Papierloses Büro

Anke73 · #1

Hallo liebe Refas,

also mein Chef hat jetzt die Idee, unsere Kanzlei auf ein papierloses Büro umzustellen. Das heißt wir sollen ab jetzt die neuen Mandate in einer E - Akte bearbeiten, alle Dokumente einscannen usw. Habt Ihr damit Erfahrungen gemacht? Ich sehe dabei einige Probleme. Wo heftet Ihr die Originalunterlagen wie Vollmachten, Urteile etc. hin? Ist die elektronische Akte wirklich eine Erleichterung? Es muss ja trotz allem eine Akte angelegt und in den Schrank gehängt werden, damit die Originalunterlagen abgeheftet werden können.

Wäre Euch dankbar, wenn ihr mir ein paar Tips geben könntet wie das alles ablaufen soll. Die ganze Post soll dann per E - Mail versandt werden. Dies geht doch aber nicht beim Gericht oder? Da gibts doch dann das Problem des Nachweises des Zugangs des Schreibens oder liege ich da falsch??

Bitte helft mir

LG

#2

Wir arbeiten mit der E-Akte und scannen auch alles ein, aber ein gänzlich papierloses Büro, wird es wohl in naher Zukunft kaum geben, denke ich mal. Bei uns gibt es auch "normale" Akten und die "alten Herren" können mit der E-Akte auch gar nichts anfangen

Es ist praktisch, weil man nicht immer die Akte holen oder suchen muß, einfach E-Akte aufrufen und du siehst alles was passiert ist auf einen Blick.

Postversandt per Mail machen wir bei Mandanten, wenn die damit einverstanden sind, was immer öfter vorkommt.

Die ganze Post per Mail versenden geht noch nicht, das ist ja bei den Gerichten und Behörden noch in der Planung und wird wohl noch Jahre dauern, da bleibt nur der herkömmliche Weg.

Gruftie · #3

Oh je, da wünsch ich Dir viel Spaß!

Hoffentlich habt ihr einen Scanner mit automatischem Einzug...

Wir arbeiten zum Glück noch mit Papier, ich kann mir das noch nicht so richtig vorstellen, dass das eine Arbeitserleichterung sein soll...aber vielleicht können Dir ja andere Forenos gute Tipps geben, denn früher oder später wird es wahrscheinlich nur noch papierlos gehen...

Gruftie · #4

Sanny, das Arbeiten mit der E-Akte ist natürlich super, nur das Einscannen der ganzen Posteingänge nebst Anlagen...das find ich ätzend!

#5

Wir haben so einen ganz modernen Farbkopierer, über den wir auch scannen, geht ja nicht anders, als Farbe, wegen Gutachten z.B. in Unfallsachen.

Findik · #6

Ich denke aber, dass es auch auf die Kanzlei ankommt. Es ist nicht immer möglich, mit E-Akten zu arbeiten. Denn mein Ausbildungsbüro hatte ein sehr großes Mandat. Da kam ständig haufenweise Post. Man hatte schon so schwierigkeiten. Allein das Stempeln und Fristen notieren hat 2 Std. in Anspruch genommen. Manchmal sogar mehr. Da wäre es niemals möglich gewesen, die Sachen auch noch einzuscannen. Außerdem verschwindet die Post doch so oder so nicht. Die muss man doch eh in eine Akte heften. Also denke ich nicht, dass es unbedingt eine Bereicherung für eine Kanzlei darstellt.

Anke73 · #7

Na da bin ich mal gespannt was alles auf mich zukommt. Wir müssen das ganz einfach ausprobieren. Ich denke, die Probleme entdecken wir erst, wenn wir damit arbeiten. Unser Scanner wird Dienstag eingerichtet und dann soll es losgehen. Mal schauen. Schönes Wochenende!!!!

Gruftie · #8

Dann viel Spaß, Anke!! Und berichte uns bitte, denn irgendwann wird es ja auch bei uns mal so weit sein...

Gruftie · #9

Ach so, vergessen: Dir auch ein schönes Wochenende!

#10

Also denke ich nicht, dass es unbedingt eine Bereicherung für eine Kanzlei darstellt.

Das kommt drauf an, wie viele Akten und Sachbearbeiter ihr habt. Wie gesagt, ich muß mir nicht erst die Akte bringen lassen, wenn ein Mandant anruft und was wissen möchte, dann ist die Akte, wie so oft, grade nicht im Schrank oder doch und nur falsch einsortiert und der Mandant wartet oder muß zurückgerufen werden. So mache ich die E-Akte auf und sehe was Sache ist.