nicht von Hand schreiben lassen könnte Und geht Schreibmaschine nicht schneller als handschriftlich *grübel ?!
Fristakten werden idR 3 Tage im Voraus gesucht und dem Anwalt vorgelegt.
Kleines Schreibbüro ist vorhanden..sorry hatte ich vor lauter Wut im Bauch vergessen aufzuschreiben. Dort sitzt eine Ganztags- und eine Halbtagskraft die Diktat schreiben. Neben den Dezernaten.. und es ist immer noch verdammt viel!
Meine Chefs wissen noch nichts davon aber wir haben gestern und heute miteinander gesprochen, da ich ihnen wieder einmal geschildert habe, dass das Schiff untergeht! Sie wollten sich nun was überlegen...aber ich wollte mir wenigsten schon einmal ein paar Anregungen holen um ihnen diese Montag mal auf den Tisch zu legen. Sie werden da nichts gegen haben.. im Gegenteil meine Chefs sind da eigentlich sehr offen und ich hoffe das sie damit auch den Ernst der Lage wirklich erkennen und wir, wie ich es ihnen gestern schon sagte "den Socken auf links ziehen".
So ich hoffe, einige Fragen beantwortet zu haben und etwas Licht ins Dunkle gebracht zu haben
Ich danke euch schon eimal SEHR!!!
Achja und danke an Admin Andreas
Allssoooo...
zu eurem Vorschlag jemanden für die Aktensuche usw einzustellen kann ich nur sagen, dass des unsere Chefs eher nicht in Betracht sehen. Allein aus Kostengründen kommt eine weitere Arbeitskraft oder weitere Anmietung von Kanzleiräumen nicht in Frage
Wir müssen also irgendwie unsere Organisation in den Griff bekommen. @ Muupsi: Ja wir haben alle Akten (von allen Anwälten) nur nach Alphabet sortiert. Andersfarbige Akten fällt schon einmal raus, da wir schon 5 verschieden Farben an Akten haben (graue Aktendeckel = Zivilsachen, rote Aktendeckel = Strafsachen, grüne, blaue und gelbe Aktendeckel für unsere drei Notare) . Noch mehr Farben würde glaube zu kompliziert.
Die Akten nach Anwälten zu sortieren haben wir uns auch schon gedacht aber wir wissen nicht genau, ob dies so gut wäre. Wir haben nicht all zu viel Platz..ach wir haben eigentlich gar keinen Platz. Die Schränke sind rappelvoll! Wir haben Angst, wenn wir die Schränke zuordnen es nachher nicht mehr passt.
@ Ciara: Akten durchnummerierne heißt, dass wir jedes Blatt nummerieren. Von Blatt 1 bis 400 wenn es sein muss :-/ Dies soll dafür gut sein, dass unsere Anwälte beim diktieren zB einfach nur sagen müssen "Bitte eine Kopie von Blatt 17 beifügen." Darauf legt unser Chef sehr viel wert! :-/ Dies wird bei jeder Akte gemacht die wieder in der Registratur landet.
@ Jupp03/11: Unserer Bürovorsteher ist eher im notariellen Bereich tätig. Auch er schaut morgens die Eingangspost durch, aber ansonsten arbeitet er in erster Linie nur mit den Notariatsakten.
@Andreas: Andreas ich glaub du hast es genau getroffen...die Organisation ist einfach nicht mitgewachsen/hinterfragt worden! An einen externen Kanzleiberater haben wir noch nie gedacht! Das wäre warscheinlich gar nicht mal so schlecht!
Mit Akten eintragen meine ich die nächste Wiedervorlage. Sprich ich lege meinem Chef heute eine Akte vor, er schaut sich die Akte an und notiert vorne auf dem Aktendeckel eine neue Frist wann ihm die Akte wieder vorgelegt werden muss. Diese tragen die Azubis dann im PC (haben das Programm RA-MIRCO) ein. Also jeder Anwalt oder jedes Dezernat notiert vorne eine neue Wiedervorlage und die Azubis tragen diese dann in den PC ein. Auch hier muss ich dir wieder zustimmen WARUM tragen WIR sie nicht selber ein?! Oh manno mann.. so langsam dämmert mir echt des nich nur so einiges schief läuft, sondern echt ne MENGE :-/
Mit den Dezernaten hast du richtig verstanden. Die gibts aber auch erst seit einem Jahr...wir versuchen schon so einige Zeit was zu ändern
Die Eingangspost aufzuteilen und ggf. schon einige Akten selbst rauszusuchen und sofort zu bearbeiten würde wirklich sehr viel Zeit einsparen. Danke das ist doch auch schonmal en Ansatz!Akten der verschiedenen Anwälte werden eigentlich gar nicht auseinandergehalten
Wir schauen eigentlich nur vorne auf die Akte und bei den Wiedervorlagen steht dann idR das Kürzel des Anwalts oder aber wir müssen in die Akte reinschauen auf dem Handaktenbogen steht der Sachbearbeiter. Haben hunderte von grauen Akten (graue Aktendeckel = Zivilsachen) joa und wenn en Azubi ne Akte sucht kann diese ja eigentlich überall sein und sucht sich en Wolf. Hier wäre die Unterteilung in den Schränken wohl doch angebracht.Dadurch das die Anwälte JEDES Schreiben sehen und der jeweilige Sachbearbeiter dann verfügt, dass ein Schreiben EILT ist, wird die dazugehörige Akte sofort gesucht und dem Anwalt vorgelegt.
