Ich arbeite seit 6 Monaten in einer Großkanzlei. Mein Chef ist Partner (insgesamt gibt es 130 Anwälte). Leider gab es vor mir in kürzester Zeit 3 Büroangestellte, die alle alles wieder anders gemacht haben. Einen Großteil des Chaos habe ich schon beseitigen können.
Jetzt bin ich dabei die Abrechnungsakten und auch sonstige Akten sinnvoll zu sortieren, d.h. jede Akte für sich.
Mich würde interessieren, wie Ihr Eure Akten sortiert habt, vor allem Ordner. Welche Unterteilungen nehmt Ihr vor, was hat sich als sinnvoll erwiesen, was war vielleicht im Nachhinein doch nicht so der Bringer?
Gruß und vielen Dank
LabaLaba
Sortierung von Akten
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el mirasol
- Daueraktenbearbeiter(in)
- Beiträge: 444
- Registriert: 22.01.2008, 19:06
- Wohnort: Mittelfranken
Also wir sortieren die Akten fortlaufend chronologisch. Sinnvoll ist aber sicher auch ein Vollstreckungsteil. Oft wird auch noch mal der Schriftverkehr m. Gericht und restl. Korrespondenz abgetrennt. Oder man macht noch einen Teil für Originalunterlagen. Man könnte auch einen Teilbereich über die Gebühren machen (alles, was welche auslöst kommt da rein)
Schlaf ist die beste Art der Meditation. (Dalai Lama)
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Schnuffi
also wir machen das so, dass wir eine "normale" Akte haben, wo alles chronologisch abgeheftet ist..
Sofern es dann in ZV geht wird extra Abteil in der Akte angelegt; sofern ZV sich gegen eigenen Mandanten richtet, der nach getaner Arbeit nicht zahlen will, erwirken wir gegen diesen Titel und mit Titel wird dann neue Akte angelegt (eigene ./. Müller).. Klappt ganz gut und ist recht übersichtlich..
Sofern es dann in ZV geht wird extra Abteil in der Akte angelegt; sofern ZV sich gegen eigenen Mandanten richtet, der nach getaner Arbeit nicht zahlen will, erwirken wir gegen diesen Titel und mit Titel wird dann neue Akte angelegt (eigene ./. Müller).. Klappt ganz gut und ist recht übersichtlich..
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Tinsche1084
- Forenfachkraft
- Beiträge: 132
- Registriert: 20.11.2007, 11:02
- Wohnort: Mein Herz schlägt für das Siegerland
wie schnuffi machen wir das auch!
wir unterteilen die akte, wenns in die zv geht in komplexe!
wir unterteilen die akte, wenns in die zv geht in komplexe!
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Nauja
Originalunterlagen und Vollmacht kommen in die Tasche (die Akten haben hinten bei uns eine "Tasche"). Vorne kommt zuerst das Aktenvorblatt drauf und dann alles nach Datum, so wie es eben in der Kanzlei ankommt oder rausgeht. Wenn es zur ZV kommt lege ich noch ein Trennblatt dazwischen, damit man gleich weiß, ab wann die ZV los ging.
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nici01
- Absoluter Workaholic
- Beiträge: 1519
- Registriert: 18.09.2008, 16:54
- Beruf: RA-Fachangestellte
- Software: RA-Micro
- Wohnort: NRW
Wir haben nur zwei Anwälte in der Kanzlei und eine Mitarbeiterin macht die ZV.
Die Akten sind bei uns wie bei Nauja aufgeteilt. Vorne das Stammblatt, auf der linken Seite der Gerichtsteil, auf der rechten Seite der Korrespondenzteil und hinten in der Tasche alle Originalunterlagen vom Mandanten und eventuell noch die Vollmacht, wenn die nicht bereits versendet wurde.
Wenn die Akte in die ZV geht, dann bekommt die Akte vorne drauf oben am Rand einen roten Punkt (wenn man im Büro dran denkt). Die Vollstreckungstitel/Unterlagen kommen in die Tasche.
Vorne drauf sind die Akten noch für den jeweiligen Anwalt markiert damit wir schneller wissen, wem die Akte gehört. Bei dem einen Anwalt bleibt Beschriftungsetikett weiß und bei dem anderen wird es etwas an der Seite gelb gemarkert.
Die Akten selbst werden der Reihe nach jeweils fortlaufend nummeriert.
ZV Akten die direkt in der ZV sind bekommen als Sachbearbeiter den Buchstaben C damit man bei der Wiedervorlage direkt weiß das ist eine ZV Akte. Die bekommt dann direkt meine Kollegin.
Die Akten sind bei uns wie bei Nauja aufgeteilt. Vorne das Stammblatt, auf der linken Seite der Gerichtsteil, auf der rechten Seite der Korrespondenzteil und hinten in der Tasche alle Originalunterlagen vom Mandanten und eventuell noch die Vollmacht, wenn die nicht bereits versendet wurde.
Wenn die Akte in die ZV geht, dann bekommt die Akte vorne drauf oben am Rand einen roten Punkt (wenn man im Büro dran denkt). Die Vollstreckungstitel/Unterlagen kommen in die Tasche.
