Postbearbeitung

[jeanny22]

Hallo Leute,

ich soll jetzt die Postbearbeitung in unserer Kanzlei machen, welche Arbeitsschritte soll ich denn beachten? ausser natürlich die Post zu stempeln. und welche Sendungen darf ich denn nicht öffen?

Vielen Dank schon mal

[Manu_75]

Wenn irgendwo "persönlich" oder "vertraulich" drauf steht, immer schön zulassen. Ansonsten mußt Du natürlich gucken, ob Fristen gesetzt werden und Termine anberaumt...

[sunshine24]

Genau, wie du sagst, stempeln nicht vergessen.

Was du nicht aufmachen darfst, musst du mit deinem Chef besprechen. Ich durfte in meiner vorherigen Kanzlei immer alles aufmachen. In der jetzigen Kanzlei lass ich die Briefe, auf denen steht "persönlich/vertraulich", zu.

Aber wie gesagt, dass fragst am besten Cheffe.

Also, wenn ich mit Post machen dran bin, läuft das bei mir so ab, dass ich die Post auf mache, die stemple und zum Schluss alle Fristen/Termine eintrage.

[Kordu]

Na ja. Eigentlich ganz einfach:

1. Briefumschläge öffnen.
2. Post stempeln.
3. Briefe genau durchgucken, ob Fristen und Termine zu notieren sind.
4. Fristen (und Vorfristen) und Termine sofort notieren.
5. Dann würde ich die Briefe nochmal durchgucken, ob ich auch wirklich nix vergessen habe an Fristen und Termine.
6. Ich würde die bereits notierten Fristen und Termine nochmals überprüfen (gucken, ob ich sie auch richtig notiert habe).

Vor allem: Im Zweifelsfall jemanden fragen, ob was notiert werden muss.

Lieber zuviel als zu wenig notieren!

[el mirasol]

Ich geb dir mal meine Liste:

- Schriftsücke werden
1.) gestempelt
2.) in die Liste eingetragen
3.) nach Fristen durchsucht
4.) auf die Akte draufgeheftet (ohne gelocht zu werden)
- Akte zum entsprechenden Sachbearbeiter oder Vertreter
Empfangsbestätigung nicht mit Eingangsstempel stempeln , aber mit Kanzleistempel

nicht gestempelt werden:
EB’s, Urkunden (original), Zeugnisse, Akteninhalte, Vereinbarungen, etc.

nur Rückseitig:
Foto’s, VM’s

ganz normal:
Schr., Sachen zur Kenntnisnahme, Anlagen, RE’s, Anlagen, Kfb’s, Haftbefehle, GA’s, Monierung, Protokolle, Sicherungsabtretung, Ausfertigungen, EWAA

[Manu_75]

Naja, ich glaub, das ist von Kanzlei zu Kanzlei ein bißchen verschieden.

Wenn die Sachen gestempelt worden sind (werden EBs bei uns übrigens auch mit dem Eingangsstempel) und Termine und Fristen notiert wurden, kommt die ganze Post bei uns in eine Mappe und geht erstmal bei den Anwälten, der Bürovorsteherin und mir (damit wir schon mal die Notariats- und ZV-Eingänge rauskramen können) rum.

Danach bekommen das die Azubis und suchen die Akten dazu raus und legen die damit vor.

[Nauja]

Die Posteingänge sind zu trennen in:

1) Frist- und Terminspost
2) Aktenbezogene Post
3) Sonstige Post
4) Fachzeitschriften etc.
5) Werbung

Also: 5 Stapel.

Frist- und Terminspost wird sofort zugeordnet und die Fristen und Termine werden notiert! Danach erfolgt die Bearbeitung der übrigen Post.

[Moni82]

Das mit den fünf Stapeln wäre mir viel zu umständlich ehrlich gesagt Alles an Werbung hau ich in den Mülleimer. Fachzeitschriften kommen beim Anwalt auf den Tisch. Und die komplette Post wird der jeweiligen Akte zugeordnet. Wenn ich die Schreiben zugeordnet hab, guck ich mir jedes Schreiben erstmal an und notier die Fristen und Termine und danach kommen die Akten zum Anwalt.

Wieso werden bei einigen die EB eigentlich nich mit Eingangstempel versehen? Schreibt ihr das mit Hand rein?

[el mirasol]

Ja, weil die anderen ja sonst wissen, an welchem Tag das kam

[Moni82]

Is ja Sinn und Zweck von sonnem EB oder?