Fristen einhalten ALLEIN Aufgabe von RA-Fachangestellten ?!

[BabyBen]

Werde es mal ansprechen. Vielleicht kann dann jemand kommen und meine vom Auskratzen zugeschwollenen Augen kühlen.

[dutzi]

Hier führe ich jetzt kein Postausgangsbuch mehr, allerdings wäre es bei einer Kanzlei mit mehreren Anwälten und Angestellten schon sinnvoll finde ich. In der Ausbildung hatten wir auch ein Postausgangsbuch und da haben wir öfter mal reinschauen müssen, gerade weil mehrere an einer Sache geschrieben haben...
Würde es an deiner Stelle mal ansprechen BabyBen, so viel Mehraufwand ist das nun auch wieder nicht, finde ich.

[GabiP.]

Ich hab ja in einen Großinkassomandat auch lange Zeit ohne Papierakte gearbeitet. ALso zumindest immer insoweit, wie keine ZV-Unterlagen aufzubewahren waren natürlich. Da diese jedoch meistens "zur ZV unterwegs sind" haben wir somit zu 90 % keine "AKten" gehabt - Gott sei Dank bei der Masse.

Aber Fristen die ja auch in der ZV laufen haben wir so gehandhabt, dass die Mitarbeiterin, die die Frist bearbeitet, geschrieben und unterschreiben hat lassen auch die Frist kuvertiert und frankiert und in den Postausgang gelegt (MIt kurzem Postit "Frist" drauf, hat (oder gefaxt, was ja meistens der Fall ist). Dann hat sie, und nur sie im Kalender entweder die Frist gestrichen (wenn gefaxt wurde und der Faxzettel i. O. war) oder einen Vermerk "Postausgang" hinter die Frist gemacht. Die letzte die ging (war sowieso die die auch für den Kalender endgltig zuständig war) hat dann die Post mitgenommen und den Rest der Fristen im Kalender gestrichen, wenn sie gesehen hat, dass die "Fristpost" mit den Fristen übereinstimmten.

Ok, umständlich aber anders gehts ja in den elektronischen Akten nicht. Und dann kann keiner sagen, er hätte keinen Durchblick über die Post, wenn sich jeder um seine Postmappen kümmert. Was natürlich voraussetzt, dass hier auch zuverlässig gearbeitet wird und die RAes die Post auch pünktlich unterschreiben und nicht nur ein Lehrling die Post am Abend zu Hauf tüteln und frankieren muss.

Postausgangsbuch ging bei uns schon wegen der Menge des Postausgangs nicht. Ich druck ja schließlich nicht am Tag 100 ZV-Aufträge aus, nur damit die dann nochmal im Postausgangsbuch vermerkt werden.

[Re1108]

Bei uns ist es so, dass bei uns jeder Anwalt sein eigenes Sekretariat hat. Das macht die Sache mit den Fristen schon um einiges leichter (finde ich).
Wir führen einen Fristenkalender (papierform). Dort werden alle Fristen notiert, von der Dame die Post macht (diese kontrolliert die Fristen dann auch auf Erledigung).

Dazu kommt, dass jedes Referat zusätzlich seine eigenen Fristen noch notiert. Einige bei uns machen das im PC-Kalender, andere (wie ich) führen die Liste über Outlock mit Erinnerungsfunktion.

Dann handhabe ich das so, dass mein Anwalt immer zu Anfang der Woche eine akteuelle Fristenliste auf den Tisch bekommt, so dass wir uns die Zeit einfach besser einteilen können u. so gar kein so großer Stress aufkommt (und ihm nicht fünf vor zwölf einfällt, da war doch was...).

Wenns knapp wird, bekommt er auch noch ne mündliche Erinnerung. Wenn die Fristen erledigt sind, werden sie im Allgemeinen Fristenkalender gestrichen. Sind sie nicht gestrichen, fragt unsere "Herrin über den Kalender" nach, ob diese erledigt wurde.

Dieses System funktiniert ganz gut. Zum Einen haben wir die doppelte Kontrolle, zum Anderen i. d. R. einen genauen Ansprechpartner u. haben daher keinen großen Aufwand herauszufinden, ob die Frist erledigt wurde.
Ein Postausgangsbuch führen wir nicht.

[Konsumkind]

Mein "Lieblingsthema" Postausgangsbuch... Ich stehe nach wie vor auf dem Standpunkt, dass ein Postausgangsbuch nur aussagt, dass Post postfertig gemacht und mitgenommen wurde - die kann ich theoretisch draußen auch statt in den Briefkasten in den nächsten Papierkorb geworfen haben.

Hättest du denn eine andere Lösung dafür außer Vertrauen?

Überprüfen kann man das nie wirklich (außer vielleicht beim Einschreiben/Rückschein, aber die Ausnahmen interessieren mich jetzt nicht^^). Selbst wenn die Post in den Briefkasten geschmissen worden, wer versichert einen, dass mal wieder ein Postbote keine Lust hatte und die Post verschwinden lassen hat?

[skugga]

Hättest du denn eine andere Lösung dafür außer Vertrauen?

Nö. Aber deshalb haben wir ja auch kein Postausgangsbuch.

Den Scherz mit dem Postboten hatten wir übrigens mal. Die Kiste des Zustellers, mit dem die gebunkerten Briefe dann bei uns wieder eingetrudelt sind sowie das kleinlaute Entschuldigungsschreiben des Zustellungsunternehmens hab ich noch...

[Kobold]

Oder der Briefkasten ist plötzlich weg !!!
Das ist einer Freundin passiert.
Sämtliche Finanzunterlagen diverser Firmen weg!

Die Post konnte sich das nicht erklären - und sie
musste das ihrem Chef beweisen, dass sie nicht
vollkommen verrückt ist *ggg*

[skugga]

Oder der Briefkasten ist plötzlich weg !!!
Das ist einer Freundin passiert.
Sämtliche Finanzunterlagen diverser Firmen weg!

Die Post konnte sich das nicht erklären - und sie
musste das ihrem Chef beweisen, dass sie nicht
vollkommen verrückt ist *ggg*