Organisation der Ordner

[Emilia06]

Hallo, wir haben bei ins im Büro viele Verfahrensordner, die stehen in vier Schränken. Die Schränke sind vorne mit den jeweiligen Buchstaben versehen, also in dem Schrank, in dem Verfahren, die mit A bis D beginnen, steht vorne am Schrank A-D.
Nun ist es aber so, dass die Ordner in den jeweiligen Schränken nie am selben Platz stehen. Jeder nimmt Ordner raus und stellt sie auch wieder rein, aber dann gerade da wo Platz ist. Beim Suchen übersieht man dann leicht die Ordner, weil sie nicht am vermuteten Platz stehen. Also, sie stehen schon im richtigen Schrank, nur innerhalb des Schranks nie an derselben Stelle. Ich kann mir auch nicht jedes Mal die Ordner von dem wiedergeben lassen, der sie rausgenommen hat, damit ich sie zurückstelle, da wäre ich nur am Ordner reinstellen. Wie kann man das Problem sonst noch lösen. Hat jemand eine Idee?
Liebe Grüße
Emilia

[rosa]

ähm sind die Ordner innerhalb der Kategorie A-D nicht nochmal extra nach Alphabet sortiert?????

[Bino]

Die Ordnung an sich ist ja sehr gut, wenn man sie denn einhält.

Bei uns gäbe es einen riesen Anschiss, wenn einer das Alphabet nicht kann oder sich nicht daran halten will und aus Bequemlichkeit die Ornder an irgendeine Stelle zurückstellt.

Ich würde mit den Kolleginnen und wer sonst noch so dreist ist, einfach reden, dass das Alphabet einzuhalten ist. Wie halten die denn Ordnung bei den anderen Akten, die nicht im Schrank stehen? Das muss man doch auch richtig ablegen oder weghängen. Find doch sonst kein Mensch wieder. Da würde ich ja auf die Barrikaden gehen.
Vielleicht steht ja Dein Chef noch hinter Dir und dann würd ich das knallhart durchsetzen.

[Emilia06]

Die Ordner sind z.B. im Schrank A-D schon nach dem Alphabet abgestellt. Aber: Am Ende eines Arbeitstages oder auch wenn man mal zwischendurch reinschaut stehen die Ordner nie an der selben Stelle wie am Tag zuvor.
Ich dachte, man könnte das Innere der Schränke noch irgendwie mit Buchstaben versehen, aber es kommen immer wieder mal Ordner hinzu und dann verschiebt sich alles.
Wahrscheinlich ist die einzige Möglichkeit, dass man mal alle im Büro darauf aufmerksam machen sollte, die Ordner immer alphabetisch zurückzustellen. Einmal hatte ich das auch erwähnt, aber da kam die Antwort, jeder stellt halt die Ordner wieder da rein wo Platz ist. Man findet die Ordner, nur muss man mit den Augen eine Zeit suchen.

[maxe]

Man könnte jetzt vorschlagen, die stehende Ordnerablage in eine hängende Ordnerablage in einer Hängeregistratur umzuwandeln, schließlich gibt es Ordner mit entsprechenden Haken zu kaufen.

Löst aber letztendlich nicht das Problem, wenn die Leute zu faul oder "unfähig" sind, das Alphabet zu beherrschen.

Eventuell sind die Schränke auch zu voll, als das der Ordner problemlos an den alten Platz geräumt werden kann, und schon verläßt einen die Lust beim Reinstellen.

Manche vertreten eine 75 %-Regelung, daß also der Schrank/das Regalbrett/das Fach schon als voll gilt, wenn 75 % des Platzes (z.B. 75 cm von 100 cm Regalbrett) genutzt werden. Das läßt dann noch zur Not Platz, wenn ein neuer Ordner hinzukommt bzw. ein alter Ordner zurückgestellt wird.

Aber letztendlich gilt, was die Vorredner sagten: mit dem Chef und Kollegen sprechen und das Alphabet üben, üben, üben...

Ich hasse es, Akten zu suchen und bin mir sicher, dass das anderen genauso geht.

[Coonie]

Wie habt ihr die Ordner beschriftet? Per Hand, oder per bedruckten Klebestreifen oder als Vordruck mit Word?
Man kann ganz leicht in Word eine Vorlage erstellen, die dem Etikett eines Ordners entspricht, dann die gewünschte Beschriftung eintragen und ausdrucken, auschneiden und aufkleben.

Wäre leichter zu lesen als eine evtl. handchriftliche Beschriftung.

Ansonsten auf die Chronolgie nach dem Alphabet bestehen.

Oder die Ordner A nur auf ein Brett, B auf das darunter, C darunter etc. und hoffen, dass sich jeder daran hält. Hier wäre auch eine Beschriftung der jeweiligen Regalböden eine Möglichkeit.

Kennt ihr eigentlich diese elendigen "Hausmitteilungen" (an die sich im Zweifel eh keiner hält)?

Lieben Gruß

[rosa]

also wir beschriften die mit dem leitz programm (kostenloser download) und bei uns kommen die fertig bearbeiteten ordner auf einen ablageplatz und die azubis müssen morgens und immer zwischendurch die akten und die ordner weg hängen... würde halt davon abraten, dass jeder die direkt da wieder einräumen muss, ohne dass derjenige dafür grad kopp hat ....

[Emilia06]

Die Ordner werden nicht mit der Hand beschriftet, wir drucken die Beschriftung auf so einen Streifen und kleben diesen dann auf den Ordnerrücken.
Werde mal im Büro ein zweitägiges Seminar geben:
Das Alphabet A - Z - richtig angewandt.

[Coonie]

ob zwei Tage bei dem Ausmaß reichen werden? *grins*

Ist ja eigentlich unglaublich, was wir auf Arbeit am Tag alles abstruses erleben. Man sollte mal eine Umfage starten..."euer wildestels Erlebnis in der Kanzlei"... da wären deine Ornder wirklich unter den Top 10

[wifey]

, ich dachte nur ich hätte so nette Kollegen, die nicht kapieren, wenn man ihnen sagt C(ases) kommt vor G(esellschafterbeschlüsse)

Das gewisse Leute schon überfordert sind, das ABC zu lernen, hab ich ja schon kapiert, aber wenn gewisse Kollegen es nicht schaffen, 2 Ordner in der richtigen Reihenfolge einzuordnen ....

Ganz schwierig wird es bei uns auch, die Ordner von 1 - 5 in der richtigen Reihenfolge in den Schrank zu stellen.