Bänder schreiben - Euer Ablauf beim Anlagen kopieren etc. ?

[Bonbonita]

Hallole,

wie geht Ihr genau vor beim Bänder schreiben? Wie ist Euer Ablauf beim Anlagen kopieren (währendessen/hinterher) etc.?

So mach’s ich:
1. Alles schreiben, im Drucker liegen lassen in Reihenfolge wie diktiert.

2. Schreiben direkt in eine U-Mappe einsortieren (ohne Anlagen, aber bereits in der entsprechenden Menge, 3fach ans Gericht etc.).

3. Während dem tippen, habe ich bereits die Anlagen aus den jeweiligen Akten rausgenommen und oben auf die Akte drauf gelegt. Das gibt dann am Ende einen Aktenstapel, auf jeder Akte liegen die Anlagen oder Doppel, mit dem ich dann zum Kopierer geh.

4.Im Zimmer zurück werden die Anlagen zu den Schreiben (die ja schon in der U-Mappe sind) zusortiert.
Meine Schreiben werden zunächst nicht für die Akte kopiert oder doppelt ausgedruckt. Muss ich nach der Unterschrift machen.

5. Somit zunächst Vorlage der U-Mappe bei Cheffe. Cheffe korrigiert viel

6. Nach Unterschrift nehme ich alles Unterschriebene raus, legs in die entsprechenden Akten, geh mit Aktenstapel zum Kopierer, kopier unterschriebene Schreiben und hefte Kopien in Akten ab. Post wird verpackt und verschickt.
Schreiben die in der Mappe verblieben sind korrigieren und erneut vorlegen.

Aber: was macht Ihr mit den Akten wo Ihr z. B. schon ein Doppel habt oder wo keine Anlagen zu kopieren sind? Lasst Ihr die im Zimmer liegen oder nehmt Ihr die der Einfachheithalber und damit alles in der Reihenfolge bleibt wie diktiert mit zum Kopierer?

Ihr seht mich interessieren die Details? Besonders interessant wären für mich auch die Damen die wie ich MIT Unterschrift kopieren müssen. Wie geht Ihr vor um den Ablauf zu vereinfachen und sicherzustellen dass keine Anlage falsch irgendwo reinrutscht! Ich hab damit so manchmal meine Probleme.

DANKE und GRÜße

[romex]

Oh... das muss ich zum Glück nicht!!! Ich tippe z.B. den SS runter - wenn's viele Anlagen sind, stehe ich sogar zwischendurch auf und kopiere die gleich in der Reihenfolge, tippe dann weiter, kopiere wieder.. (wenn's nicht so viele sind, mache ich das hinterher..). Dann drucke ich den SS so oft aus, so oft ich ihn brauche, stempel ihn, hänge die Anlagen an, ab in die Postmappe. Ein Ausdruck kommt direkt in die Akte. Dann kommt meistens noch ein Schreiben an den Mdt. mit Abschrift des SS. Das tippe ich dann und tacker das und ab in die Postmappe und auch davon kommt ein Ausdruck in die Akte... Akte weg, Band gelöscht - fertig!

[LuzZi]

Oh... das muss ich zum Glück nicht!!! Ich tippe z.B. den SS runter - wenn's viele Anlagen sind, stehe ich sogar zwischendurch auf und kopiere die gleich in der Reihenfolge, tippe dann weiter, kopiere wieder.. (wenn's nicht so viele sind, mache ich das hinterher..). Dann drucke ich den SS so oft aus, so oft ich ihn brauche, stempel ihn, hänge die Anlagen an, ab in die Postmappe. Ein Ausdruck kommt direkt in die Akte. Dann kommt meistens noch ein Schreiben an den Mdt. mit Abschrift des SS. Das tippe ich dann und tacker das und ab in die Postmappe und auch davon kommt ein Ausdruck in die Akte... Akte weg, Band gelöscht - fertig!

Dank dir romex brauche ich meinen Ablauf beim Tippern nicht schildern, das hast du ja für mich übernommen

Ich machs genauso.

