Umgang mit meiner Refa

[catwysel]

Ja, aber gerade in kleineren Büros oder aber wenn die Angestellten bestimmten Chefs zugeordnet sind, ist das nicht immer möglich. Ich sehe meinen RA-Chef z. B. häufig gar nicht. Gerichtstermine ab 8.00 Uhr morgens. Wenn er dann nachmittags reinkommt, bin ich weg. Also muss in unserem (oder auch vielen anderen kleinen Büros) schon eine gewisse Arbeitseinteilung vorab besprochen sein.

Aber ich denke, dass da die von mir angesprochene wöchentliche oder monatliche "Teambesprechung" mit der von Dir praktizierten Lösung schon sehr kompatibel ist.

[lamiserable]

Bei uns läuft ohne (gegenseitige) Kontrolle nichts.
Beim Posteingang notiere ich die Fristen, lasse die Azubine (*yay!*) die Schriftstücke auf die Akten sortieren und meinem Chef vorlegen. Wenn er dann in die Kanzlei kommt (meist später), gehe ich die Post kurz mit ihm durch. Die Schreiben oder Akten, die ich selbst erledigen kann, sortiere ich dann aus und gebe abends - wenn es die Zeit denn zulässt - einen kurzen Statusbericht.

Mein Chef und ich setzen uns auch jeden Tag zusammen an die Wiedervorlagen. Da bekomme ich dann auch gleich eine Liste mit meinen Arbeitsanweisungen (ruf da an, schick dort 'ne Mahnung,...). Danach werfen wir gemeinsam einen Blick in den Kalender und besprechen, wie und wann welche Fristen bearbeitet werden. Sobald die Fristen unterschrieben sind, mache ich sie postfertig, versende sie vorab als Fax oder bringe sie noch zu Gericht (falls die Azubine schon frei hat). Gestrichen wird erst, wenn ich einen Sendebericht oder ein Empfangsbekenntnis in meinen Händen halte.

Ich bearbeite die ZV alleine. Mein Chef lässt sich aber ständig über den jeweiligen Stand unterrichten.

Andererseits frage ich ihn dauernd aus, ob er alle Telefonate erledigt hat, ob die Überweisungen raus sind oder solche Dinge.

Wenn zwei Chaoten miteinander arbeiten, muss eben konrolliert werden.

[sunshine24]

Bei uns gibt es Fristenzettel. Die bestimmte Frist wird übers Programm auf einen gelben Zettel gedruckt (bei Fristnotierung) und vorn in die Akte geheftet. So eine/zwei Wochen vorher suche ich die Fristen raus und pinne den gelben Zettel vorn auf die Akte und lege sie vor, wobei ich auf besonders wichtige, schwierige Fristen hinweise. Die gelbe Signalfarbe stört meinen Chef nicht wirklich. Er erledigt immer alles erst am Tag des Fristablaufes. Er diktiert den SS, ich fertige ihn aus, er unterschreibt den SS und auch den gelben Zettel. Damit ist für ihn die Frist erledigt. Ich bin dann dafür verantwortlich, dass das ding fristgerecht bei Gericht eingeht. Eine Kontrolle findet NICHT statt.

Die Fristenkontrolle findet bei uns Angestellten-intern ab.

So läuft es bei uns auch ab. Wir haben sogar auch gelbe Fristenzettel
Wir drucken die Fristen allerdings nicht aus dem PC aus, wir tragen die Fristen nur in den Kanzleikalender ein. Da schreib ich jeden morgen die Vorfristen raus (2 Wochen später läuft dann die Frist ab) und die Akte mit Fristenzettel wird dem RA hingelegt.

Allerdings kümmert sich dann jede Sekretärin selbst um die Fristen des eigenen RA. Es läuft dann so ab, dass der RA die Frist diktiert, auf dem gelben Zettel bei "Frist durch Diktat erledigt" Datum und Unterschrift reinsetzt und uns die Akte dann gegeben wird. Dann schreiben wir die Frist, lassen den SS unterschreiben und wenn der SS dann raus ist, müssen wir dann auf dem gelben Zettel bei "Frist rausgegangen per Post, Telefax oder Gericht" das Datum reinschreiben.

Dann gibts auf dem gelben Zettel als nächstes dann "Eingang nachgewiesen durch ...."und dann müssen wir z. B. dann Faxprotokoll reinschreiben oder auch gar nichts (das ist nicht sooo wichtig) und zum Schluss muss der RA dann nochmal Datum und Unterschrift reinsetzen, dass die Frist gelöscht werden kann und dann zeichne ich es nochmal ab, dass ich die Frist gelöscht habe.

Hört sich alles sehr kompliziert an, ist aber nicht so. Allerdings kannte ich das vorher auch nicht.

Jeder ist wie gesagt für seinen RA zuständig und das klappt auch ganz gut.

In meiner Ausbildung (Ein-RA-Kanzlei) habe ich meinem Chef immer gesagt, was abläuft und ihm die Akte gegeben. Er hat diktiert und nachdem der SS weg war bzw. mussten wir dann meistens auch immer anrufen, ob SS eingegangen ist, hab ich die Frist im Kalender gestrichen ...