Vorne drauf sind die Akten noch für den jeweiligen Anwalt markiert damit wir schneller wissen, wem die Akte gehört. Bei dem einen Anwalt bleibt Beschriftungsetikett weiß und bei dem anderen wird es etwas an der Seite gelb gemarkert.
Die Akten selbst werden der Reihe nach jeweils fortlaufend nummeriert.
ZV Akten die direkt in der ZV sind bekommen als Sachbearbeiter den Buchstaben C damit man bei der Wiedervorlage direkt weiß das ist eine ZV Akte. Die bekommt dann direkt meine Kollegin.
Hallo,
ganz lieben Dank für Eure zahlreichen Antworten.
Ich arbeite allerdings im Bereich Commercial, d.h. natürlich mein Chef.
Daher gibts so gut wie keine ZV.
Bei uns gilt die generelle Unterteilung: Stammdatenblatt, Kostenteil, Korrespondenz, Unterlagen. Sobald es mehr als eine Akte desselben Mdt. gibt, wird eine Abrechnungsakte angelegt. Hier kommen dann die Rechnungen an sich rein, die Stundenaufstellungen sowie die rechnungsbezogene Korrespondenz. Zudem müssen wir für viele Mandanten einen "monthly report" abgeben. Der hängt natürlich immer mit den Rechnungen zusammen, daher ist hier einfach alles hintereinander geheftet, was ich äußerst unübersichtlich finde. Ich habe mir daher überlegt, einen Teil Rechnungen, einen Monthly Report und einen Korrespondenz zu machen. Eine zweite Möglichkeit wäre auch, die Abrechnungsakte nach Akten zu unterteilten, z.B. Mdt. ./. A (alle Abrechnungen hierzu hier rein), Mdt. ./. B, Mdt ./. C usw. Andererseits rechnen wir monatlich ab. Man könnte also auch unterteilen in Rechnungen Januar, Februar, usw.
Jetzt bin ich mir nicht sicher, was hier sinnvoller ist. Es sind sehr viele Abrechnungsakten. Ich möchte nicht in einem halben Jahr feststellen, dass die Aufteilung doch doof ist und alles neu sortieren.
Welche Variante haltet Ihr für sinnvoller? Habt Ihr hier vielleicht schon Erfahrungen gemacht?
ganz lieben Dank für Eure zahlreichen Antworten.
Ich arbeite allerdings im Bereich Commercial, d.h. natürlich mein Chef.
Daher gibts so gut wie keine ZV.Bei uns gilt die generelle Unterteilung: Stammdatenblatt, Kostenteil, Korrespondenz, Unterlagen. Sobald es mehr als eine Akte desselben Mdt. gibt, wird eine Abrechnungsakte angelegt. Hier kommen dann die Rechnungen an sich rein, die Stundenaufstellungen sowie die rechnungsbezogene Korrespondenz. Zudem müssen wir für viele Mandanten einen "monthly report" abgeben. Der hängt natürlich immer mit den Rechnungen zusammen, daher ist hier einfach alles hintereinander geheftet, was ich äußerst unübersichtlich finde. Ich habe mir daher überlegt, einen Teil Rechnungen, einen Monthly Report und einen Korrespondenz zu machen. Eine zweite Möglichkeit wäre auch, die Abrechnungsakte nach Akten zu unterteilten, z.B. Mdt. ./. A (alle Abrechnungen hierzu hier rein), Mdt. ./. B, Mdt ./. C usw. Andererseits rechnen wir monatlich ab. Man könnte also auch unterteilen in Rechnungen Januar, Februar, usw.
Jetzt bin ich mir nicht sicher, was hier sinnvoller ist. Es sind sehr viele Abrechnungsakten. Ich möchte nicht in einem halben Jahr feststellen, dass die Aufteilung doch doof ist und alles neu sortieren.
Welche Variante haltet Ihr für sinnvoller? Habt Ihr hier vielleicht schon Erfahrungen gemacht?
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Refa-Susi
Wir sortieren auch alles chronologisch. Wir haben eine Unterteilung in Gerichtsverfahren, Schriftverkehr, Unterlagen und Kosten. Mit diesem System komme ich am Besten klar.
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gkutes
bei einer abrechnungakte von einem mandanten mit mehren angelegenheiten ist es besser, wenn du nach monaten sortierst. so hast du ja auch beim abheften weniger arbeit.
ansonsten empfiehlt es sich auch die kore von mandant und gegner/beteiligten zu trennen.
ansonsten empfiehlt es sich auch die kore von mandant und gegner/beteiligten zu trennen.
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StineP
Wir machen es auch fortlaufend. Wie Schnuffi. Wir haben so Akten mit zweifach Heftung. Hinten kommt alles mit/für die Mandantschaft rein: d.h. Originalunterlagen von diesem und dann ggf einige Schreiben an ihn. Ich habe vor einem Jahr allerdings eingeführt, dass wir keine Kopien der Abschriften an den Mandanten mehr einheften. Jedes Schriftstück erhält einen entsprechenden Vermerk bzw. ohnehin den Poststempel - ich habe eine enorme Ersparnis bei Papier! (nur so am Rande =) )