Hui Gerichtspost kommt immer mal wieder drauf an würde aber schätzen, dass wir gut 30-50 Schreiben haben. Bei der normalen Eingangspost wird es dann doch noch mehr, ist aber schwer einzuschätzen, da wir dusselige Werbung nicht aussortieren sondern mit den Anwälten vorlegen. Die Werbung wird erst später von den Azubis aussortiert und weggeschmissen :-/ Normales Post ist daher schon ein richtiger Stapel!! Die Faxe und EMails werden morgens mit in die normale Post gegeben. Nachmittags geht dann nochmal eine gesonderte Faxmappe mit Faxen und Emails rum.
Was die Schildchen angeht, tippen wir diese wirklich noch an der Schreibmaschine aber dies kommt daher, dass unser Azubis wirklich schrecklich krikeln und man diese nicht von Hand schreiben lassen könnte
Und geht Schreibmaschine nicht schneller als handschriftlich *grübel ?!Fristakten werden idR 3 Tage im Voraus gesucht und dem Anwalt vorgelegt.
Kleines Schreibbüro ist vorhanden..sorry hatte ich vor lauter Wut im Bauch vergessen aufzuschreiben. Dort sitzt eine Ganztags- und eine Halbtagskraft die Diktat schreiben. Neben den Dezernaten.. und es ist immer noch verdammt viel!
Meine Chefs wissen noch nichts davon aber wir haben gestern und heute miteinander gesprochen, da ich ihnen wieder einmal geschildert habe, dass das Schiff untergeht! Sie wollten sich nun was überlegen...aber ich wollte mir wenigsten schon einmal ein paar Anregungen holen um ihnen diese Montag mal auf den Tisch zu legen. Sie werden da nichts gegen haben.. im Gegenteil meine Chefs sind da eigentlich sehr offen und ich hoffe das sie damit auch den Ernst der Lage wirklich erkennen und wir, wie ich es ihnen gestern schon sagte "den Socken auf links ziehen".
So ich hoffe, einige Fragen beantwortet zu haben und etwas Licht ins Dunkle gebracht zu haben
Ich danke euch schon eimal SEHR!!!
Also, ich fang' mal an, was mir auffällt so aus dem Bauch heraus:
- Jeder Anwalt erhält die komplette Post:
Würde ich abschaffen, sondern derjenige der Post öffnet, muß gleich sortieren, z.B. in entsprechende Postkörbe.
Oder noch anders, Posteingang kommt gleich mit Akte zum Chef.
- Azubi nummeriert die Seiten der Akte:
Wenn die Schreibkraft die Akte auf dem Tisch hat, warum macht sie den Teil nicht gleich mit?
- Azubi muss Wiedervorlagen im PC notieren:
Wenn die Schreibkraft die Akte auf dem Tisch hat, warum micht sie den Teil nicht gleich mit?
Unter RA-Mikro dürfte das Problem doch schneller von der Schreibkraft zu bewältigen sein, wenn sie sowieso in der Akte ist.
- Azubi schreibt Schilder für die Akte:
Verstehe ich so, dass der Azubi auch die Akte anlegt oder macht das die Schreibkraft? Unsere Akten haben auch alle die gleiche Farbe, aber die Namensschilder haben unterschiedliche Farben, so dass wir gleich sehen können, welchem Chef welche Akte gehört, ohne reinschauen zu müssen.
- Bürovorsteher schaut auch Post durch:
Warum, wenn er hauptsächlich im Notariat tätig ist?
- Jeder Anwalt erhält die komplette Post:
Würde ich abschaffen, sondern derjenige der Post öffnet, muß gleich sortieren, z.B. in entsprechende Postkörbe.
Oder noch anders, Posteingang kommt gleich mit Akte zum Chef.
- Azubi nummeriert die Seiten der Akte:
Wenn die Schreibkraft die Akte auf dem Tisch hat, warum macht sie den Teil nicht gleich mit?
- Azubi muss Wiedervorlagen im PC notieren:
Wenn die Schreibkraft die Akte auf dem Tisch hat, warum micht sie den Teil nicht gleich mit?
