Handhabung/Optimierung der Wiedervorlagen (lang)

Darkeyes · #21

SpeedyS hat geschrieben:Ich finde das echt schwierig, gibt es denn nur bei mir so Anlaufschwierigkeiten? Manchmal zweifel ich schon an mir...

Nein. Die Anlaufschwierigkeiten haben wir auch gehabt. Und an Dir zweifeln solltest Du erst recht nicht.

Ich kann Dir nur den Tipp geben, dass Du Deinem Chef mal sagst, dass er die Akten einfach nicht mehr in den Schrank räumen darf

Er soll einfach ne neue WV sagen und eure "Aktenfee" soll die Akten dann mit der neuen WV in den Schrank räumen. Sicherlich hat sie dann etwas mehr zu tun, aber das würde vielleicht helfen, die Schlafakten nicht mehr zu solchen werden zu lassen.

Vielleicht hilft euch das ja...

marina.d · #22

Also wie ich das sehe, kannst du nur deinem Chef auf die Zehen steigen - immer wieder, bis er was ändert. Vielleicht kannst du ja `ne Liste für ihn machen, auf der er nur verfügen muss, wie es mit der Akte weitergeht. Oft schieben die ihre Akten ja auch nur auf die nächste WV

gkutes · #23

also ich würde das mit den aktenreitern auch vergessen. das ist arbeit, die man sich sparen kann.
bei den programmen, mit denen ich bisher gearbeitet habe, konnte man zB auch Akten ohne WV in der Zukunft anzeigen lassen. Dies könnte man ja ein mal die woche machen und so entdeckt man auch akten, wo die wv-notierung vergessen wurde.

SpeedyS · #24

Danke, ihr helft mir echt weiter. Aber ich denke, dass ich die Reiter bei uns aus dem Büro nicht wegbekomme. Dafür habe ich zu alteingesessene Kolleginnen und Chefs. Aber wenn ich das ganze besser organisiert bekomme, ist es ja auch eigentlich egal, ob ich die Reiter beibehalte oder nicht. Solange sie mich nicht behindern.

@Konrad: Ich werde auf jeden Fall den Tipp beherzigen, den WV-text genauer zu bezeichnen. Dann kann ich viel besser auf Anhieb erkennen, was mit der Akte los ist bzw. wie der Stand ist. DANKE. Aber ich hätte noch eine Frage: Du arbeitest doch auch mit AnNoText, oder? Kannst Du mir erklären, was Du damit meintest, dass man den WV Prioritäten zuordnen kann?

@Andreas: Natürlich werden bei uns die Fristen gesondert in einem Fristenkalender notiert. Wir verlassen uns dabei nicht auf den WV-text. Sorry, dann hab ich mich wohl etwas umständlich ausgedrückt.

Ich habe heute mit meiner Aktenfee gesprochen. Sie sucht ab morgen die WV erst nach den Listen und schaut dann einmal die Woche nach, ob noch Akten mit "altem Datum" im Schrank geblieben sind. Dann schauen wir bei denen nach, ob da einfach nur vergessen wurde, die Reiter zu ändern, oder ob sie wirklich "alt" sind.

Ich habe mir jetzt auch eine feste zeit am Tag gesetzt, an denen ich die WV bearbeiten will. Die erste halbe Stunde meines Arbeitstages gehört nun voll und ganz den WV. Vielleicht kriege ich dann bessere Routine in das Ganze.

Vielen Dank erstmal für eure Tipps und Unterstützung.

gkutes · #25

noch mal ne kurze nachfrage... bei AnNoText kann man die Fristen doch auch getrennt von den Wiedervorlagen ausdrucken. Macht ihr das nicht?
Also Fristen und WVs auf einem Zettel finde ich nicht so "clever". Das sollte schon getrennt werden-finde ich.

SpeedyS · #26

Nein, also ich glaube, dass mit den Fristen ist völlig falsch übergekommen.

Wir notieren unsere Fristen gesondert in einem Fristenkalender, der für die gesamte Kanzlei gilt.

Wenn ich die Akte bearbeite, das Schriftstück an den Mandanten sende mit dem Hinweis auf den Fristablauf, dann trage ich die WV ein bis zwei Tage vor Fristablauf ein und schreibe in den WV-Text "Fristablauf". Dann bekomme ich die Akte an dem Tag vorgelegt und kann mich darum kümmern, ob die Frist schon erledigt ist oder sie dem Chef vorlegen, falls noch etwas von ihm erledigt werden muss.

Das mit dem WV-Text für Fristen ist eigentlich eher für mich, damit ich das besser kontrollieren kann. Natürlich schaue ich abends in unseren Kalender, ob auch alle Fristen erledigt sind. Zusätzlich gibts auch noch einen geschriebenen Termin- und Fristenplan, den jede Sekretärin bekommt.

Ich hoffe, nun ist es verständlicher.

butterflybabe · #27

Ich kenn aus mehreren Kanzleien nur ein System, dass sich wirklich bewährt hat. Das haben wir in der jetzigen Kanzlei.

Fristen werden bei uns seperat gesucht, Fristabläufe sind auch nicht in der WV eingetragen, sondern werden bei der Vorfrist bzw. einige Tage vor Fristablauf nochmals rausgesucht und kontrolliert.

