Totales Chaos und kein RA-Programm

[Selket]

Hallo zusammen,

bin gerade noch in der Ausbildung und mein Anwalt, meine Kollegin sind ja echt super lieb, aber in der Kanzlei herrscht so ein Chaos, da es jahrelang von einer nicht RA-Angestellten (kommt auch nicht annähernd aus diesem Bereich) aufgebaut und geführt wurde und da komm ich auch schon zu meinen vielen, vielen Fragen.

Das größte Problem:

Die Sache mit dem Posteingang… wie läuft der bei euch ab?

Wir stempeln, tragen Fristen ein, dann suchen wir die Akten raus und legen sie auf nen Stapel. Aber was tun mit Briefen zu denen es keine Akte gibt, Werbung, Rechnungen, neue Mandanten, Privat, Akten die gerade nicht auffindbar oder anderweitig benutzt werden? Wir haben da so Schuber, aber leider schaut mein Boss die nie durch und da ist eben keine Ordnung drin und z.B. gehen die Rechnungen unter, bis wir die letzte Mahnung rein bekommen und ich diese meinem Chef persönlich vorlege. Auch verschwinden durch die 10 Schuber auch immer wieder Briefe, die tauchen zwar wieder auf, aber erst nach langem suchen…

Wie macht Ihr das allgemein mit den eingehenden Rechnungen?

Das andere größere Problem…

Wir haben keinerlei RA-Programme, nur Office, und mein Chef ist total der Ansicht, dass man ein RA- Programm nicht braucht, er meint viele Kollegen haben auch keins oder sind mit den RA-Programmen total unzufrieden. Er meinte auch, eine befreundete Kanzlei hat jetzt wieder umgestellt und arbeitet ohne RA-Programm.

Dadurch herrscht nun eben das Chaos auf dem PC. Wie kann ich da am besten Ordnung reinbringen?

Bin grad dabei wenigstens bissle Ordnung rein zu bringen und dachte dass ich im Hauptverzeichnis die Ordner irgendwie in der Art: 01. Mandanten… anordne…

Wie habt ihr das so geregelt?

Wie regelt ihr das mit der Ablage? Wie, wo ne Liste erstellen? Wir machen des noch handschriftlich.

Mit neu angelegten Akten? Machen wir auch handschriftlich und ich sag nur viel Spaß wenn man nachsehen soll, ob eine angelegt wurde!

Gibt es eigentlich irgendwelche anderen Freeware Programme, die man vielleicht zu irgendeinem Zweck in der Kanzlei nutzten kann?

Das Aktenvorblatt machen wir mit ner Schreibmaschine, aber da unsere Mandantschaft irgendwie während des Mandats zwischen 2 und bis zu 10 Mal umzieht, sieht das echt wüst aus, weil immer wieder handschriftlich mit, auch ohne, Tipex die neue Adresse hingeschrieben wird.

Ist auch schlimm, wenn man eine Adresse auf die schnelle braucht, z.B. für´s Gericht und man erst mal nach der Akte suchen muss… Gibt’s da irgendeine Möglichkeit des alles irgendwie mit Office zu verbinden?

Könnte noch viel mehr schreiben, müsste echt alles von Grund auf geändert werden, aber sind jetzt mal die größeren Probleme…

Wäre einfach super lieb, wenn ihr bissle über euer System erzählen könntet. Freu mich über jeden Tipp und jede Anregung…

Liebe Grüße…

[susannen aus s.]

Also erstmal, Kopf hoch!!! Das was du erlebst, war früher völlig normal!!! Ich möchte mir zwar auch nicht mehr vorstellen, dass ich alles nur mit Office machen müsste, aber wirklich, es geht auch so, gerade die Punkte, die du ansprichst sind gar nicht so schlimm, in den meisten Fällen hole ich mir die Akten immer dazu, denn: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!!! Wie oft hab ich schon Adressen aus dem PC übernommen und in der Akte war ein Vermerk: Mdt. hat ab 1.3. neue Anschrift, wie folgt... Und niemand hat es umgetragen.

[secret72]

Puh - da haste ja ganz schön was vor!

Also - Posteingang wird bei uns so gehandhabt - stempeln, Termine und Fristen eintragen, in eine Mappe sortieren und dann vorlegen. Das könntet Ihr mit der Post, die zu keiner Akte sortiert werden kann, ja vielleicht auch machen? Dann ist die Gefahr, dass sie irgendwo verschwindet, vielleicht ein bißchen geringer.

Kein Anwaltsprogramm

Ich würde mir hier für das Aktenvorblatt z. B. in Word eine Vorlage anlegen, die Ihr dann immer aufruft, wenn benötigt. Das Vorblatt kann dann auch direkt in Word ausgefüllt werden. Ich würde es dann noch abspeichern unter dem entsprechenden Mandanten. Sind Änderungen größerer Art vorzunehmen, kann man es einfach aufrufen, ausbessern, ausdrucken.

Unsere Ordner in Word sind erst nach Alphabet und dann innerhalb der Buchstaben nach Mandantennamen geordnet. Also M - Meier, Meyer, Müller etc. Innerhalb des jeweiligen Ordners sind Unterordner angelegt - Aktenvermerk, Korrespondenz, Gericht, Rechnung, Vertrag. Da wird dann entsprechend abgespeichert.

Ein Verzeichnis über neu angelegte und abgelegte Akten würde ich auch am PC erstellen. Über die Suchfunktion kann man dann schneller einen Namen etc. finden als in einer handschriftlichen Übersicht. Man kann sich dieses Verzeichnis ja trotzdem dann noch ausdrucken, wenn eine Seite voll oder so.

Ansonsten würde ich mir Adressen mit Telefonnummern etc. in den Kontakten in Outlook anlegen.

