Hallöchen, Du Arme.
Also ich arbeite auch mittlerweile ohne Programm und habe mich ziemlich schnell daran gewöhnt. Ist wirklich gar nicht so schlimm.
Habt Ihr Outlook?
Also für die Aktenanlage habe ich einfach eine Word-Liste erstellt, worin diese dann eingetragen werden. Ich vergebe zwar laufende Aktennummern, wir sortieren aber nach Namen.
Dann trage ich die Namen, Anschriften, Telefonnummern usw. in die Kontaktliste von Outlook ein (versehen mit einem Kürzel MA und GE). Diese Kontaktdaten drucke ich mir aus und verwende sie als Vorblatt für die Akte. Sollte sich etwas an den Kontaktdaten ändern, ändere ich diese im Outlook-Kontakt und druck die Seite halt neu aus.
Für die Schreiben habe ich in Word einen Ordner mit "Akten" angelegt, den ich mit Namen kennzeichne. In diesen Ordner kommen alle Schreiben, die zur Akte gehören. Die speichere ich dann unter bestimmten Kürzeln dort ab, z.B. Mdt für Mandantenschreiben, GE für Schreiben an Gegenseite usw.
Ich bin seit fast 30 Jahren im Beruf und habe es immer so gehandhabt, dass Posteingänge nicht liegen bleiben und solange gesucht werden, bis sie gefunden werden, damit das Chaos vermieden wird. Neue Akten lege ich immer sofort an oder lege sie zumindest in einen leeren Aktendeckel.
Damit das Chaos auch bei anderen Schreiben ausbleibt, lege sie doch in verschiedene beschriftete Fächer und nerve Deinen Chef solange, bis er sie bearbeitet bzw. bezahlt und hefte sie danach ordentlich in Ordnern mit Trennblättern beschriftet ab. Bei Bedarf - für Steuerberater etc. - hast Du so alles griffbereit.
Ich habe mich auch etwas umstellen müssen, aber es geht. Behalte die Nerven und versuche den Überblick zu halten, dann wird es schon gehen. Ich hoffe, ich konnte Dir ein bißchen helfen. Wenn Du noch Fragen hast, ich helfe Dir gerne.
Liebe Grüße