Unter RA-Mikro dürfte das Problem doch schneller von der Schreibkraft zu bewältigen sein, wenn sie sowieso in der Akte ist.
- Azubi schreibt Schilder für die Akte:
Verstehe ich so, dass der Azubi auch die Akte anlegt oder macht das die Schreibkraft? Unsere Akten haben auch alle die gleiche Farbe, aber die Namensschilder haben unterschiedliche Farben, so dass wir gleich sehen können, welchem Chef welche Akte gehört, ohne reinschauen zu müssen.
- Bürovorsteher schaut auch Post durch:
Warum, wenn er hauptsächlich im Notariat tätig ist?
-
Soenny
- Administratorin
- ...ist hier unabkömmlich !
- Beiträge: 12224
- Registriert: 21.02.2007, 11:07
- Beruf: Bürovorsteherin
- Software: RA-Micro
- Kontaktdaten:
Mal abgesehen davon, daß Anwälte nicht jeden Posteingang sehen müssen von Angelegenheiten die sie sowieso nicht bearbeiten (ich frag mich echt, ob die nix anderes zu tun haben 
), finde ich das hier:
), finde ich das hier:den größten Blödsinn (Tschuldigung) aller Zeiten. Wenn der RA einen Schriftsatz diktiert, wird er ja wohl auch nicht diktieren "...füge ich Blatt 17 meiner Akte bei....", sondern er diktiert in der Regel "...nehme ich Bezug auf mein/Ihr Schreiben vom ....welches ich als Anlage beifüge....", so und wo soll jetzt da das Problem für die Angestellte sein, die den Schriftsatz schreibt, das Schreiben rauszunehmen und als Anlage beizufügen? Außerdem gibt es eine tolle Erfindung wie PostIt, gibt es in allen Größen und Farben und mein Chef hat sich irgendwann angewöhnt, weil er das entsprechende Schreiben sowieso aufgeblättert hat, da einen Klebepin dranzubappen, um das Schreiben als ANlage zu kennzeichnen.- Azubi nummeriert die Seiten der Akte:
Wenn die Schreibkraft die Akte auf dem Tisch hat, warum macht sie den Teil nicht gleich mit?
Ich helfe Straßenkatzen, bitte helft mit: Homepage der Straßenkatzen Bonn/Rhein-Sieg e.V. Bei manchen Menschen ist es interessant zu sehen, wie das Alter den Verstand überholt hat! (Autor: A.G.)
An die Person, die meine Schuhe versteckt hat, während ich auf der Hüpfburg war: Werd' erwachsen!
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Jupp03/11
Jedenfalls scheint der Bürovorsteher dort eine ruhige Kugel zu schieben.
Wenn mir morgens um 9 eingehende Post nachmittags um 2 oder wann auch immer danach vorgelegt worden wäre zur weiteren Bearbeitung ...
Wahrscheinlich läßt er auch noch die Eingänge bei der Post liegen, bei denen ihm die Akten vorliegen.
Wenn mir morgens um 9 eingehende Post nachmittags um 2 oder wann auch immer danach vorgelegt worden wäre zur weiteren Bearbeitung ...
Wahrscheinlich läßt er auch noch die Eingänge bei der Post liegen, bei denen ihm die Akten vorliegen.
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Ciara
- ...ist hier unabkömmlich !
- Beiträge: 7653
- Registriert: 09.02.2007, 22:50
- Beruf: gepr. Rechtsfachwirtin
- Software: RA-Micro
- Wohnort: Hamburg
Ich schließe mich Sanny an. Wir arbeiten auch mit Post-It. Wenn der Anwalt eh in der Akte blättert um zu schauen, welche Nummer das Blatt hat, was du kopieren sollst, dann kann er auch gleich einen Klebezettel drauf machen. Außerdem ist es für eine Angestellte machbar, sich die Anlagen selbst rauszusuchen.
Wer Dag for Dag sin Arbeit deit und jümmers op sin Posten steiht, und deit dat got und deit dat gern, der darf sich ok mal amüseern
-
Andreas
Also, die Seiten der RA-Akte durchnummerieren, das würde mir einfallen.
Wir sind - pardon an die Rechtsflegel hier
- doch nicht auf einer Behörde, wo alles hieb- und stichfest geregelt sein muss. Wie ich schon schrub: Liebgewohnte Besitzstände müssen hinterfragt und aufgegeben werden.
Wie ineffektiv ist es bitte, Anwaltsakten komplett durchzunummerieren
Nänä, also das sollte ganz schnell ein Ende haben. 1. hat der liebe Gott in der Tat PostIt's nicht umsonst erfunden. Und 2. können auch Anwälte, wenn sie ein Schreiben in Händen halten, selbiges einer Akte entnehmen und mit einem PostIt "Anlage K1" versehen
Da das Schreiben ja sowieso der Akte entnommen werden muß, um es als Anlage beizufügen, ist es sogar - oh Wunder!