Wiedervorlagen z. B. drucken wir immer jeden Morgen aus (die sind nur im PC gespeichert) und dann geh ich die Liste durch, schau, ob was Spannendes dabei ist, was ich meinem RA vorlegen muss, bearbeite manche WV selber und trag die WV weiter ...

Aber ich denke schon, dass die Kommunikation wichtig wäre. So weiß die Refa ja evtl. nicht wirklich, wie sie was handhaben soll, weil sie nicht weiß, wie du es gerne haben möchtest. Also, ich würde mich auch mit ihr zusammensetzen und das mal in Ruhe besprechen, damit sie das auch weiß!

[Ernie]

Seit wann ist Deine ReFa ausgelernt und arbeitet mit Dir zusammen?

Gerade zu Beginn muss sich eine Beziehung zwischen Chef und Angestellter entwickeln, und ich denke, dass dazu unbedingt persönliche Gespräche notwendig sind.

Vielleicht solltest Du Dir im Vorfeld überlegen, welche Arbeitsschritte wie zu erledigen sein sollen. Dann kannst Du in einem persönlichen Gespräch Deine Vorstellungen kundtun. Gib aber bitte auch Deiner ReFa die Chance, sich einzubringen.

Nichts gegen Juristen, aber was Büroablauf und -alltag anbelangt, sind sie mitunter etwas weltfremd.

Alternativ bietet es sich an, eine Art Kanzleihandbuch zu entwickeln und zwar gemeinsam!

[Iustitia]

Aaaaalso:

Wenn Ihr noch nicht so lange (mindestens 6 Monate) zusammearbeitet, ist es vollkommen normal, dass sich Eure Zusammenarbeit erst einspielen muss. Und da ist es auch selbstverständlich, dass der Anwalt öfter mal nachhakt, ob dies oder jenes schon erledigt ist und beachtet wurde. Ich habe meinem Chef das jedenfalls überhaupt nicht krumm genommen, dass er lieber zweimal gefragt hat, ob der Fristablauf schon rausgefaxt wurde und ob er den Faxbericht sehen kann. Irgendwann hat er ja begriffen, dass ich in dieser Hinsicht zuverlässig bin und mich mein Ding machen lassen. Und so wird das bei Dir und mit allen anderen Angelegenheiten auch sein (oder werden).

Wichtig ist, dass Ihr möglichst beide auf möglichst alles Zugriff habt: Fristen- und Terminkalender, Aktenführung, Kontoführung etc. Nach dem Motto "Vier Augen sehen mehr als zwei". Ich kann mir nicht vorstellen, dass Deine ReFa pikiert ist, wenn sie merkt, dass du stichprobenartig überprüfst. Vielmehr sollte sie froh sein, wenn dir was auffällt, was ihr durch die Lappen gerutscht ist.

Unterm Strich finde ich es absolut okay, wenn der Anwalt - gerade am Anfang - alles noch mal überprüft. Schließlich haftet er ja im Zweifel auch. Und irgendwann werdet Ihr ein so eingespieltes Team sein, dass Du der ReFa blind vertrauen kannst und genau weißt, wann sie woran denkt und wann Du lieber nachhaken solltest. Jeder hat so sein Steckenpferd (meines ist z.B. die Ablage - mein Chef sucht ständig Schreiben, die ich noch nicht in die Akte geheftet habe. Aber er weiß, dass sie dann immer (IMMER!!) auf meinem Tisch zu finden sind).

Wichtig ist - wie gesagt - nur, dass Ihr beide Zugriff auf Alles habt. Denn jeder kann Fehler machen und die des anderen aber auch sehen und ausbügeln.

(Es sei denn, man ist wie meine ehemalige Chefin. Ihr Wahlspruch: "Sie müssen meine Fehler sehen und dürfen selbst keine machen!" - Furchtbare Frau...)

[Iustitia]

Noch etwas: Eine Frist heute mal eintragen und morgen mal nicht geht oder ähnliches gar nicht!! Das hat nichts mit "noch einspielen müssen" zu tun, sondern ist ein großes Zeichen für Unzuverlässigkeit!

Es sollte der ReFa einmal (evtl. noch ein zweites Mal in selber Sache - man kann ja immer mal was vergessen, wenn man etwas neu lernt oder einführt) klare Anweisungen geben, und dann muss sie diese befolgen! Aber eigenmächtig entscheiden, was und wann etwas notiert, gestrichen oder erledigt wird, geht einfach nicht. Klare Anweisungen sind dafür aber natürlich unbedingt notwendig. Bleiben die aus, dann arbeitet eine ReFa natürlich nach eigenem Gutdünken und das muss nicht immer mit der Arbeitsweise des Chefs übereinstimmen.

Solltest Du trotz allem das Gefühl haben, dass Du Dich auf Deine ReFa nicht verlassen kannst, solltest Du über Konsequenzen nachdenken. Muss nicht gleich der "worst case" sein, kann ja auch einfach nur bedeuten, dass Du eben alles doppelt kontrollieren musst. Schließt haftest am Ende Du, nicht die ReFa, wenn was schief läuft.

