Handhabung/Optimierung der Wiedervorlagen (lang)

SpeedyS · #1

Hallo ihr Lieben!

Ich habe über die Suche leider keine Antwort auf meine Frage gefunden, deshalb eröffne ich ein neues Thema:

Mich würde mal interessieren, wie in anderen Büros die Organisation der Wiedervorlagensuche/-bearbeitung gehandhabt wird. Bei uns läuft es so:
Mein Chef ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und hat einiges an Akten (so ca. 800 Neufälle pro Jahr, dazu kommen dann noch die laufenden Verfahren). Früher wurden täglich die WV herausgesucht und den Chefs vorgelegt. Unsere anderen Anwälte haben diese dann auch regelmäßig bearbeitet, sodass die Akten in das tägliche Arbeitspensum mit eingeflossen sind und nicht unbedingt mehr Aufwand gemacht haben.

Mein Chef gehört nur nicht immer zu den Fleißigsten, deshalb hat er die WV immer in seinen Schrank gepackt und auch gerne mal "vergessen". Das Ende vom Lied war dann, dass die WV teilweise Monate in seinem Schrank blieben, und wenn er mal den Rappel bekommen hat, hat er alle auf einmal weggemacht und ich bin total untergegangen in Akten.

Um das zu verhindern, machen wir es mittlerweile so, dass ich die WV vorgelegt bekomme und sie vorab durchgehe, also filtere. Was ich allein und selbstständig machen kann, mache ich, Alle anderen Akten kommen dann wieder zu ihm, und dann wiederholt sich das alte Problem.

Hinzu kommt, dass wir bei uns eine sogenannte "Aktenfee" haben, die uns die Akten sucht. Hört sich blöd an, ist aber echt eine großartige Hilfe und gar nicht mehr wegzudenken. Aber das ist ja auch egal, ist ja hier grad nicht Thema.

Diese Kollegin sucht mir die WV heraus und legt sie mir vor. Leider komme auch ich nicht jeden Tag dazu, alle Akten durchzugehen. Manchmal schafft sie es auch nicht, die Akten pünktlich/täglich zu suchen, sodass sie in Rückstand gerät und ich somit auch. (Die Listen werden vorab natürlich geprüft, ob wichtige WV dabei sind, wie Fristen etc, sodass nichts untergehen kann). Schlussendlich hat sie dann Stress, die Akten zu suchen, und ich im Nachhinein, sie zu bearbeiten, weil ich dann plötzlich eine Woche dort liegen habe, dass sind dann schon ganz schön viele Akten.

Mich würde mal interessieren, wie diese ganze Thematik in anderen Büros gehandhabt wird. Sucht ihr auch immer die Akten dazu oder arbeitet ihr nach Listen? Das kann ich z.B. nicht machen, weil mein Chef darauf besteht, dass ich jede Akte in der Hand habe, um hineinzusehen, damit keine Akte übersehen bzw. vergessen werden kann und zur Schlafakte wird.

Es wäre echt toll, wenn mir jemand helfen könnte, denn ich möchte unbedingt meinen Arbeitsalltag gut koordinieren und organisieren, um gute und effektive Arbeit zu leisten.

Freue mich schon auf eure Antwort. Sorry, dass es so lang geworden ist.

Nauja · #2

SpeedyS hat geschrieben:Um das zu verhindern, machen wir es mittlerweile so, dass ich die WV vorgelegt bekomme und sie vorab durchgehe, also filtere. Was ich allein und selbstständig machen kann, mache ich, Alle anderen Akten kommen dann wieder zu ihm, und dann wiederholt sich das alte Problem.

So ist das in unserem Büro auch. Wenn Cheffe aber seine Akten nicht bearbeitet, erinnere ich ihn daran (soweit ich es im Blick hab), andererseits: Es ist dann in seinem Bereich, also muss er auch was tun!

SpeedyS hat geschrieben:Hinzu kommt, dass wir bei uns eine sogenannte "Aktenfee" haben, die uns die Akten sucht. Hört sich blöd an, ist aber echt eine großartige Hilfe und gar nicht mehr wegzudenken. Aber das ist ja auch egal, ist ja hier grad nicht Thema.

Ich will auch eine Aktenfee!!!

Wie Du siehst: Ich kann Dir leider nicht helfen. Ich finde, die WV-Akten sollten herausgesucht werden, da andererseits etwas untergehen könnte bzw. die Akte zur Schrankleiche wird! Geholfen kann Euch (Deiner Aktenfee und Dir) nur werden, wenn Ihr für die tägliche Arbeit Unterstützung bekommt, denn dem Anschein nach, habt Ihr einfach zu viel zu tun, um es überhaupt schaffen zu können.

