Was muss ich aufheben aus alten Akten?

vw-sunny · #1

Ich habe mal eine Frage, ich habe letztes Jahr nach meiner Ausbildung in eine neue Kanzlei gewechselt und soll nun hier Akten zum vernichten duchschauen was noch alles aufgehoben werden soll. Das wurde so ca. die letzten 15 Jahre nicht gemacht!

Nun meine Frage, was muss ich alles aufheben und was muss ich zum Beispiel an den Mandanten zurück schicken? Meine Chefin sagt kann alles weg, aber ich habe irgendwie ein schlechtes Gefühl dabei.

schon mal vielen Dank im Voraus

secret72 · #2

Also, Originalunterlagen müssen auf jeden Fall raus. Bezahlte / entwertete Titel müssen ausgehändigt werden. Noch nicht bezahlte Titel, die noch in der Akte rumhängen, an den Mandanten.

Tolle (Straf-)Arbeit.

vw-sunny · #3

naja nicht unbedingt Strafarbeit, bin die Einzige die hier angestellt ist und meine Vorgängerin hat alles liegen lassen

Bambi · #4

Hatte ich auch.. meine Vorgängerin hat Ablage gemacht wie folgt:

Kellerluke auf - Akten reinfallen lassen - Kellerluke zu.

Topkraft!

Genau, wie secret schon sagt.. und halt Verträge noch bspw. Miet- oder Arbeitsverträge, falls vorhanden.. und halt so Sachen, wie wenn Mdt. Fotos oder so was übergeben hat. Die schick ich denen auch "zu unserer Entlastung" zurück.

LG Bambi

advocatus diaboli · #5

Zumindest bei noch nicht bezahlten Titeln sollte auch in einer über den Versand als normalen Brief herausgehenden Weise dokumentiert werden, daß der Mandant diese erhalten hat. Insofern sollte auch auf die Verjährung bzgl. Zinsen hingewiesen werden.

secret72 · #6

advocatus diaboli hat geschrieben:Zumindest bei noch nicht bezahlten Titeln sollte auch in einer über den Versand als normalen Brief herausgehenden Weise dokumentiert werden, daß der Mandant diese erhalten hat. Insofern sollte auch auf die Verjährung bzgl. Zinsen hingewiesen werden.

Stimmt. Und eventuell auch noch der Hinweis auf die mögliche Einrede der Verwirkung der Forderung durch die Gegenseite.

Steffi_1986 · #7

Auf Rechnungen muss noch geachtet werden, die müssen nämlich 10 Jahre aufgehoben werden.

Moni82 · #8

Aber die Rechnungen haste doch inner Buchhaltung?

wifey · #9

aber - meiner Erfahrung nach - nicht immer und nicht alle!

Pepsi · #10

es soll Leute geben die haben keinen Rechnungsordner

zum Thema: bei uns wird die eigentliche Ablage bereits bei der Ablage gemacht. D.h. bei uns werden grundsätzlich keine Originalunterlagen, Titel etc. abgeheftet, höchstens Kopien davon, sondern landen hinten in der Tasche und die gucken wir dann bei Ablage durch, so erspart man sich das durchgucken von 5.000 Akten auf einmal beim wegschmeißen

PS: übrigens heben wir unsere Akten 10 Jahre lang auf, da hat sich das Thema Rechnung aufheben erledigt