[Refa-Rgbg]

Oje, Bonbonita! Hier bei uns wird es so wie bei romex gemacht. Besteht denn nicht die Gefahr, dass Schreiben "vermischt" werden, wenn alles aufeinander liegt? Oder die Anlagen aus der Akte rausgenommen werden?
Die Sache mit der Unterschrift und dann kopieren als Nachweis... Ich denke mir da nur, wofür gibt es ein Postausgangsbuch?

[romex]

Gern geschehen, LuzZi...

[LuzZi]

Ich denke mir da nur, wofür gibt es ein Postausgangsbuch?

Sowas besitzen wir überhaupt gar net. Ich darf das meinem Chef auch net sagen, der kommt sonst auf die Idee, dass das geführt werden muss.

[gkutes]

Einige oder alle Schreiben erstmal tippen und nach und nach aus dem Drucker nehmen. Schreiben (ohne Anlagen) direkt in eine Unterschriftsmappe nacheinander einsortieren in der jeweils erforderlichen Menge (z. B. ans Gericht 3fach, an GegenRA 2fach etc.).

also gleich mehrfach vorlegen macht keinen Sinn. Wenn etwas zu korrigieren ist?

Fragen, die mE wichtig für den Ablauf sind:
Macht ihr alles nur auf einer Papiersorte? (bei mir gibt es zB extra Briefpapier für das Original). Es gibt bei mir von Schriftsätzen (von denen ich ausgehe, dass die so rausgehen) nur die letzte Seite doppelt für die Unterschriften

MUSST du die Anlagen mit den Schreiben vorlegen? Ich würde die ANlagen ja kopieren, während die Mappe beim RA ist

[tiko73]

Also, ganz ehrlich, bei deinem System würde ich mit Sicherheit durcheinander kommen. Entweder beim hinterher wieder in die Akte sortieren der rausgenommenen Anlagen oder beim zusortieren zu den einzelnen Schreiben.

Ich habe (als einzige bei uns) den Kopierer im Zimmer stehen. Ich mach die Anlagen entweder parallel beim schreiben oder direkt nachdem das Schreiben fertigt ist. Sonst würde ich da alles vermisschen, außerdem denke ich, dass mein Chef da Panik kriegen würde, dass die Akten evtl. durcheinander kommen, weil hinterher niemand mehr weiß, wo was wieder eingeheftet werden muss und das kann ich auch verstehen. Bei uns wird (gerade für Mdt.) oft "gesammelt" und die kriegen dann halt ein Schreiben mit allem aus den letzten Monaten, aber eben so Dinge wie Sachstandsanfragen oder so nicht.

Also sind bei mir, wenn die Mappe zur Unterschrift geht, alle Anlagen, die ich bereits in der Akte habe, beigefügt - die Schreiben, die ich aktuell vom Band noch irgendwo beifügen muss, kommen dann noch dazu, wenn diese unterschrieben wurden. Dafür machen wir gelbe Bapper drauf, damit nix vergessen geht.

[ReNoFa09]

Hey...also ich schreibe ein SS runter...drucke in einmal aus, lege das dem Cheffe vor (korrigiert auch viel )...wenn der SS bein ihm liegt kopiere ich in derzeit die Anlagen...dann kommt der SS zurück, ich verssere lasse erneut unterschreiben und kopiere dann den unterschreibenen SS für beglaubigte und einfache Abschrift...

Mein Cheffe nimmt auch für jede neue Akte eine neues Band...^^

Najaa...so sind die lieben Cheffs ^^

[lucy1510]

Oh weia. Das hört sich ja alles sehr kompliziert an. Ich mach das seit fast 30 Jahren ganz einfach. Ich mache die SS sofort komplett fertig mit Anlagen in die Postmappe - Durchschriften in die Akte - Abschriften an Mandanten. Alles einheften, WV kontrollieren bzw. ändern und dann ab in den Schrank und abends Postmappe vorgelegt. Fertig.

Wenn ich einen Haufen Akten hätte und daneben noch einen Haufen Papier und dann noch sortieren müsste, wäre mir das zu langwierig und zu kompliziert. Ich hätte Angst, dass da viele Fehler passieren. Nee, ich mach alles Akte für Akte und fertig.