Verzweifle an Aktenablage!

Curry · #11

Wenn wir reaktiverte Akten wieder archivieren, werden sie unter der ursprünglichen Ablage-Nr. wieder abgelegt.

Da müsst ihr aber genau drauf achten. Wenn ihr in der Angelegenheit noch mal tätig geworden seid, dann müsst ihr es unter einer neuen Nummer ablegen - wegen der Aufbewahrungsfrist.

secret72 · #12

Curry hat geschrieben:
Wenn wir reaktiverte Akten wieder archivieren, werden sie unter der ursprünglichen Ablage-Nr. wieder abgelegt.
Da müsst ihr aber genau drauf achten. Wenn ihr in der Angelegenheit noch mal tätig geworden seid, dann müsst ihr es unter einer neuen Nummer ablegen - wegen der Aufbewahrungsfrist.

Auf jeden Fall! Wenn sie im gleichen Jahr reaktiviert und wieder abgelegt wird - kein Thema. Aber ansonsten muss da eine neue Nummer drauf.

Ich wußte gar nicht, dass man die Nummern zurückstellen kann.

Würde bei unserem System aber auch nichts bringen.

Tigra · #13

blubb ich weiß auch nicht wie das in advo läuft, ich denke das ist fortlaufend und wird dann nicht mehr zurückgestellt.

in der alten kanzlei haben wir immer abgelegt und im neuen jahr wieder mit ner neuen nummer angefangen. muss man aufpassen, dass man nicht die jahrgänge vertauscht, sonst findet man nie wieder was.

also fortlaufend ist schon besser!

Luca · #14

wenn die ablagenummern vom notariat und die des zivilrechts identisch sind, müssen die aktennummern des notariats hochgesetzt werden. sonst haben die abgelegten akten des notariats die gleichen ablagenummern wie die des zivilrechts.

schüchtern · #15

Ich habe im RA-Büro beim Praktikum garnicht darauf geachtet, dass da solcherlei Probleme auftauchen könnten... Ich hatte das Problem mit der Jahresumstellung nicht, weil ich Ferien hatte und als ich wiederkam, da war alles richtig, ob automatisch oder umgestellt weiß ich nicht.
Interessiert mich aber, wenn ich wieder im RA-Bereich bin, werde ich mal nachfragen, was sie dort gemacht haben.

Mone · #16

Hallöle....

Also ich kenne Ablage eigentlich so, dass jedes jahr mit einer neuen fortlaufenden reihe angefangen wird, dann in ordner, auf denen steht von bis und dann fertig... Wenn man allerdings so einen azubi hat wie ich im letzten Jahr hatte, dem alles schXXX ist, ist ja nicht sein/ihre Problem (z.B. bei Fristen, kann ich ja nichts für, ist das mein Problem?), anderes thema, dann ist eine fortlaufende ablage schon besser, da die Jahrgangsverwechslung dann ausgeschlossen ist.

Hier in diesem Büro wo ich jetzt arbeite (erst seit März) werden die Akten nach den ProzReg-Nrn abgelegt... Ich habe keine Ahnung wie das mit der Vernichtung dann funktionieren soll, aber darüber mach ich mir mom auch keine gedanken, noch ist Platz und da meine Cheffin und ich hier sowieso ganz alleine sind fällt auch nicht soooo viel an,.. abwarten,...

LG
mone

UschiR · #17

Also bei uns wird auch jedes Jahr wieder mit 1 angefangen. Aber Verwechslung passieren hier auch. Aber nicht nur was Jahrgänge betrifft. Wenn der Azubi halt nicht zählen kann, passieren auch in der fortlaufenden Nummerierung Fehler!

UGeorge · #18

Es gibt bei den Ablagenummern mit RA-MICRO kein Problem bei RA und NO-Akten, weil alle Notariatsakten a) ihren eigenen Nummernkreis haben und b) dieser mit einem zusätzlichen N (für Notariat) gekennzeichnet ist. Ansonsten gilt, dass am Jahresanfang die laufenden Nummern zurückgestellt werden sollten, wenn man nicht irgendwann bei der Ablagenummer 99999 landen will, was aber auch kein Problem ist. Schließlich werden die Jahrgänge der Ablage ja durch die Endziffer des Jahres gleich am Anfang gekennzeichnet.
Viele Grüße von einer asbach-uralten RA-MICRO-Anwenderin

Gruftie · #19

Ansonsten gilt, dass am Jahresanfang die laufenden Nummern zurückgestellt werden sollten,

heicla · #20

Curry hat geschrieben:
Wenn wir reaktiverte Akten wieder archivieren, werden sie unter der ursprünglichen Ablage-Nr. wieder abgelegt.
Da müsst ihr aber genau drauf achten. Wenn ihr in der Angelegenheit noch mal tätig geworden seid, dann müsst ihr es unter einer neuen Nummer ablegen - wegen der Aufbewahrungsfrist.

Da wir viele Insolvenzverfahren haben und die meisten unserer Prozesse damit zusammen hängen. Werden die Akten eh erst "vernichtet" wenn die Aufbewahrungsfrist für das eigentliche Insolvenzverfahren abgelaufen ist. Wir haben ein extra Lager für solche Akten. Bei uns im Keller sind eigentlich immer nur die Akten der letzten 3-4 Jahre und dann werden sie ins große Lager verschickt.