(Achtung, Argument! ) noch effektiver, wenn der RA es direkt rausnimmt, denn dann spart man sich es, geschätzte 1.783 Akten jährlich durchzunummerieren, und die ReFa hat es direkt vorliegen
In der Gesamtschau sehe ich es so, daß sich reichlich viel Bequemlichkeit bei den Anwälten eingeschlichen hat, und - pardon - auch die ReFAs haben ein recht gutes Leben, weil sie:
- keine Eingangspost stempeln, sortieren, sichten müssen
- keine diesbezüglichen Entscheidungen zu treffen haben
- aller Mist von den Azubis gemacht wird
Und die Anwälte kriegen auch ihr Fett weg:
- Anwälte müssen nun mal Vorbereitungen für die ReFa-Arbeit machen, jedenfalls in gewissem Umfang, und dazu gehört auch, sich etwas Mühe zu geben beim Diktat und der Schriftsatzvorbereitung
- Mitdenken ist erlaubt! Bitte mal neben sich selbst treten und sich fragen, wie das eigentlich praktisch gehen soll, die Akten fünf verschiedener Anwälte effektiv zu verwalten, zu suchen, zu finden, wenn die alle gleich aussehen. Wenigstens farbige Aktenschilder sollten drin sein.
Vorschlag:
Ich komm mit Jupp vorbei und wir analysieren jeden Mist und beschimpfen euch mal kräftig, was Ihr da eigentlich veranstaltet
Jupp, biste dabei ?
Ach herrje, im Ernst:
Bei euch würde ich wahrscheinlich an hundert Ecken und Enden ausflippen oder müßte es mir zumindest verkneifen
Daher nochmal der dringende Rat: Externer Kanzleiberater, keine NoGo's, keine nachträglichen Zimperlichkeiten, wenn's hart zur Sache geht, was Veränderungen anbelangt!
Wir sind - pardon an die Rechtsflegel hier
- doch nicht auf einer Behörde, wo alles hieb- und stichfest geregelt sein muss. Wie ich schon schrub: Liebgewohnte Besitzstände müssen hinterfragt und aufgegeben werden.Wie ineffektiv ist es bitte, Anwaltsakten komplett durchzunummerieren
Nänä, also das sollte ganz schnell ein Ende haben. 1. hat der liebe Gott in der Tat PostIt's nicht umsonst erfunden. Und 2. können auch Anwälte, wenn sie ein Schreiben in Händen halten, selbiges einer Akte entnehmen und mit einem PostIt "Anlage K1" versehen
Da das Schreiben ja sowieso der Akte entnommen werden muß, um es als Anlage beizufügen, ist es sogar - oh Wunder!
(Achtung, Argument! ) noch effektiver, wenn der RA es direkt rausnimmt, denn dann spart man sich es, geschätzte 1.783 Akten jährlich durchzunummerieren, und die ReFa hat es direkt vorliegen In der Gesamtschau sehe ich es so, daß sich reichlich viel Bequemlichkeit bei den Anwälten eingeschlichen hat, und - pardon - auch die ReFAs haben ein recht gutes Leben, weil sie:
- keine Eingangspost stempeln, sortieren, sichten müssen
- keine diesbezüglichen Entscheidungen zu treffen haben
- aller Mist von den Azubis gemacht wird
Und die Anwälte kriegen auch ihr Fett weg:
- Anwälte müssen nun mal Vorbereitungen für die ReFa-Arbeit machen, jedenfalls in gewissem Umfang, und dazu gehört auch, sich etwas Mühe zu geben beim Diktat und der Schriftsatzvorbereitung
- Mitdenken ist erlaubt! Bitte mal neben sich selbst treten und sich fragen, wie das eigentlich praktisch gehen soll, die Akten fünf verschiedener Anwälte effektiv zu verwalten, zu suchen, zu finden, wenn die alle gleich aussehen. Wenigstens farbige Aktenschilder sollten drin sein.
Vorschlag:
Ich komm mit Jupp vorbei und wir analysieren jeden Mist und beschimpfen euch mal kräftig, was Ihr da eigentlich veranstaltet
Jupp, biste dabei ?
Ach herrje, im Ernst:
Bei euch würde ich wahrscheinlich an hundert Ecken und Enden ausflippen oder müßte es mir zumindest verkneifen
Daher nochmal der dringende Rat: Externer Kanzleiberater, keine NoGo's, keine nachträglichen Zimperlichkeiten, wenn's hart zur Sache geht, was Veränderungen anbelangt!
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Jupp03/11
na klar, ist ja fast in meiner Ecke; Jahreszeit würde auch passen, Skihütten haben abends auch länger auf 