Aktenabschrift mit oder ohne Unterschrift

[Kathrin]

Hi,

also mit Untschrift kommen bei uns auch nur Schreiben in die Akte, die per Fax rausgegangen sind und nicht weiter versendet werde. Meistens kommt aber gar nichts in die Akte, weil alles elektronisch gespeichert wird. Ob die Unterschrift drauf ist, kontrolliere ich, wenn ich die Post fertig mache. Ob das Schreiben rausgegangen ist sehe ich in unserem elektronischen Postausgangsbuch (Alle Schreiben die rausgehen sollen stehen da, und ich muss nurnoch einen klick machen und dann isses fertig). Ob die Post das dann tatsächlich zustellt oder obs irgendwo auf dem Weg verschwindet, das kann ja sowieso keiner wirklich nachweisen. Von daher reicht das.

EB's scanne ich einfach ein nach Unterschrift, setze sie auf Postausgang, klicke einmal kurz, und hab so auch den Nachweis für uns, dass es mit der Post rausgegangen ist (wir faxen die net!).

[Kasimir1603]

EB´s werden bei uns auch net kopiert, sondern lediglich gefaxt und dann zur Akte.

elektronisch Akte in dem Sinne haben wir hier net - bin aber auch so eher der Typ, der lieber Papier in den Händen hat (auch wenn die akten manchmal soooooooooooo fett sind )

[eelkee]

Wir heften auch die Kopie vom unterschriebenen Original in die Akte ab.

Anfangs fand ich es auch umständlich, weil ich es eben anders gewohnt war. Inzwischen find ich es so sogar besser. Falls Änderungen an Schreiben gemacht werden - was ja nicht selten vorkommt - muss man nicht erst wieder die Abschrift aus der Akte nehmen, die neue rein ... So sind auch kleine handschriftliche Änderungen bei einfachen Schreiben auf der Abschrift in der Akte
Die Briefe kommen bei uns in die Unterschriftsmappe, die Akten in den Postkorb und wenn die Post dann unterschrieben ist, wird kopiert und abgeheftet. Ist nicht umständlicher und auch keine Mehrarbeit, eben nur ein anderer Ablauf.
Die beglaubigten Abschriften werden gleich mit ausgedruckt und so mit dem Original unterschrieben.

[nici77]

Wenn Chef alles unterschrieben hat, mach ich ne Kopie und ab in die Akte, ich find es eigentlich nicht umständlich. Ob man es nun vorher kopiert oder nach der Unterschrift, ist egal. Bei meiner früheren Chefin wurde erst alles kontrolliert, dann noch mal ausdruckt und dann für die Akte ne Kopie gemacht. Der erste Ausdruck wurde dann vernichtet. Das fand ich noch umständlicher.

[Moli]

Nachdem ich hier eine Berichte gelesen hatte und es nicht fassen konnte, habe ich meine Chefs hinzugezogen. Wir haben nun 4 Anwälte und davon sind außerdem 2 Notare. Alle haben dies für einen echten Scherz gehalten.
Bei uns kommen alle Schreiben in die Postmappe. Die letzte Seite liegt oben, wo die Chefs dann unterschreiben können. Nachdem die Postmappen wieder zurückkommen, werden die Schreiben bzw. Schriftsätze getackert und die Azubine tütet sie ein, frankiert und scannt anschließend das Porto. Was ist denn das für ein Aktenumlauf, wenn alle Akten vom Tage noch irgendwo rumliegen, weil Kopien gemacht werden. Meine Chefs sind jetzt seit 30, 27, 20 und 5 Jahren Anwälte. Aber so etwas kennen die auch nicht. Die Postmappen werden bei uns zwischen 15.00 und 16.00 vorgelegt. Um 16.30 Uhr muss die Post weg, da diese bereits um 16.45 Uhr von unserer zuständigen Post abgeholt wird. Sorry, aber so könnte ich nicht arbeiten. Es wird bei uns auch nachträglich nichts geändert. Wenn ein Chef sich nicht ganz sicher ist, diktiert er einen Entwurf und ändert dann. Wenn es dann rauskommt wird es korrigiert und entsprechend ausgedruckt. Eine Durchschrift gleich in die Akte und Akte wieder in Schrank

[Bonbonita]

Hallo Leute,
ich kenne es so und so und JA: es ist irgendwie sinnlos und super umständlich wenn man es MIT Unterschrift kopiert, gerade dann wenn der Anwalt viel korrigiert... Wie macht man das dann? Den unterschriebenen TEil rausnehmen udn kopieren, abheften udn dann wieder hinsitzen und den Rest korrigieren... Ich finde da kann man ganz schön schnell durcheinanderkommen mit dem ganzen Papier...

