Fristenbearbeitung/-notierung allgemein

Anne8 · #1

Hallo Leute, war schon eine Weile nicht mehr hier (hab da schon so´ne Mail bekommen, dass ich mich doch melden oder abmelden soll). Das liegt nämlich daran, dass ich so viel zu tun habe. (3 Anwälte, 1 Angestellte).

Ich muss so ungefähr 20 Fristen am Tag notieren. Wir haben für jeden Anwalt ein Fristenbuch und dann wird die Frist noch auf der Post notiert.

Nun ist es mir tatsächlich schon zwei Mal passiert, dass ich die Frist zwar auf der Post aber nicht in dem Fristenkalender notiert habe. Wahrscheinlich, weil dann ein Anruf kam oder ein Anwalt dazwischen etwas von mir wollte.

Ich krieg die Krise. Das ist mir in meinen vorangegangenen 13 Jahren noch nie passiert. In dieser Kanzlei arbeite ich jetzt seit 3/4 Jahr mit dem Buchsystem. Ich habe es von Anfang an für kompliziert gehalten, 3 Bücher zu führen. ABer die Chefs wollen das so.

Kann mir einer von Euch helfen, der ähnlich belastet ist und ein System für einen sicheren Überblick hat?

Eure Anne

Smilie · #2

Also ich arbeite hier auch für 3 RAe und wir haben nur ein Fristenbuch. Erst wird bei uns die Frist in die Akte (aufs Vorblatt), dann in das Buch und dann nochmal in den PC eingetragen. Erst dann kann ich meinen Willi unter die Frist im Schreiben setzen.

gkutes · #3

auf jeden fall würde es helfen, nur ein buch zu führen! kannst du die chefs nicht irgendwie überzeugen. Was ist deren argument für 3 bücher?

gkutes · #4

außerdem glaube ich, dass es kein system gibt, dass so etwas nicht passiert. Da hilft nur Konzentration.
ich muss auch die Frist auf dem Schreiben, im PC und im Fristenkalender notieren. Aber wir haben auch nur ein "Buch" für alle.
Wenn man bei der Fristennotierung gestört wird, muss man eben noch mal von vorn alle Schritte überprüfen und schauen, ob man auch alle erledigt hat.

Anne8 · #5

Dies Chefs streichen ihre Frist selbst im Buch ab und wollen nicht zwischen den 20 anderen Frist der anderen Rechtsanwälte ihre eigenen suchen. Das ist der Grund. Es sind einfach zu viele Frist pro Tag. Führe ich ein Buch, stehen da 40 Fristen drin. Und das ist nicht übertrieben.

Das blöde an der Sache ist nicht die Art und Weise der Notierung glaube ich, sondern, dass ich nebenbei noch an das Telefon muss oder Mandanten vorbeikommen und Auskünfte wollen oder die Anwälte sofort was wissen wollen. Mittendrin beim Fristen notieren wird man dann aus dem Rythmus gerissen und weiß gar nicht mehr, dass man noch nichts im Buch notiert hatte.

Es müsste soetwas wie eine abschließende Kontrolle geben. Da wäre allerdings wieder gut, wenn es nur ein Buch wäre, da habt ihr Recht. Wie bringe ich das den Chefs bloß bei?

Astraea82 · #6

Also ich handhabe das ähnlich. Zuerst wird die Frist notiert und wenn alle notiert sind (bei uns: Vorfrist und Fristablauf), schreib ich mein Kürzel drunter. Wenn ich unterbrochen werde beim Notieren (Anruf, Chef, Azubi, etc.), kleb ich mir kurz n leuchtrosanes Post-it hin, dann vergess ichs auf keinen Fall.

gkutes · #7

wir haben uns unseren Fristenkalender selbst gebastelt. Eine Woche (natürlich in Tage gegliedert) auf ein A3-Blatt und dann für jeden Anwalt eine eigene Zeile.
Wie ne tabelle halt-kannst du dir das bildlich vorstellen?
Die Bücher, die es zu kaufen gibt, fanden wir immer schon Schrott (eben wegen der fehlenden Aufteilung und weil da meist auch noch termine etc drin sind) und da haben wir vor ein paar Jahren angefangen, uns unseren eigenen Kalender zu basteln und es funktioniert bestens!

gkutes · #8

machst du noch ein kürzel unter die auf dem Schreiben notierte Frist? Wenn ja-dann gewöhn dir an, erst nach dem Notieren im Buch, dieses Kürzel zu setzen. Wenn du dann zu deinem Schreibtisch zurückkommst, und noch kein Kürzel an der Frist steht, weißt du, dass es noch nicht im Buch ist.
Wenn du kein kürzel dran machst - gewöhn dir erst das an und dann das andere

Lómadia · #9

Kannst du nicht ein Buch/Kalender in 3 Bereiche unterteilen pro Tag? Dann hätte jeder Anwalt seinen Bereich und braucht nur dort nach seinen Fristen zu schauen. Evtl. für das nächste Jahr einen breiteren Kalender besorgen, dass du pro Tag mehr Platz hast.

Vielleicht hilft es auch, eine (andere?) Routine bei der Notierung vorzunehmen: Z.B. auf dem Schreiben die Fristausrechnung (falls du so etwas machst) mit dem Datum des Fristendes, dann in dem Kalender alles notieren und erst dann, wenn im Kalender sicher notiert ist, dein "notiert/Zeichen" unter die Frist auf dem Schreiben.

Oder - geht aber ins Geld - für z.B. eine Stunde pro Tag in der du die Post machst, eine Aushilfe organisieren, die dann Telefon/Tür etc. macht, damit du gar nicht erst rausgerissen werden kannst. Aber von so etwas kann man wohl die meisten RAe erst überzeugen, wenn wirklich was richtig schief gegangen ist

... Ansonsten die Chefs wegscheuchen, wenn die dich während der Post nerven. Da gibt es in dem Moment halt keine Kümmerung!

Smilie · #10

Die Idee mit den Post-its find ich echt super!