Hallo,
erstmal Danke für Deine Antwort. Ich habe das eigentlich ganz allgemein gemeint, ob mir vielleich noch ein paar Anregungen holen zu können, was man noch verbessern könnte. Und ja ich meinte, wo die Klienten persönlich empfangen werden. Bei uns ist das so, dass wir eine Kollegin haben, die die Telefonzentrale macht. Dann haben wir noch zwei andere Kolleginnen die für die Termine zuständig sind. Die sitzen allerdings am Ende des Büros. Was ich ehrlich gesagt, etwas unpraktisch finde. Denn wenn die Klienten einen Termin möchten und ich Ihnen sage, sie möchten erstmal einen Moment Platz nehmen, und dass dann gleich meine Kollegin mit dem Terminkalender kommt, dann schaue die erstmal wie einen Auto. Und in 90 % aller Fälle kommte dann die Frage: Wie lange dauert das denn, ich habe nur wenig Zeit. Mit dem aufgeräumten Empfang ist wirklich harte Arbeit. Wenn meine Kolleginnen einen Stift brauchen, wird der z.B. an der nächsten Ecke irgendwo über den Tresen geschmissen. Aber was noch viel schlimmer ist, meine Chefs haben ziemlich oft die Angewohnheit die Akten irgendwo über den Tresen hinzulegen, meist hinter mir (Der Tresen ist ziemlich groß). Ich muss also jedesmal nachschauen, ob nicht irgendwo eine Akte für die Urkundenrolle rumliegt, oder ob es einfach nur eine Besprechungsakte.
Das mit den Daten aufnehmen, finde ich eine gute Idee, ich glaube das werde ich mal machen. Kaffee bekommen die Klienten auch, wenn es wesentlich länger dauert. Aber nicht jeder, schon von den Chefs aus. Das mit den Wartezeiten verkürzen ist auch nicht so einfach. Telefoniert Dein Chef auch andauerend und ewig lange? Bei uns ist das auch so, dass i.R. wenn der Mandant um 15 Uhr Termin hat, aber früher da ist, er auch nicht um 15 Uhr dran kommt, obwohl ich darüber informiert habe, dass der Termin da ist.
Wie informierst Du Denn Deinen Chef, wenn der Termin da ist, und er z.B. gerade am telefonieren ist? Das ist bei uns im Büro auch ein schwieriges Thema. Ich soll zwar direkt Bescheid sagen, aber meistens werde ich dann doch wieder angepflaumt, weil er sich gestört fühlt. Oder ich klopfe an gehe rein und die rühren sich gar nicht. Warte ich bis er austelefoniert hat, hätte ich mal lieber direkt Bescheid sagen sollen. Ich habe es mit winken, klopfen und aufschreiben versucht, aber das ist alles noch nicht das richtig. Am besten wäre vielleicht so eine Durchsage, wie im Supermarkt: "Chef zum Termin bitte, Chef zum Termin bitte"
Ich möchte daher einfach mal gerne wissen, wie der Ablauf so in anderen Büros ist.
Liebe Grüße
Tanzfeelein