[samara]

Hallo Selket!

Ich kann mich noch an die Zeit erinnern, als wir ohne ein RA-Programm gearbeitet hatten. Das war schlimm, aber erträgtlich. Jezt ist es ehrlich gesagt nicht mehr vorstellbar. Wir hatten mehrere Ordner mit dem Programm Word erstellt, die hatten wir nach MA-NAmen benannt, z.B.: Meyer, Schulze usw. Das waren unsere Akten in elektromischer Form. Für die Vorblätter hatten wir die Vordrücke von SOlden genommen und diese dann ausgefüllt. Diese könnte man notfalls auch kopieren, ist noch sparsamer.

Was die Post angeht, so landen bei uns die Sachen, die wir nicht einordnen können wie etwa Werbungen direkt auf den Cheftisch. Was nicht gebraucht wird, wird sofort von ihm wegsortiert. Für die Ausgangsrechnungen haben wir eine Extra-Ablage, die Rechnungen werden zeitnah bezahlt, damit nichts vergessen wird. Was nicht erledigt ist, bleibt so lange auf dem Cheftisch liegen. Manchmal sammeln sich natürlich die Sachen, aber die Gefahr ist dann nicht so groß, das etwas übersehen wird.

Noch was: Es ist auch sinnvoll, wenn man ohne RA-Programm arbeitet, einen Ordner mit Mustertexten auf dem Destop anzulegen, damit man die gängigsten Sachen schnell wiederfinden kann.

Ich hoffe, ich konnte Dir damit wenigstens ein bisschen helfen. Mit der richtigen Einstellung und Motivation (die Du ja offensichtlich an den Tag legst) bringst Du schon Ordnung in die Kanzlei. Notfalls werden Dir hier die netten Forum-Mitglieder schon bei der einen oder anderen Frage weiterhelfen! Viel Spaß bei der Arbeit!

[jenniver]

Ich arbeite auch nur mit Office. Wir haben auf den PC für jeden Fall einen eigenen Ordner der sich wie der Fall nennt - du musst halt nur ./. weglassen und dafür ein Freizeichen setzen; sonst wird der Ordnername nicht angegnommen - angelegt. Wichtiges, dass sich ständig wiederholt, wie Anträge etc. habe ich in einen Extra-Ordner mit dem Namen RA-Vorlagen gespeichert.
Bei Umzügen des Mdt. oder Gegners verwenden wir diese Etiketten-Kleber. Halten super und bei neuer Adresse werden die einfach abgerissen und dann wieder neu beklebt.
Neue Fälle kommen direkt in einen Aktendeckel und werden so schnell wie möglich neu angelegt.
Privatpost lege ich dem Chef direkt auf seinen Schreibtisch, wenn er die verschludert selbst schuld; kann mich ja nun nicht auch noch darum kümmern.
Werbung wird geprüft, ob sinnvoll dann bei Chef auf den Tisch - wenn nicht sinnvoll ab im Papierkorb.

[el mirasol]

Wurde ja schon ziemlich viel gesagt, dem kann ich mich auch nur anschließen.

Bei Post, zu der wir die Akten nicht finden, sprechen wir den SB an, wenn er in die Kanzlei kommt, oft haben die die Akten nämlich dabei.

Für Rechnungen, die per Lastschrift eingezogen werden, gibt es bei uns ein Fach "Bankbelege" und für Rechnungen, die wir überweisen ein Fach "Bankausgang", da kommt die fertige überweisung rein, die Chef dann mit zur Bank nimmt bzw. ReFaWi überweist per online-banking (und wenn der Überweisungsbeleg in der Kiste ist, kommt die Rechnung dann in Bankbelege).

Wir haben nur an einem PC ein Anwaltsprogramm, an "meinem" Rechner arbeite ich mit Word.
Ich habe Ordner Mandant, Versicherungen, Gegner, Dritte und Gerichte, dann muss ich die Adressen und Köpfe nicht jedes mal neu schreiben .
Bleib weiter so motiviert und glaub mir, auch wenn du wahrscheinlich mehr arbeiten musst als viele in deiner Klasse, die das alles vorgekaut bekommen, du lernst dabei viel mehr! Und musst dann auch weniger für die Prüfung lernen .

[Selket]

Danke... sind echt super Tipps dabei!!!

Werde davon auch welche gleich in die Tat umsetzten...

Lg und schon mal ein schönes verlängertes Wochenende an alle...

[katuscha]

Bei uns ist es so, dass wir eine Excelliste haben, in dem die Aktennummern vergeben werden. Gleich mit Vermerken z. B. Akte abgelegt

Sonst haben wir dann Ordner mit der jeweiligen Aktennummer. Hier musst Du für Dich/Euch entscheiden, was Dir lieber ist, entweder nach Namen oder nach Aktennummern Ordner anlegen.

Aber bei Deiner Motivation wirst Du das schon schaffen. Viele Dinge musst Du einfach ausprobieren und dann entscheiden, ob es so passt oder nicht.

Dir auch ein schönes verlängertes Wochenende.

[el mirasol]

jo, wünsch dir auch schönes WE! Die Exel-tab. würde ich - egal in welcher form - machen, mit der Suchfunktion bist du wesentlich schneller, als wenn du per hand suchen müsstest!

[Selket]

Hey…

die Kanzlei komplett umstrukturieren ist gar nicht so einfach. Vor allem wenn der Chef mit dem Versuch eines neues Posteingang-System überhaupt nicht klar kommt

Die ganzen Sachen mit dem Office und co sind auch nicht leicht. Muss mich da richtig einarbeiten, weil ich ehrlich gesagt, keine richtige Ahnung habe und leider auch zur Zeit ziemlich viel für die Schule machen muss.

lg und eine schöne Woche…