Einteilung der Akten

Naughty but nice · #1

Hallo,

ich habe da mal eine Frage: Wer bearbeitet bei euch welche Akten?

Wie ist die Bearbeitung der Akten bei euch verteilt?

Hat jeder ,,seine Akten" (und wenn ja wie markiert ihr die) oder macht ihr alles?

Ich danke im Voraus für eure Antworten

Lg Naughty but nice

dutzi · #2

Ich bin alleine und mache somit alles.
In der Ausbildung waren wir zu dritt und da hat jeder alles gemacht.
Warum willst du das eigentlich wissen?

BabyBen · #3

Man kann nach Aufgabengebieten oder Akten (der Sachbearbeiter macht alles) trennen. Die Zuteilung kann nach Buchstaben der Mandanten oder Zuordnung zu bestimmten Anwälten erfolgen.

rebru82 · #4

Als ich angefangen habe (Ausbildung und die ersten Jahre) hatte ich noch alles bearbeitet. Seit ca. 6 Jahren kann ich stolz sagen, dass alle Notariatsakten mir gehören und ich (mit Ausnahme des Notars) der einige Sachbearbeiter bin. Meine Akten haben eine andere Farbe als die übrigen.

charly03 · #5

Ich bin auch allein und bearbeite somit alle Akten. Aber auch in meinen letzten Büros, wo wir mehrere Angestellte waren, hat jeder alles bearbeitet.

Sonnenkind · #6

Bei uns bearbeitet auch jeder alles. Das war auch schon so in meinen früheren Kanzleien.

Naughty but nice · #7

Wow .... das ging ja schnell mit den Antworten ... Vielen Dank

bei uns ist das im Moment einfach ein Durcheinander

Wir haben vier Anwälte, eine Vollzeitkraft im Prozess die nur Prozesssachen (keine ZV) macht, eine Teilzeitkraft in der ZV und mich in der Buchhaltung und Zuarbeitung für die ZV. Meine Kollegin in der ZV und ich fangen die Prozesssachen mit auf und im Moment herrscht Chaos.

Einer macht den Kfa, der nächste betreibt die ZV und ein dritter rechnet die Sache dann ab. Einer nimmt die Unfallsache auf, legt die Akte an, ein zweiter schreibt dann später die Versicherung an und der dritte rechnets dann irgendwann ab.

Ich finds blöd weil ich mich ständig erst stundenlang in die Akten einlesen muss, vergleichen muss was abgerechnet wurde und warum, was noch abgerechnet werden muss und was überhaupt schon gebucht ist.

Ich mache jetzt schon Zettel vorne in die Akten auf die ich schreibe das ich die Sachen bearbeite.

Marri · #8

Als ich hier anfing hat auch jeder alle Akten bearbeitet. Wir waren eine Azubine, eine Teilzeitkraft und ich als neue Vollzeitkraft. Und Chef natürlich. Alle haben alle Akten bearbeitet. War manchmal ziemlich anstrengend, da man immer erst sich wieder einlesen musste. Vieles an Posteingängen kriegt man dann ja auch nicht mit.

Und dann gibt es ja auch noch den schönen Spruch: Viele Köche verderben den Brei.
Je mehr Leute an einer Akte arbeiten, um so mehr Fehler passieren.

Ich habe dann irgendwann auch gesagt: Diese und jene Akte mache bitte nur ich, lasst bitte die Finger davon.

Jetzt bin mit Chef alleine und viele Sachen (ZV und Unfallsachen) mache ich quasi komplett alleine, ohne das Chef die Akten groß zu Gesicht bekommt. Nur unterschreiben, dass muss er machen.

Zum Thema "Markierung". Ihr habt doch RA-Micro. Da kann man bei Aktenanlage doch den Sachbearbeiter angeben. Ansonsten einfach einen handschriftlichen Vermerk auf das Aktenvorblatt. Oder den Sachbearbeiter mit aufs Aktenschildchen schreiben.

Gruß

Naughty but nice · #9

Viele Köche verderben den Brei + man bekommt nicht alle Posteingänge mit ... genau darum geht es mir

Als Sachbearbeiter in RA-Micro haben wir nur die Anwälte und nicht die Angestellten hinterlegt (wegen der Buchführung) von daher kann ich da nichts eintragen.

Das Problem ist halt das zwei Leute (die Teilzeitkraft und ich) alles machen und meine andere Kollegin ,,reinen" Prozess.

Dann mach ich das ja schon mal nicht so verkehrt mit den Zetteln (die sind groß und gelb und nicht zu übersehen auch für Cheffe) ...

Katzenfisch · #10

Sämtliche Notariatsakten gehören mir allein und damit auch alle Eingänge im Notariat. Die anderen Eingänge interessieren mich nicht.
Ansonsten hat jeder Anwalt seine eigene - selbständig arbeitende - Sachbearbeiterin.

Bei uns weiß eigentlich jeder: z.B. Anwalt A arbeitet ausschließlich mit Frau Z zusammen. Unsere Empfangsdamen ziehen die Akten zu den Posteingängen und sortieren die in ein gesondertes Fach (für jeden Anwalt extra). Dort holt sich die Sachbearbeiterin die Akten ab.

Durch die Aktenstandorterfassung in RA-Micro geht auch keine Akte verloren. Man weiß immer, wo sich die Akten gerade rumtreiben.