wie macht ihr das mit den Fristen?

rosa · #1

es geht um folgendes:
ich habe die Kanzlei gewechselt vor kurzen, meiner Meinung nach laufen da so EINIGE Dinge bissl schief und ich würds gern (solls auch) mal anpacken und das bissl geregelter gestalten.

Mein Problem liegt jetzt gerade bei der Fristenkontrolle.

Bislang war es in meiner alten Kanzlei so:

Posteingang (Mittwoch)
Frist 2 Wochen
--> Vorfrist notiert auf Mittwoch in einer Woche
--> "richtige" Frist notiert auf Mittwoch in 2 Wochen

Dienstag in einer Woche Akte raus gesucht, Zettel drauf "Vorfrist für Mittwoch"
Dienstag in zwei Wochen geguckt ob erl., wenn nicht dann Zettel drauf "Frist für Mittwoch"

fand ich immer ganz logisch und ok

JETZT ist es so, dass die Fristen mit RA-Micro gespeichert werden. (soweit sehr gut)

Posteingang (Mittwoch)
-->Frist notiert Mittwoch in 2 Wochen

dann werden jeden Freitag ALLE (!!!) Fristen für kommende Woche raus gesucht!!! ALLE! --> auch wenn Montags ne Frist abläuft, wird die Freitags raus gesucht, ohne sie jemals zuvor als Vorfrist vorgelegt zu habe. Außerdem kommt alles auf einen Schwung, wir reden da von ca 80 Akten....

Ich würde das gerne ändern, ich bin eigentlich auch recht überzeugt von dem "alten System" wäre euch aber SEHR DANKBAR wenn ihr mir vielleicht mal schildern könnt wie es bei euch gemacht wird, dann kann ich vielleicht ein tolles Konzept zusammen basteln draus

RA Micro gibt ja auch das Feld "Vorfrist" vor...

Achso, diese ganzen Akten die dann raus gesucht wurden, dazu wird dort dann ne Liste mit allen Akten ausgedruckt, die Liste wird vorne auf den Tresen gelegt und die Anwälte machen dann en Kreuz dran wenn sies erl. haben und en Kreis wenn sie was diktiert haben, dazu markieren sies noch bunt..
ich weiß nich, kann mich mit so ner Malstunde da nich anfreunden

Danke schonma

nici01 · #2

Bei uns werden Vorfristen gar nicht mehr notiert.
Da ich nur zweimal die Woche im Büro bin kann ich jetzt nicht genau sagen wie meine Kollegin es macht. Ich meine sie schaut morgens in den Kalender und sucht dann die Fristen für den selben Tag raus. Je nachdem wieviele Fristen in der Woche im Kalender stehen schaut sie sich diese auch an. Sie zieht sich die Akten aus dem Schrank und schaut ob die Fristen schon erledigt sind ansonsten werden die Akten den Chefs mit einem kleinen Vermerk "Frist heute" bzw. "Frist u. Datum" vorgelegt. Wir haben eigentlich nicht sehr viele Fristen am Tag.

Es kommt aber auch vor das einige Fristen schon am selben Tag erledigt werden.

Statt Vorfrist wird die Akte bei uns meistens eine Woche oder ein paar Tage vorher auf WV gelegt. Dann schauen die Chefs auch schon in die Akte und erledigen die Fristen.

Zonnie · #3

Wir notieren auch Vorfristen von einer Woche.

Wir suchen die Akte allerdings nicht schon nen Tag vor der Vorfrist raus sondern an dem Tag an dem die Vorfrist eingetragen ist.

Die Akte bleibt dann so lange liegen bis die Frist erledigt ist (resp. längstenfalls natürlich bis zum Fristablauf)

Katharina28 · #4

Fristen, die sich aus den Posteingängen ergeben, notieren wir genauso wie Immi in ihrer vorherigen Kanzlei. Die werden dann am gleichen Tag (Vorfrist- oder Fristablauf) rausgesucht und geschaut, ob erledigt oder nicht.

Ansonsten fristen unsere Chefs die Akten mit den tollen "Fristenreitern". Montag, Mittwoch und Freitag werden die entsprechenden Fristen rausgesucht und komplett vorgelegt.

Dann haben wir aber auch noch "ganz tolle" Prompt-Fristen. Diese legen auch die Chefs fest. Das sind seperate Fristen, wie zum Beispiel "Termin verlegt?", "Hat der Mandant endlich einen Termin?", "Antwort auf eines unserer Schreiben da?".
Diese Prompt-Fristen sind eigentlich nur lästig... Denn man könnte sie ja auch mit den "normalen" Fristen vorlegen... Aber manche brauchen immer ne "Extra-Wurst"....

