Wie sind eure Akten aufgebaut?

MaryK1984 · #1

Hallo!

Wir machen uns gerade Gedanken darüber, wie wir unseren Aktenaufbau ändern/optimieren können.
Bis jetzt ist es so, dass wir Leitz Hängehefter haben. Da kommt ein Zwischenhefter rein, auf den kommt eigentlich alles bis auf die "Kostensachen", die sind im vorderen Teil. Jetzt ist es aber so, dass wenn die Akte arg schwer wird oder man sie falsch ansieht (manchmal hat es echt den Anschein) die Plastik-Zwischenhefter nicht mehr halten und ich den Großteil der Akte ohne Deckel in der Hand habe.
Eine bessere Lösung als diese fällt mir aber auch nicht wirklich ein, da die Kostenabteilung auf jeden Fall seperat abgeheftet werden soll. Die in der Akte nach hinten zu verbannen war auch nicht erfolgreich, denn wenn die Akte schon ein weniger dicker ist, kann man kaum noch blättern.

Ich habe ja auch schon öfter gehört, dass manche ihre Akten noch in gerichtlichen und außergerichtlichen (?) Schriftverkehr teilen. Wie genau muss ich mir das denn vorstellen? Also auf einen Hefter die Schriftsätze mit Anlagen, auf den anderen Hefter das Kenntnisnahmeschreiben o. ä. an den Mandanten oder Gegnerkollegen? Wäre ja nicht mehr vollständig chronologisch... Habe auch schon von separaten "Anlagenheftern" gehört, wo also nur die Anlagen gesammelt werden.

Wie läuft das denn bei euch?

schnatti · #2

N`abend,

also wir benutzen auch Hängehefter. Eine Trennung in gerichtliche und außergerichtliche Korrespondenz gibt es bei uns auch nicht. Nur für die Instanzenzüge in der jeweiligen Sache werden extra Akten angelegt. Und wenns mal wieder länger dauert und die Akte zu dick wird, wird hat ein Ordner draus gemacht.

BabyBen · #3

Ich möchte eine chronologische Abheftung, weil man sonst schnell durcheinander gerät, welcher Schriftsatz/welches Schreiben sich worauf bezieht. Werden unsere Hängehefter zu voll, gibt es Ordner. Bei vielen Anlagen, hatte neulich 230

, gibt es einen getrennten Anlageordner.

nici01 · #4

Wir haben es auch getrennt. Linke Seite ist Gerichtsteil, rechte Seite Korrespondenz. In der Tasche befinden sich die Unterlagen vom Mandanten, Kopien und die Urteile und vollstreckbaren Titeln. Wenn es zu viele Unterlagen werden, dann wird auch ein dicker Ordner draus gemacht und auch dort ist dann aufgeteilt. Gerichtsteil -> Trennblatt -> Korrespondenzteil.

Schwester · #5

Die außergerichtliche Korrespondenz wird direkt in die Akte geheftet und und die gerichtliche kommt auf einen extra Heftstreifen, für jede Instanz einen eigenen Heftstreifen. Die Anlagen kommen überwiegend in die Dehntasche.

Lämmchen · #6

Wir haben bei etwas umfangreicheren Sachen immer die Leitzordner. Die sind dann unterteilt in

- Vorblatt
- Korrespondenz
- gerichtliche Verfahren
- Unterlagen/Rechtsprechung

Alles was Reisekosten, Rechnungen usw. sind kommen direkt hinter das Vorblatt. Die Abteilungen werden durch große Trennblätter getrennt, die dann entsprechend beschriftet werden. Dann wird jeweils in die richtigen Abteilungen chronologisch abgeheftet.

Hängeakten benutzen wir fast gar nicht mehr.

Ernie · #7

Bei uns wird in chronologischer Reihenfolge abgeheftet. Unterlagen des Mandanten sowie Vollstreckungstitel kommen in die Aktentasche.

skugga · #8

Ernie hat geschrieben:Bei uns wird in chronologischer Reihenfolge abgeheftet. Unterlagen des Mandanten sowie Vollstreckungstitel kommen in die Aktentasche.

Dito. Und mir gehts da auch wie Baby Ben, wenn man per Gerichts- und Korrespondenzteil die Chronologie auseinanderreißt, find ich das ein unübersichtliches Elend.

Eines hab ich noch eingeführt: Deckungszusagen und PKH-Bewilligungen kommen ganz vorne direkt hinters Deckblatt; wenn alle bei uns so lieb wären, das in RA-Micro einzutragen, würd ich mir das sogar schenken, wird aber leider nur von mir eingetragen...

So hab ich wenigstens bei der Abrechnung direkt im Auge, obs da was gibt.

Merenwen · #9

Wir heften einfach alles aufeinander. Das neuste immer oben drauf.

Die Unterlagen vom Mandanten kommen hinten in die Aktentasche. Und wenn wir dann mal eine vollstreckbare Ausfertigung haben kommt die in eine Folie und wird auch einfach eingeheftet. So kann man die dann schneller wieder finden

Gretchen · #10

Dito Merenwen, bei uns ist das auch nicht anders. Nur wenn die Chefs so Sachen wie vollstreckbare Ausfertigungen selber abheften, dann geht das Aktengewühle los!

Ich habe allerdings mal in einer Kanzlei gearbeitet, da wurde auch gerichtliche und außergerichtliche Korrespondenz getrennt und die Rechnungsabschriften für die Akten wurden auf rosa Papier gedruckt, damit man gleich sehen kann, wo die Rechnung ist, wenn schon eine geschrieben wurde.