WV werden bei uns jeden (!!!) Tag frühmorgens gesucht. Die WV werden von unserer Azubine bzw. beim Urlaub/Schule von mir durchgesehen und bearbeitet. Bei wenigen Fällen, wo wir nicht wissen, wohin mit der Akte, werden diese die Chef besprochen (!) und nicht irgendwo auf einen Haufen gelegt.

Oft ist das Problem, dass WV zu kurz notiert werden, zB wenn man einen MB beantragt hatten wir früher immer eine Frist von zwei Wochen notiert. Da aber oftmals die Bearbeitung bei den Mahngerichten länger dauert, zog man sich die Akte zur Wiedervorlage nach zwei Wochen udn anschließend zB zwei Wochen später nochmals. Wir notieren hier nur noch eine WV von ca. 4 - 5 Wochen.

Genau handelt es sich, da wir viele Bausachen bearbeiten, mit Gutachtensaufträgen. Oft diktiert Chef nur eine WV von einem Monat. In einem Monat kann kein Gutachter ein Gutachten erstellen. Wir notieren hier frühestens die WV nach drei Monaten.

Bei usn wird auch immer der genaue Grund angegeben, als zB "Mdt gezahlt/gemeldet?", "Entscheidung Gericht da?". Auf dieses System kann ich mich (meist) verlassen, die Bearbeitung geht dann um einiges schneller, da man sich das lästige Plättern in der Akte spart.

Auch werden zB bei Zahlungseingänge einige WV wieder herausgestrichen, bzw. die WV wieder neu eingetragen.

SpeedyS · #28

Hallo butterflybabe,
am liebsten hätte ich es auch so wie Du. Eigentlich können wir das auch genauso handhaben, das problem ist eben, dass es nicht immer so klappt, die Akten täglich herauszusuchen. Weil es, wie schon gesagt, sehr viele Akten sind (ich weiß ja nicht, wie viel ihr so habt) und weil ich es bisher nicht regelmäßig geschafft habe, die WV zu bearbeiten.

Die Fristen und Termine suchen wir immer wöchtentlich für die kommende Woche heraus, d. h., am Mittwoch gehe ich mit allen Termins- und Fristakten für die nächste Woche zum Chef.

Ich glaube mittlerweile echt, die Lösung des Problems liegt einfach in der Regelmäßigkeit der Bearbeitung. Wenn sich das erstmal eingespielt hat, komme ich bestimmt auch weniger in zeitprobleme.

Zur Zeit habe ich leider das Problem, dass meine Azubine auf keinen Fall in der Lage ist, die WV sebstständig zu bearbeiten. Damit kann ich sie auf keinen Fall betrauen. Wäre aber sonst auch ne gute Lösung.

butterflybabe · #29

am liebsten hätte ich es auch so wie Du. Eigentlich können wir das auch genauso handhaben, das problem ist eben, dass es nicht immer so klappt, die Akten täglich herauszusuchen. Weil es, wie schon gesagt, sehr viele Akten sind (ich weiß ja nicht, wie viel ihr so habt) und weil ich es bisher nicht regelmäßig geschafft habe, die WV zu bearbeiten.

Das muss halt irgendwie geregelt werden. Man kann ja auch nicht sagen, dass die Fristen nicht bearbeitet wurden, weil die keiner bestimmten Person oder bestimmten Zeit zuzuordnen sind. Ebenso verhält es insbesondere mit dem Postausgang. Das sind Sachen, die müssen in einer Kanzlei täglich erledigt werden.

Bei uns werden als erstes die Fristabläufe für den heutigen Tage, die für morgen udn die Vorfristen herausgesucht udn bearbeitet. Meine Kollegin räumt in der Zwischenzeit die noch nicht aufgeräumten Akten ein und bearbeitet dann alle (!!) WV.
Das könnte man doch bei euch auch so einführen. Du bearbeitest die Fristen und vielleicht noch einige Diktate, in der Zwischenzeit sucht deine "Aktenfee" die WV raus. Dieser Arbeitsschritt sollte bis spätestnes zB 09:00 Uhr erledigt sein. Dann hast du ca. 1 - 2 Sdt (je nachdem wie lange du brauchst) Zeit, die WV zu bearbeiten und kannst dann den Posteingang machen.

gkutes · #30

also für die Fristen gibt es ja "Vorfristen". Ich bin der Meinung, dass die bei den WV nichts zu suchen haben. Vor allem, weil die WV meines Erachtens auch mal einen Tag liegen bleiben können. So wichtig sind die ja nun auch wieder nicht.
Fristen kann man ja auch nach Sachbearbeiter geordnet ausdrucken. Finde ich auch doppelte arbeit, da noch mal eine WV zu notieren. Werden die Fristen von jemandem anderes rausgesucht und vorgelegt?

Ich oute mich hier als absoluter WV-Muffel. Ich hasse die....

Also hier in der Patentanwaltskanzlei hier wird mit der Postbearbeitung auch immer parallel in die WVs reingeschaut und zB WVs wie "Vollmacht unterschrieben zurück?" oder so Kram gleich gelöscht, wenn die Vollmacht in der Post ist. Finde ich eigentlich gar nicht so eine schlechte idee.