Hilfe!! Chef ertrinkt in Arbeit/Akten!

Mareike27 · #1

Hallo an alle Renos,

unser Chef ertrinkt in Akten. Inzwischen ist es wirklich so, dass wir als Tagesziel nur noch die Fristenerledigung haben, wobei es so ist, dass er es oft erst am späten Nachmittag schafft, sich der Fristen anzunehmen. Alltäglich ist es so, dass die Fristen von ihm selbst um 23.50 Uhr gefaxt werden. Wir bekommen täglich Anrufe von den Mandanten, die anfragen, wann ihre Angelegenheiten bearbeitet werden, die teilweise schon Moooonate liegen. Sein Zimmer ist gepflastert mit sogen. "Denkakten", die wir auch schon einige Male wieder an uns genommen haben, um diese in moderaten Mengen in die nächsten Wochen zu verfristen, damit wir hier den Überblick nicht verlieren. Aber auch das war vergebliche Mühe, denn nun liegen die Akten wieder alle in seinem Zimmer ... unbearbeitet.
Bitte versteht mich nicht falsch, mein Chef arbeitet ohne Nachlass. Fast täglich haben wir Gerichtstermine (meistens Straftermine, die teilweise Stunden dauern), ab 13/14 Uhr haben wir dann Besprechungs- und Telefontermine (die haben wir schon eingerichtet, damit die Mandanten sicher sein können, ihn auch wirklich zu erreichen), den letzten Termin vergeben wir um 18 Uhr, er allerdings macht Termine auch oft bis 20 Uhr aus. Davor und/oder dazwischen versucht er dann zu diktieren. Aber das Ende vom Lied ist, dass er es nur schafft, die Fristen zu erledigen und in einigen Ausnahmen auch die dringendsten Angelegenheiten. Es ist nicht die Ausnahme, dass bis nachts um 3 Uhr in der Kanzlei sitzt und arbeitet. Aber ich hab das Gefühl, dass wir wie in einem schlechten Albtraum nur auf der Stelle treten.

Wie sieht der Tagesablauf von Euren Anwälten aus? Habt Ihr Lösungsvorschläge aus vielleicht eigenen Erfahrungen, Umstrukturierungsvorschläge.

Ich weiss, es ist schwer etwas von außen zu beurteilen. Eigentlich bin ich der Meinung, dass er allein dieses Aktenvolumen nicht mehr schaffen kann. Aber bislang verwirft er Vorschläge zur Einstellung eines jungen Anwalts oder weiterer Referendare, die (-Referendare) nach unseren Erfahrungen wirklich oftmals eher eine Be- als eine Entlastung waren. Dennoch möchten wir ihm hier irgendwie eine neue Struktur vorschlagen, damit es wieder etwas besser läuft. Wir sind für alles offen.

sego · #2

Naja man sollte ja auch nicht mehr Mandate annehmen als man schaffen wird. Bei uns kommt es zwar auch vor, dass Sachen etwas länger liegen, aber keiner wartet Monate!Die "Fußbodenwirtschaft" darf nur 14 Tage verweilen dann muss alles abgearbeitet sein, was in den Zimmern herum liegt. Bei uns kommen die Anwälte auch am Wochenende oder mal 2 Stunden früher oder bleiben 3 Stunden länger.

Wir haben ziemlich viele Mandate und es läuft gut, aber bei uns sind auch 4 Anwälte, so dass man wenn der eine zu viel zu tun hat, der andere eben die neuen Mandate bekommt.

Marri · #3

Hm ... mein erster Gedanke ist, dass eine Umstruktierung bzw. Aufarbeitung nicht im laufenden Betrieb zu schaffen ist. Ihr müsstet als ersten Schritt quasi eine, besser sind wahrscheinlich zwei Wochen "Urlaub" machen. Also keine Termine (bzw. nur wenige, wenn es nicht anders geht) und keine neuen Sachen damit ihr euch den Altlasten widmen könnt. Und dann jede Akte in die Hand nehmen, schauen was Sache ist und entsprechend nach Dringlichkeit sortieren und bearbeiten.

Besteht den eventuell die Möglichkeit sich für ein paar Wochen jemanden dazuzuholen, der ein paar Akten bearbeiten kann?

