Führung der Handakten - Hier: Abrechnung!

[Jara]

Guten Morgen,

ich möchte mal eure Meinung zu folgendem Problem hören:

Wir haben für eine Firmenkundin regelmäßig sehr viele Mandate. Mein Chef rechnet nach Stunden ab, was ja auch okay ist.
Seine Abrechnungsmethode war mir völlig neu, als ich bei ihm angefangen habe... ich kann mich nach Jahren immer noch nicht damit anfreunden:

Er macht am Monatsende eine Rechnung in der steht dann drin "Sache gegen Müller - 2 Stunden - Schriftsatz an Gegenseite = XY EUR" usw. usf. Die Rechnung hat dann etliche Positionen und endet mit einem Gesamtbetrag.

Soweit so gut.

Allerdings ist in den einzelnen Akten gar nichts ersichtlich, weil er selber in diese Tabelle im Laufe des Monats sofort einträgt, was er gemacht hat, ist ja auch richtig. ABER meines Erachtens müsste er genau das in JEDER Akte vermerken ODER ich müsste zumindest am Monatsende das dann nachtragen.

Er - und im Übrigen auch unsere StBeraterin - sind der Meinung, das braucht man nicht! Es ist also so, dass wir eine "Allgemeine" Akte von dieser Firma haben, aus der ist ganz genau ersichtlich, was abgerechnet wurde, aber eben nicht in der einzelnen Akte. Diese werden dann einfach abgelegt.

Wenn jetzt aber mal ein Prüfer käme, dann hätte ich doch ein Problem, oder?

Mein Chef meint, dass der Prüfer sich dann diese Infos zusammensucht!!!! Das wird dieser sicherlich nicht tun, sondern ich werde dann einen Anfall kriegen *g* denn ich würde mich niemals mit einem Prüfer anlegen…. das wäre ja oberdumm…

Wie kann ich ihm denn verständlich machen, dass das so nicht gut gehen kann??
Ich suche schon nach einem § der mir weiterhelfen könnte…? Es gibt doch sicherlich eine Vorschrift, dass aus der einzelnen Akte der Rechnungsbetrag ersichtlich sein muss…

Es ist ja auch ganz logisch, aber offensichtlich nicht jedem…

Da ich aber für die Buchhaltung etc. verantwortlich bin, fühle ich mich grade verpflichtet mich da mal endlich drum zu kümmern 


Oder meint ihr vielleicht, er hat Recht und das geht so????
Ich habe noch keine Steuerprüfung mitgemacht...!!!

[Curry]

Hm, also ich sag dir mal, wie wir das machen, wir rechnen auch viel nach Zeit ab.

Wir haben für Firmenmandanten eine große Beratungsakte, diese ist unterteilt in die verschiedenen Beratungen (es ist aber nur die eine Akte angelegt). Am Monatsende wird dann eine große Abrechnung in dieser Akte gemacht. Im Anschreiben werden die einzelnen Tätigkeiten aufgeschlüsselt.

Wenn wir bei diesen Firmen noch extra Akten laufen haben, dann rechne ich diese auch gesondert in dieser Akte ab. Das finde ich viel übersichtlicher und ist meiner Meinung nach auch richtig so.

Was dein Chef da macht, finde ich sehr verwirrend. Ich glaub auch nicht, dass der Prüfer sich das nun alles zusammensuchen wird.

Eine Vorschrift hierzu ist mir leider nicht bekannt. Aber wenn eure Steuerberaterin nun meint, dass das in Ordnung ist, dann wird es wohl hoffentlich auch so sein.

[Bino]

Ob das so richtig ist, weiß ich leider nicht, aber ich befürchte in der Tat, dass nicht der Prüfer sich das heraussucht, sondern das du das für ihn machen musst.
Wie wäre denn die Idee, wenn du die Rechnungen für jede Akte kopierst und dort einheftest, dann hast du das wenigstens IRGENDWiE in der Akte.
Oder sind das zu viele Akten und der Aufwand ist zu groß?

[StineP]

Also: Da wir zum größten Teil alle selbstständig sind, ist das nicht notwendig, das in jeder einzelnen Akte zu verbuchen. Bei Großmandaten bietet sich solche Handhabung sogar an. Wenn er immer gleich vermerkt, was er gemacht hat und der MAndant mit der stundenweisen Abrechnung zufrieden ist, dann ist das kein Problem.