[refa22]

Also ich denke auch, du solltest dich mal mit ihr zusammen setzten und klären, wie einfach die Organisation zukünftig läuft, wer macht was und das von allein etc.
Bei uns läuft es so Post kommt ich notiere Frist und notiere es auf dem SS mit Kürzel, dass ich es notiert habe (ein toller Satz) und lege dann Chef Post zur Durchsicht vor bzw. er kommt von Gericht hier SS-Frist notieren bitte oder wenn bei irgendwelchen Mist Berufung oder Beschwerde eingelegt werden soll, was mir vorher nicht klar war weil z. B. der Mdt immer was zu meckern hat! Dann geht das Zeug an micht zurück Frist notieren! Allerdings haben wir keinen PC-Kalender, da kein RA-Programm sondern den guten alten Kalender (da werden auch die WV notiert). Ich bin der Meinung, dass du dir die Fristen auf alle Fälle noch mal schriftlich notieren solltest schon allein weil dieser blöde PC doch echt unberechen bar sein kan, Virus, absturz, Strom ausfall! Okay Papier kann brennen aber wenn der Kalender brennt ist Fristenkontrolle wohl das kleinste Problem! Wenn wir Fristen fertig gemacht haben, streich ich sie ab oder der Chef auch mal selbst, wenn er grad neben dem Kalender steht und das Fax z. B. durchgegangen ist. Mein Chef ist kein Kontrollfreak aber ein Ich geh auf Nummer Sicher Typ deshalb (er sagt es mir nicht aber ich weis es) trägt er alle Fristen in seinen persönlichen privaten Terminplaner ein und streicht sie dort auch ab! Jeden früh such ich als erstes die WV und Fristen (die noch nicht gestriche) sind heraus und lege sie Chef vor. Da ist auch mal eine dabei, die vielleicht im Kanzleikalender noch nicht gestrichen ist, weil Sache kam Frist 2 Wochen, gleich erledigt, halt noch nicht gestrichen aber wir wissen sie ist erledigt! Wenn sie halt noch nicht erledigt ist, weis das der Chef ja eigentlich!
Also lange Rede kurzer Sinn! Ich meine trage in deinen privaten Kalender zur Sicherheit die Fristen ein, achte darauf, dass seine Refa die Fristen bei Posteingang notiert und lasse sie jeden Morgen oder den Abend vorher die Wiedervorlagen und Fristen, die noch nicht erledigt sind, raussuchen! Wer die Akten dann durch geht, das liegt ja an euerer Kanzleiorganisation. Wenn sie die Akten nun selbst durch sieht, warum die auf WV ist oder welche Frist, dann sieht sie da ja wohl selbst, ob die erledigt ist und noch nicht abgestrichen oder was da los ist! Sollte sie zumindest! Oh man hab ich wieder viel gemüllt hier! Was habe ich am Anfang geshrieben? Chaos naja nur noch ne halbe h dan geht es heim!

[Sam29]

Mir muss man nicht sagen, was ich zu notieren oder zu streichen habe und das wissen meine Chefs alle auch. Das Berufsbild der Reno läßt auch zeigen, wass sie machen kann oder nicht - naja, auch nicht bei allen - denn manche können sich nicht mal fortbewegen ohne vorher den Chef gefragt zu haben.

Im Grunde sollte eine Reno sich allein um WV und Fristen kümmern können, die Frage, ob ein Termin oder eine Frist nach Erledigung gestrichen worden ist, sollte also der Vergangenheit angehören.
Wobei, mich hat das noch nie jemand gefragt?!
Dann sollte eine Reno in der Lage sein selbständig, die Kosten-Mahn-und Vollstreckungssachen zu erledigen - auch hier muss nicht nachgefragt werden, ob ZB der Kostenfestsetzungsantrag gestellt wurde. DAs sollte automatisch gehen. Ich habe das früher gehaßt, wenn der Chef immer die Kostenrechnungen diktiert hat. Ach gräßlich. Bis ich ihm das gesagt habe. Nu ist Schluss damit.
Das einzige was ich nachfragen würde, wäre, wenn ihr Arbeiten übertragen wurden, ob diese auch wirklich erledigt worden sind, denn in der Hektik kann das mal untergehen.
Um zu sehen, was sie kann, würde ich einfach ihr den Vorschlag unterbreiten, zunächst auf dem PE zu schreiben, was sie in dieser Sache tun würde. Dann kommt man schnell dahinter, welche Aufgaben man ihr übertragen kann oder nicht.

[BabyBen]

Ich habe nun lange genug gemotzt und bekomme wahrscheinlich die nach der Ausbildung nicht übernommene Azubine aus der Kanzlei unter uns als Refa. Wie heißt es so schön: Neue Refa, neues Glück. Eure Ratschläge werde ich aber alle beherzigen, damit es von Beginn an gut läuft.

[gkutes]

na also - klappt doch =)
auf jeden falll solltest du dir einen plan zurechtschustern wie du die organisation gerne hättest.
ich hoffe für dich, dass deine neue mitarbeiterin etwas mehr auf dem kasten hat!