Archivierung/Aktenablage

renofix · #1

Liebe KollegInnen,

wir gehen jetzt dazu über alle Posteingänge einzuscannen. Wir arbeiten mit RA-Micro und alle Schreiben, die rausgehen sind automatisch in der E-Akte gespeichert.

Reicht es aus, wenn wir die abgelegten Akten in digitaler Form aufbewahren und das Papier schrädern? Wir haben hier sehr wenig Platz für die Ablage und nach 5 Jahren können die alten Akten doch eh vernichtet werden.
Unsere Rechnungen werden gesondert in der Buchhaltung aufbewahrt und Originalunterlagen sowie vollstreckbare Ausfertigungen gehen selbstverständlich an Mdt.
Wir macht Ihr das? Habt vielen Dank für Eure Ratschläge und einen fröhlichen Rutsch ins neue Jahr 2008!!

Bin noch bis 14.00 Uhr auf Arbeit - aber es ist überhaupt nix los

StineP · #2

Also meiner Meinung nach reicht es aus, wenn das nur elektronisch gespeichert wird... Man muss dann eben nur regelmäßig Daten archivieren. Das elektronische ist ja eben dafür gedacht, dass weniger Papier anfällt.

schneeflocke · #3

Wir heben das ganze Papier noch auf !

Mein Chef traut den elektronischen Datenträgern nicht und zweifelt daran, dass die Sachen in 10 oder 15 Jahren noch "lesbar" sind.

Wir haben zwar jedwede Technik im Büro, aber das Mißtrauen meines Chefs ist groß, dass er nie eine Akte entsorgen würde vor ihrer abgelaufenen Zeit.

Gerne hält er mal eine Diskette hoch und sagt...... früher hat die ihre Dienste getan, heute haben die meisten Rechner nicht einmal ein Laufwerk dafür....... wer weiß, was in 10 Jahren ist........

Feiert schön heute.

Ciara · #4

Mein Leher meinte mal zu mir, dass die CDs auch irgenwann in ihre Einzelteile verfallen und nicht so lange durchhalten. Somit müsste man die auch nach einer bestimmten Zeit wieder erneuern.

Man muss sich also vorher schon gut überlegen wie man die Daten speichern will.

StineP · #5

Am besten wäre da ja so ne externe Festplatte... Aber auch die hat wieder Mankos *g .. wie mans macht, man macht es nicht ganz richtig.

Ciara · #6

Eben!

schneeflocke · #7

Ciara hat geschrieben:Eben!

eben im zweifelsfalle würde ich daher die Akten immer aufheben. Auch wenn es im Zeitalter der E-Akten eigentlich anders gedacht ist......

Sicher ist sicher.

Was wir aber auch gelegentlich machen, wenn Mandanten dies wünschen, dass wir ihnen zum Abschluss ihrer Sachen eine CD geben, auf denen der Schriftverkehr die Gutachten, die Bilder usw. gespeichert sind....... dann können die das auch noch aufbewahren......

schließt aber unsere Verantwortung natürlich nicht aus.

Pepsi · #8

du sollst ja nicht immer nur die neuen Daten auf ner neuen CD speichern (bei uns reicht schon eine DVD gar nicht mehr aus), sondern die ganzen Daten und das am besten täglich, wie soll die da kaputt gehen?! die sollte man natürlich auch mal austauschen, ich glaub die können nur so 1000 mal beschrieben werden

ansonsten finde ich das mit dem einscannen ne gute Idee, wollte das auch schonmal einführen, aber das würde nur für uns mitarbeiter von nutzen sein, da Chefe kein PC hat.. somit müsste ich die Akte sowieso aufheben

übrigens gibts bei RA MIcro auch n E-Rechnungsordner, somit kann man sich den "richtigen" sparen

PS: lest mal das RUndschreiben jetzt zum Jahresende, da steht bißl was zur E-Akte usw. drin

Klopfer · #9

Also wir machen derzeit die doppelte Archivierung noch. Sprich wir scannen alles ein aber archivieren bis auf kopierte Strafakten die Handakte auch noch.

ist manchmal nützlich, weil wenn man Papier gewohnt ist greift man automatisch zur Handakte nicht zum System

Pepsi · #10

EDV geht aber schneller und ist irgendwie übersichtlicher