Für mich hört sich das an, als würde dein Chef einfach zuviele Sachen annehmen. Da müsste er dann entweder zurückschrauben oder tatsächlich jemanden langfristig zur Unterstützung ranholen.

Gruß
Marri

sansibar · #4

Mensch Mareike, erstmal mein Mitgefühl, was für ein Dauerstress bei euch - und nicht nur für euren Chef! Inhaltlich würde ich mich am ehesten Marri anschließen, wobei ich mir vorstellen kann, wie schwer es ist, seinen Chef von einem "Urlaub" zu überzeugen.
Nimmt er denn zu viel an? Kennt ihr die finanzielle Situation der Kanzlei? Wäre eine Pause zum "Auf-Stand-kommen" drin?

Muupsi · #5

Hm, was nützt ein zweiwöchiger "Aufarbeitungsurlaub" wenn es drei Monate später höchstwahrscheinlich wieder genauso aussieht? Das Problem ist ja dann trotzdem noch da, nämlich dass sich Mareikes Chef offensichtlich mit der Arbeit übernimmt bzw. mehr Mandate annimmt, als er bearbeiten kann. Da ist es doch nur eine Frage der Zeit, bis sich die Akten wieder auf dem Fußboden stapeln. Ich denke, wenn ihr so viele Akten/Mandanten habt, sollte die finanzielle Situation nicht allzu schlecht sein, sodass der Chef doch - vielleicht auch erst mal auf ein Jahr befristet, um zu sehen, wie es läuft - einen Kollegen anstellen könnte.

Mareike27 · #6

Hallo Marri,

ja, dein erster Gedanke ist wohl war. Während der laufenden Zeiten könnten höchstens wir die Umstrukturierung vorbereiten, aber das dicke Ende muss letztlich er machen, da die Akten in seinem Zimmer wirklich nur noch von ihm zu bearbeiten sind. Alle anderen Sachen nehmen wir ihm weitestgehend ab.
Der Vorschlag mit dem Urlaub ist von der Sache her wirklich gut. Allerdings hatten wir genau das vor einem Monat. Chef hatte eigentlich zwei Urlaub und kam dann trotzdem arbeiten, weil viele Akten einfach keinen Aufschub mehr duldeten. Die ollen "Denkakten" schimmeln trotzdem noch vor sich hin.

Und letztlich ist es wohl wirklich so, dass wir einen Annahmestopp von Mandaten für sein Dezernat setzen müssten ... aber das muss man ihm erstmal schmackhaft machen ... das ist schwer!

Leider haben wir derzeit niemanden, der hier wirklich etwas wegschaffen könnte.

Mareike27 · #7

Habt ihr evtl. Tage, an denen ihr gar keine Mandanten empfangt?? Das könnte ich mir auch vorstellen, dass er einen Tag hat, an dem -außer Gerichtsterminen- nichts, auch kein Telefon, ihn stört. Lässt sich so etwas durchsetzen, hat jemand damit Erfahrung?

Ciara · #8

Bei uns ist es so, dass wir Telefonate von Mandanten immer erst ab 14:30 Uhr durchstellen. ES gibt also Telefonsprechzeiten. Ansonsten hat meine Chefin immer mal wieder einen Tag, an dem sie von zu Hause aus arbeitet oder keine Termine angenommen werden.

kaja · #9

Hallo Sego,

das mit dem Weitergeben würden wir ja gerne tun, das Problem ist allerdings, dass es bei unserer Chefin ja nicht besser aussieht.

Ich muss dazu sagen, ich arbeite auch hier

BabyBen · #10

Also als Anwältin mit ähnlich hohem Pensum kann ich nur sagen, was zu viel ist, ist zu viel. Da helfen alle Denkpausen und ein (Zwangs-)Urlaub nicht. Deine Chefs sollten sich vielleicht Unterstützung holen. Und dann eben keinen Referendar oder jungen Kollegen (die haben im Unterschied zu Referendaren auch nur ein Examen mehr), sondern jemand mit etwas Erfahrung, der sofort in der Lage ist, Berge "wegzuschrubben".

Mich würde mal interessieren, wieviel laufende Akte, die Dein Chef bearbeiten muss, hat er denn ungefähr? Also nix, Kostenfestsetzung, Zwangsvollstreckung usw., die ihr bestimmt alleine bearbeitet - oder?