Auch muss in jede Akte nicht die Abrechnung. Da wir nur das verbuchen, was als Zahlungseingang tatsächlich in die "Kasse geflossen ist", kann der RA das halten wie er will.

Wichtig ist bei dieser stundenweisen Abrechnung eigentlich nur, dass eben dann genau bezeichnet wird, zu welcher Akte er was wann gemacht hat.. Ansonsten sehe ich keine Probleme.

[Jara]

Danke erstmal

Der Aufwand wäre groß, aber ich würde es natürlich machen!
Aber ich mache es nicht, wenn es nicht notwendig ist... Wenn Chef und Steuerberaterin sagen, ich brauche nicht, warum sollte ich mir dann so viel Arbeit machen??? Ich könnte mir auch evtl. eine Methode ausdenken um den Aufwand gering zu halten...

Hat jemand schon mal eine Prüfung selber mitgemacht von euch??

[Jara]

@stineP:

Aber was ist denn wenn ein Prüfer kommt und nimmt die Akten in die Hand und kann darin überhaupt nicht erkennen, dass überhaupt abgerechnet wurde???
Das kann doch nicht okay sein, oder?

Ich denke einfach nur logisch und praktisch darüber nach

Ich sehe mich schon durchs Haus rennen und verzweifelt zu versuchen die Rechnung zu erklären... *g*

[StineP]

Deshalb sage ich ja: Wenn Ihr so eine Abrechnung macht, dann muss in der Abrechnung eben eine Übersicht verzeichnet sein, in welcher Akte was wie abgerechnet wurde.

Und ich kenne keinen Prüfer, der dir auf die Finger haut, weil du in irgendwelchen abgelegten Akten keine Rechnung hast.. Eher problematisch wird es, wenn du Rechnungen hast, die niemals als Eingänge irgendwo verzeichnet wurden oder Rechnungen, die zB mit Erfolgshonorar abgerechnet wurden oder oder oder... Kein Prüfer würde eine nicht abgerechnete Akte bemängeln.

Man muss immer bedenken, dass ein Anwalt aus welchen Gründen auch immer die Möglichkeit hat, gewisse Dinge nicht abzurechnen. Mein Chef zB verzichtet oft auf die SB... Aus dem einfachen Grund, weil man sich so die Mandanten halten kann, meint er...

[Erika]

Vielleicht ein Tipp von mir: Da unsere Rechtsanwälte, was das schriftliche Notieren der Arbeiten angeht, sehr faul sind, hat uns unser Chef beauftragt, seine (und auch der anderen) Arbeiten zu notieren.

Wenn er z.B. ein Diktat diktiert notieren wir die dreifache Zeit. Wenn er Besprechungen oder Termine hat, mache ich mir sofort Notizen oder schätze dann die Zeit (wenn ich die Zeit zu kurz notiert habe, ist es nicht mein Problem).

So habe ich dann in jeder Akte, die wir bearbeiten sofort drin stehen, was er erledigt hat.

Was die Firmenmandanten angeht, so machen wir das eigentlich genauso wie Curry mit der Beratungsakte beschrieben hat.

Das finde ich persönlich am leichtesten.

[Erika]

Wir hatten schon einmal einen Prüfer bei uns.

Der hat meinen Chef gejagt Hatte aber nur einen Grund: Sein Büro ist im selben Haus, in der auch seine Wohnung ist. So musste er ihm erstmal erklären, zu wieviel % Büro und Wohnung verteilt sind.

Weiteres Problem war das Fahrtenbuch: Er hat nie eines geführt und ich durfte dann aus dem Kalender 2001 - 2002 oder 2003 heraussuchen und alles im Computer dokumentieren. Der Prüfer dachte dann, dass er ein elektronisches Fahrtenbuch hatte und wollte es dann sehen

Aber irgendwie hat er es geschafft sich herauszureden. Mein Chef!

[Jara]

Danke Erika! Aber mein Problem ist eher nicht, wie ich das organisiere, sondern einfach die Tatsache, dass aus unseren Akten nichts zu Rechnungen ersichtlich ist...

Mir erscheint das immer noch komisch mmhhh... Aber wenn ihr das so in Ordnung findet, lasse ich mich doch gerne eines besseren belehren!

Vielleicht sollte ich wirklich manchmal nicht sooo viel denken