Unterschriftendokumentation in Akte

[Strubbel]

Hallo!

Mein Titel sorgt vielleicht etwas für Verwirrung, daher will ich es erklären

Bei uns werden die Schreiben vor dem Unterzeichnen kopiert, mit Anlagen vorgelegt und nach der Unterschrift versandt.

Jetzt kam die Frage oder das Problem auf, dass wir ja so nicht nachweisen können, dass Schreiben mit Unterschrift versandt wurden. Wir sollen uns nun überlegen, wie man dieses Problem mit wenig Aufwand beheben kann.

Meine Überlegung war halt, dass man ja doppelten Aufwand hat, wenn man erst die Anlagen kopiert, das Schreiben mit den Anlagen mit einer Büroklammer verbindet und erst nach dem Unterschreiben noch für die Akte kopiert.

Hat jemand eine praktikabele Lösung, die möglichst wenig Mehrarbeit macht und immer noch sichergestellt ist, dass Schreiben nur vollständig mit allen Anlagen rausgehen?

Danke für Tipps!
Strubbel

[BabyBen]

Hallo Strubbel,

hier gab es schon gerade einen Fred, der das Thema behandelt. Vielleicht schaust Du dort mal vorbei. Ansonsten wäre es vielleicht eine Lösung, die Anlagen auch erst kurz vor dem Versenden zu kopieren. Dann entfällt zumindest ein Arbeitsschritt.

[Sonnenkind]

Das höre ich heute zum ersten Mal, dass man die unterschriebenen Schriftstücke für die Akte kopiert. Da hättet ihr ja dann einen totalen Mehraufwand. Klar, ihr habt dann einen Nachweis in der Akte, aber was wollt ihr alles kopieren. Ihr könnt natürlich auch jede einzelne Kenntnisnahme kopieren, was ja wenig Sinn macht.
Wenn dein Chef so viel Wert darauf legt, einen Nachweis hierfür zu haben, würde ich lediglich die wichtigen Dinge, wie Schriftsätze an Gerichte bzw. Einsprüche / Widersprüche kopieren. Eigentlich kuvertiert man es ja erst ein, nachdem man kontrolliert hat, dass es unterschrieben ist. Hat euer Chef nicht das Vertrauen in euch oder ist evtl. mal was ohne Unterschrift rausgegangen? Das passiert dann glaube ich aber nur 1 x, nachdem man sich solche Fehler merkt.

[Lena]

Hallo Strubbel,

hier gab es schon gerade einen Fred, der das Thema behandelt. Vielleicht schaust Du dort mal vorbei. Ansonsten wäre es vielleicht eine Lösung, die Anlagen auch erst kurz vor dem Versenden zu kopieren. Dann entfällt zumindest ein Arbeitsschritt.

Guck mal hier: http://www.foreno.de/viewtopic.php?t=34094

[Soenny]

Danke Lena

Strubbel in dem von Lena angegebenen Thread wurde das Thema bereits ausführlich behandelt.

Deshalb hier