Ich kam damit noch nie richtig klar. An die die es so machen müssen: Wie ist euer Ablauf genau? Auch mit Anlagen kopieren und wie macht Ihr es mit den Korrekturen? Bei mir steht der Kopierer nicht im Zimmer (wie wohl bei vielen). Da weiß ich manchmal einfach nicht, was wohin sortieren (Schreiben und Anlagen) dass ich nachher nix durcheinander bring.

Also ohne Unterschrift ist viel einfacher...

[gkutes]

es ist irgendwie sinnlos und super umständlich wenn man es MIT Unterschrift kopiert, gerade dann wenn der Anwalt viel korrigiert... Wie macht man das dann? Den unterschriebenen TEil rausnehmen udn kopieren, abheften udn dann wieder hinsitzen und den Rest korrigieren... Ich finde da kann man ganz schön schnell durcheinanderkommen mit dem ganzen Papier...

kannste mir hierzu mal den unterschied erklären, wenn es einen viel korrigierenden RA gibt und du die sachen ohne unterschrift abheftest?

[Sam29]

Also ich lege meine fertigen Schreiben in einer Unterschriftenmappe samt anlagen dem Chef zur Unterzeichnung vor. Das was dann unterzeichnet wird. Jage ich einmal komplett durch den Kopierer. Was soll denn hier umständlich sein?. Umständlich ist es, alles in die Akte zu heften, der Chef korriegiert und alles muss wieder rausgenommen werden. DAs kann durchaus ja mehrmals vorkommen. Ne, kopiert und die Akte kommt erst alles dann, wenn es gesichtet und unterzeichnet ist.
Ich kenn das auch nicht anders. Es war zu meiner Ausbildungzeit so und komplett durch mein Berufsleben. Der erste Satz, nichts kommt in die Akte, solange es nicht unterzeichnet ist.

[gkutes]

genau. rischtisch!

[roxellence]

An die die es so machen müssen: Wie ist euer Ablauf genau? Auch mit Anlagen kopieren und wie macht Ihr es mit den Korrekturen?

Meine fertigen Schreiben kommen samt Anlagen in die Unterschriftenmappe - die Mappe dann zum Chef. Chef liest sich das alles nochmal durch und korrigiert, fügt hinzu, streicht weg... (kommt schon vor, dass er den Schriftsatz nochmal komplett auf links dreht...).

Dann krieg ich die Mappe wieder auf meinen Tisch, gucke rein, ob was auszubessern ist. Wenn nötig, mache ich das, drucke nochmal aus, und leg es wieder in die Mappe. Dann geht die Mappe (komplett) nochmal zum Chef. Die Schreiben, die schon in "Runde eins" unterschrieben wurden, lasse ich drin (sonst komme ich durcheinander).

Nach Runde zwei sind dann alle Schreiben unterschrieben, und ich kopiere alle in einem Aufwasch auf cremefarbenes Papier (erste Regel bei uns: Alles, wo unser Briefkopf drauf ist, wird grundsätzlich auf cremefarben kopiert.)

Falls ich beglaubigte/gezeichnete Abschriften brauche, kopiere ich, stemple, und trage das Zeug nochmal zum Chef. Wenn's nur ein Schriftsatz ist, natürlich ohne Mappe und mit dem Kommentar "Ein Autogramm bräucht ich bitte noch!". Sinds viele auf einmal, dann schon mit Mappe.

Anlagen kopiere ich - falls nötig - bevor die Mappe das erste Mal zum Chef wandert. Anlagen für beglaubigte Abschriften von Schriftsätzen kopiere ich, wenn ich den Schriftsatz selbst kopiere, also ganz am Schluss.


Die Original-Schreiben tüte ich schlussendlich ein, und ab dafür. Die cremefarbenen Kopien hefte ich in die jeweilige Akte, sobald der letzte Umschlag zu ist.

Ich kann mir schon denken, dass das für einen Außenstehenden ein Mordsaufwand ist - würde ich wohl auch so sehen! - aber wir bei uns machen das schon von Anfang an so und sind daran gewöhnt. Daher geht das mittlerweile sozusagen "nebenbei", ohne dass es jemand als großen Aufwand empfindet.