Gruftie · #5

Huhu Immileinchen,

also wir habe für die normalen Fristen Fristenreiter, d.h. diese Fristen werden nicht notiert...macht viel zu viel Arbeit, sondern gesteckt. Und entweder werden sie täglich oder wöchentlich rausgesucht, je nachdem, wie wir Zeit haben. Geht ja eigentlich auch ganz schnell, weil man die Akten nur nach den Fristenreitern durchgehen muss.

Die Promptfristen speichern wir nicht über RA-Micro (der Computer könnte ja mal abstürzen...

), sondern sie werden in einem Fristenkalender notiert, in dem auch die Gerichtstermine (neben RA-Micro) notiert werden.

Wir notieren auch Vorfristen und stecken einen doppelten Reiter für Promptfristen. Im Kalender wird auch der Ablauftag vermerkt und bei der letzten Vorfrist gelb markiert, wobei die letzte Frist bei uns meist drei Tage vor Ablauf notiert wird, damit der Schriftsatz nicht am letzten Tag rausgeht...

Im Textprogramm haben wir uns einen Vordruck abgespeichert, der ausgefüllt wird und auf die Akte geklammert und dem zuständigen RA direkt auf den Tisch gelegt wird. Auf dem Zettel ist dann vermerkt: WV am 15.07.2009, Stellungnahme zum gegnerischen Schriftsatz, Ablauf 20.07.2009. Wenn es die letzte Frist ist, wird der Ablauf mit einem roten Marker markiert.

Ich hoffe, ich habe das verständlich erklärt...

Findik · #6

Also in meiner Ausbildungskanzlei haben wir das auch immer so gemacht, wie Immi in ihrer alten Kanzlei.

Posteingang Mittwoch:
VF Mittwoch in einer Woche
AF Mittwoch in zwei Wochen

und wir haben auch immer einen Tag vorher die VF rausgesucht und einen Tag vorher AF rausgesucht und geschaut ob erledigt. Ich finde das so eigentlich am besten. Weil wenn man die Ablauffrist am selben Tag raussucht und die wirklich noch nicht erledigt ist, ist das ziemlich kurzfristig. Vielleicht sind dann an dem Tag auch noch andere Termine. Also finde ich das so schon gut.

Gruftie · #7

Weil wenn man die Ablauffrist am selben Tag raussucht und die wirklich noch nicht erledigt ist, ist das ziemlich kurzfristig

Das stimmt!! Aber nur einen Tag vorher finde ich auch ein bisschen kurz...wir notieren die letzte Frist spätestens drei Tage vor Fristablauf, damit der RA noch genug Zeit hat, einen Schriftsatz zu formulieren und wir genug Zeit, ihn zu schreiben...

rosa · #8

Ich hoffe, ich habe das verständlich erklärt...

ja da schon, aber ehrlich gesagt, hört sich das ja noch komplizierter an als bei uns

schon alleine die Vorfrist halte ich (der BGH aber auch

VI ZB 22/99, NJW 2000,365) für zwingend notwendig

danke euch schonma

Chrissy Feldy · #9

Also bei uns werden die Fristen auch so wie bei Immi notiert.

Montags suche ich immer die Vorfristenakten der Woche heraus. Ein Zettel kommt auf die Akte, wann Fristablauf ist und um welche Frist es sich handelt. Dann lege ich die Akte vor (auf den Fristenstapel) und notiere mir im Fristenkalender, dass die Akte dem RA vorliegt.

Diese Vorgehensweise deshalb, weil ich ja nicht fünf Tage/Woche Vollzeit im Büro bin.

Die Akte wandert dann erst in den Schrank zurück, wenn die Frist erledigt wurde.

Lola84 · #10

Bei uns werden i.d.R. zwei Vorfristen notiert.
Die erste eine Woche vor Fristablauf (Akte wird dann auch an diesem Tag mit Fristenzettel rausgesucht + Chef vorgelegt - falls für die Frist noch irgendwas von Mandant benötigt wird, wird er dann angerufen/angeschrieben)
Die zweite Vorfrist 2 Tage vor Ablauf (dann wird neuer Fristenzettel gemacht... ) und dann halt der eigentliche Fristablauf...
Notiert werden die Fristen bei uns nur im Terminkalender - nicht im Kanzleiprogramm (nur Chef notiert sich diese noch selbst in Outlook)