"Gebrauchsanweisung" für RA-Fachangestellte

[tabea009]

Hallo Ihr Lieben,

mein Chef hat den Wunsch geäußert, dass ich für Empfang, Azubis und Festangestellte jeweils einen Leitfaden erstelle - also quasi eine Gebrauchsanweisung.

Jetzt überlegen wir uns alle mal, was wir so in unserem Beruf alles tun und stellen dann fest, dass das eine ziemliche Arbeit wird, darüber eine "Bedienungsanleitung" zu erstellen.

Daher meine Frage: Hat irgendjemand von Euch vielleicht so rein per Zufall schon so einen Leitfaden (oder eine Stellenbeschreibung o. ä.) ?

Wäre mir eine enorme Hilfe...

Gruß

[StineP]

Du meinst Leitfaden speziell für eure Kanzlei und nicht allgemein, ja?

[Xuka]

Also wir haben hier ein Kanzleihandbuch, das regelmäßig erneuert wird, um es den gesetzlichen Vorgaben und der Rechtsprechung anzupassen. Da drin steht u. a.

Aufgabenverteilung, wer ist für was zuständig,
Posteingang, Umgang mit Faxen, Briefen, Mails etc.
Postausgang
Vertretungsregelungen
Schriftsatzformalien u.a.

Man könnte natürlich noch mehr ins Detail gehen und einzelne Vorgänge wie Rechnungsstellung (ist bei uns sehr komplex) näher erläutern, so dass neue Kollegen eine ausführliche Beschreibung haben. Ich finds aber besser, wenn die sich dann nen Musterordner anlegen und sich die nötigen Vorlagen selbst erstellen, sobald es ihnen einmal gezeigt wurde.

[Lena]

Denke auch einen generellen Leitfaden gibt es nicht, da ja jede Kanzlei anders strukturiert ist).

Ich würd einfach mal anfangen mit dem Empfang. Was hat derjenige als morgens erstes zu tun, wie wird das gemacht, auf was ist zu achten. Wie sieht sein Tagesablauf aus. Immer in kleinen Schritten.
Einfach mal einen Tag lang denjengen, der da sitzt schön NOtizen machen lassen, das ganze dann nachher mit Erklärungen aufschreiben.

Ggf. mal eine Liste machen wer generell für was zuständig ist - also Post, Akten, Frankieren, Nachfüllen von versch. Sachen, Mandantenempfang...

Ist eigentlich gar nicht so schwer wenn man mal den Anfang gefunden hat...

[skugga]

Kleiner Tipp: Um das jederzeit ergänzbar zu halten und auch andere an der Erstellung teilhaben zu lassen, kann man auch ein Kanzlei-Wiki ins Leben rufen.

[Zauberdrops]

Ich glaub auch, dass man das nur von der eigenen Kanzlei schreiben kann.

Ich habe zwei Vorschläge, wie man da vorgehen könnte, beide chronologisch:

1. nach "Art" der Anstellung:
eine Auflistung von allem, was speziell Azubis/ReNos/ReFas bei euch zu tun haben.
welche Aufgabe hat Azubi/ReNo/u.a.?

2. nach Art der Tätigkeit:
eine Auflistung von allem, was den ganzen Tag getan wird, und anschließende Zuordnung zu den einzelnen "Ausführern":
wer macht Botengang/Kaffee/Kopien/Abwasch/Fristen suchen?

(Ich persönlich favorisiere die zweite Möglichkeit.)

[lady_lydili]

ich wollte auch schon mal so ein handbuch unserer kanzlei machen, habe die idee aber dann aus mangel der zeit erst einmal verschoben.
ich hätte es alphabetisch gemacht.
also, so zu verstehen:
a...aktenanlage
a...aktenablage
b...buchhaltung
und so weiter. und zu jedem thema schreibst du dann, was zu sagen ist...wie läft das in eurer kanzlei, wer, wann, wie oft, je nachdem...

[Gast]

Wir hatten früher eine sog. Organisationsanweisung. Hab diese hier auch schon reingestellt, finde den Thread aber nicht mehr....

[tabea009]

ich hätte es alphabetisch gemacht.
also, so zu verstehen:
a...aktenanlage
a...aktenablage
b...buchhaltung
und so weiter. und zu jedem thema schreibst du dann, was zu sagen ist...wie läft das in eurer kanzlei, wer, wann, wie oft, je nachdem...

Das klingt schonmal gut. Mir ist schon klar, dass jede Kanzlei das etwas anders macht. Aber die Grundstrukturen sind doch alle irgendwie gleich. Abgesehen davon habe ich noch nichtmal ansatzweise eine Idee, wie so ein Ding aussehen soll - rein optisch gesehen.

Hat nicht per Zufall jemand von Euch ein Muster?

[Lena]

Wir hatten früher eine sog. Organisationsanweisung. Hab diese hier auch schon reingestellt, finde den Thread aber nicht mehr....

Geh mal auf dein Profil und dort kannst du dir im "Benutzer-Kontroll-Zentrum" alle von dir hochgeladenen Dateien angucken, dann dürftest du das leicht wiederfinden...