SpeedyS · #3

habt Ihr einfach zu viel zu tun, um es überhaupt schaffen zu können

Ja, das denke ich mittlerweile auch. Wir sind eine Kanzlei mit 4 Anwälten, jeder hat seine eigene Sekretärin. Aber mein Chef hat pro Jahr ca. 800 Neufälle, insgesamt sind es in der ganzen Kanzlei 1.300 gewesen. Da kann man sich ja ausrechnen, wie viel ich zu tun habe und wie viel meine Kolleginnen...

Aber andererseits finde ich das ja auch gut, denn ich bin bei uns im Büro irgendwie die einizige, die sich in ihrem Job wohlfühlt und auch engagiert ist. Alle anderen wollen keine Neuerungen und einfach nur ihr Ding so weitermachen, wie sie es Jahre schon tun. Deshalb kann ich von denen keine Hilfe erwarten...

Nauja · #4

Vielleicht fühlen sich die anderen eben gerade deshalb nicht wohl, weil sie überarbeitet sind. Spricht das denn keiner aus?
Vielleicht solltest Du mal "antesten", was die anderen von einer zusätzlichen Arbeitskraft halten und dann solltet Ihr die RAe darüber informieren, dass es anders wohl kaum weitergeht, wenn die Qualität der Arbeit -und insbesondere die vom RA gewünschte Vorgehensweise (tägliches Raussuchen der WV-Akten)- erhalten bleiben soll.

SpeedyS · #5

Naja,

Vielleicht fühlen sich die anderen eben gerade deshalb nicht wohl, weil sie überarbeitet sind.

Ich sehe das Problem eher darin, dass ICH überarbeitet bin und es die anderen gar nicht interessiert. Ich habe 800 Fälle, die anderen 3 Sektretärinnen teilen sich 500.

Ich komme ja an sich auch gut zurecht, nur die WV-Geschichte reißt mich immer wieder rein, weil ich da noch keine gute Lösung gefunden habe.

Ansonsten fühle ich mich mit meiner Arbeit wohl, weil ich es als Aufgabe und Herausforderung sehe, alles so gut wie möglich zu meistern, damit meine Chefs sehen, was ich kann.

Die anderen sind zufrieden mit ihren paar Akten und verstehen es auch gut, sich damit lange zu beschäftigen. Unterstützung bekomme ich von denen nicht. Mir hat sogar mal eine gesagt, von "meinem Chef" würde sie keine Akte anpacken, der wäre unmöglich. Soviel dann dazu.

Nauja · #6

Sucht Eure Aktenfee die Akten für alle Kolleginnen raus? Oder nur für Dich?

SpeedyS · #7

Für alle. Sie druckt sich die WV-Listen anwaltsbezogen aus, sucht den ganzen Schrank nach Akten durch, dessen Reiter auf dem jeweiligen Datum stehen und hakt dann auf den Listen ab. Den anderen Anwälten legt sie die Akten vor, die von meinem Chef bekomme wie gesagt ich.

Nauja · #8

Dann wär ich ja mal dafür, dass sie nur die für Deinen Chef - bzw. für Dich - raussucht, die Kolleginnen haben ja bei weitem nicht so viel zu tun, wie Du, da können sie auch die Akten für ihren RA raussuchen. Mir ist klar, dass dieser Vorschlag kaum Zustimmung Deiner Kolleginnen finden wird, aber wie es scheint, bist Du die jenige, die am meisten zu tun hat und auch am meisten Verantwortung übernimmt und sie es hingegen eher ruhig angehen lassen. Daher der Vorschlag!

Nauja · #9

Ach, noch was:

Mit "Reitern" hab ich übrigens noch nie gearbeitet, dazu kann ich also nichts sagen.

Ich achte bereits bei Notierung von den Wiedervorlagen darauf, wem diese am WV-Datum vorgelegt werden müssen. Bei Phantasy hab ich die Möglichkeit einzugeben, wen die Akte betrifft (ist bei anderen Programmen bestimmt genauso). Aber ob solch eine Lösung Euch hilft, bezweifle ich.

SpeedyS · #10

Ja, ich glaube auch, dass das nicht so sehr weiterhilft. Trotzdem vielen Dank.

Ich schaff es auch nicht, mir die Akten selbst zu suchen, denn in der Zeit bleibt meine andere Arbeit liegen, und die nimmt mir keiner ab. Deshalb sollte es schon so bleiben, dass unsere liebe Fee die Akten heraussucht.

Ich finde das echt schwierig, gibt es denn nur bei mir so Anlaufschwierigkeiten? Manchmal zweifel ich schon an mir...